Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем. В России существует два формата трудовой книжки: традиционная бумажная и электронная (e‑TRK). Ниже подробно разберём, как именно заводят трудовую книжку, какие документы нужны, какие этапы необходимо пройти и какие изменения произошли в 2020‑2026 годах.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

Трудовая книжка регистрирует:

• дата начала трудовых отношений;
• должность и место работы;
• причину увольнения;
• сведения о повышениях, переводах и т.д.

Для большинства работодателей она остаётся обязательным документом, однако с 2020 года в России вводится электронная система, которая постепенно заменяет бумажную.

Переход на электронные трудовые книжки

В 2020 году правительство приняло пакет законопроектов, предусматривающих переход на электронные трудовые книжки (e‑TRK). С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) о кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД, а также вести электронный реестр.

Ключевые моменты:

1. Пенсионный фонд предоставляет портал e‑TRK, где работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке.
2. Работодатель регистрирует всех сотрудников в системе и вносит данные о найме, переводах, увольнениях.
3. При необходимости работник может запросить печатную копию e‑TRK, но в большинстве случаев он будет использовать электронный документ.

Несмотря на переход, бумажные трудовые книжки сохраняются, если они уже существуют и не были заменены на электронную версию.

Как заводят бумажную трудовую книжку?

Для оформления бумажной трудовой книжки необходимо выполнить следующие шаги:

Подготовка документов

• Заявление о приёме на работу (форма «Заявление о приёме на работу»).
• Копия паспорта.
• Справка о предыдущем месте работы (если применимо).
• Трудовой договор.

Регистрация в системе «Трудовой регистр»

1. Работодатель оформляет запись в системе «Трудовой регистр» (ТР) и получает уникальный номер трудовой книжки.
2. Система автоматически генерирует печатную копию, которую выдается работнику.

Заполнение трудовой книжки

Внутри книги фиксируются:

• Дата начала трудовых отношений.
• Должность и место работы.
• Сведения о переводах и повышениях.
• Причина увольнения и дата его окончания.

Как заводят электронную трудовую книжку?

Процесс более автоматизирован и выглядит так:

Регистрация работодателя в системе e‑TRK

• Получение электронного сертификата.
• Регистрация в портале ПФР.

Внесение данных о сотруднике

1. Ввод информации о найме (дата, должность, место работы).
2. Система генерирует уникальный идентификатор сотрудника.
3. Сотрудник получает доступ к своему профилю через портал ПФР.

Уведомление о кадровых изменениях

При каждом изменении (перевод, повышение, увольнение) работодатель заполняет форму СЗВ‑ТД и отправляет её в ПФР. Система автоматически обновляет электронную трудовую книжку.

Практический пример: как заводят трудовую книжку на примере крупных предприятий

Ниже приведены примеры из реальных предприятий, которые демонстрируют, как проходит процесс в разных регионах России.

Южно‑Уральский Электромеханический завод

Этот завод специализируется на производстве электротехнического оборудования. При приёме нового сотрудника:

• Сотрудник получает бумажную трудовую книжку, если он ранее работал в другом месте.
• При переходе на электронную систему, завод автоматически регистрирует данные в e‑TRK.

Усть‑Катавский вагоностроительный завод имени С. М. Кирова

На этом предприятии, расположенном в Челябинской области, работники получают электронную трудовую книжку с 1 января 2020 года. При увольнении сотрудника завод заполняет форму СЗВ‑ТД и отправляет в ПФР.

Челябинский химический завод «Оксид»

Завод использует комбинированный подход: бумажные книги сохраняются для сотрудников, которые начали трудовые отношения до 2020 года, а новые сотрудники получают электронную трудовую книжку.

Краснодарский механический завод (КМЗ)

На КМЗ в 2026 году полностью перешли на электронные трудовые книжки. Все кадровые изменения фиксируются в системе ПФР, а работники могут просматривать свой стаж онлайн.

Важные нюансы и советы

• Сохранение бумажной копии: Если вы хотите иметь бумажную копию e‑TRK, обратитесь в отдел кадров – они могут распечатать официальную копию.
• Проверка данных: Регулярно проверяйте свой профиль в портале ПФР, чтобы убедиться, что все записи корректны.
• Сроки обновления: При переводе или повышении в должности обновление в e‑TRK должно происходить в течение 5 рабочих дней.
• Увольнение: При увольнении работодатель обязан заполнить форму СЗВ‑ТД и отправить в ПФР в течение 5 рабочих дней.
• Переход на пятидневку: В 2026 году многие заводы, включая Южно‑Уральский Электромеханический завод, перешли на пятидневную рабочую неделю, что отражается в трудовой книжке как изменение графика работы.

В России процесс заведения трудовой книжки претерпел значительные изменения за последние годы. Переход на электронные трудовые книжки упрощает работу как работодателей, так и работников, обеспечивает более быстрый доступ к информации и повышает прозрачность кадровых процессов. Однако бумажные книги остаются важным документом для тех, кто начал трудовые отношения до 2020 года. Независимо от формата, правильное и своевременное ведение трудовой книжки гарантирует защиту прав работника и соблюдение законодательства.