Трудовая книжка — это официальный документ, фиксирующий историю трудовой деятельности работника. В ней фиксируются не только даты приема и увольнения, но и сведения о наградах, поощрениях и иных достижениях, которые признаны работодателем или государством. Вопрос о том, какие именно грамоты и почетные документы можно вносить в трудовую книжку, актуален как для работодателей, так и для самих сотрудников.
Правовое основание
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – статья 191. В пункте 24 ТК РФ указано, какие поощрения фиксируются в трудовой книжке.
- Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г. – утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек.
- Правила оформления записей в трудовой книжке – опубликованные в официальных изданиях и доступные в системе «КонсультантПлюс».
Ключевые положения ТК РФ § 191, п. 24
В трудовой книжке фиксируются:
- государственные награды и почетные звания;
- почетные грамоты, дипломы, знаки, присваиваемые по инициативе работодателя (например, «Лучший строитель», «За многолетний добросовестный труд»);
- другие официальные поощрения, подтверждённые приказом, решением или официальным документом.
Если же грамота выдана сторонней организацией без официального документа (приказа, решения), то запись в трудовой книжке не требуется.
Какие грамоты можно заносить?
Государственные награды и почетные звания
К ним относятся:
- «За заслуги перед Отечеством»;
- «За трудовые заслуги»;
- «Почетный гражданин» и т.д.
Почетные грамоты от работодателя
Если работодатель вручает сотруднику грамоту за определённые достижения, запись обязательно:
- «За многолетний добросовестный труд»;
- «За успехи в инновационных разработках»;
- «За выдающиеся результаты работы» и т.п.
Почетные грамоты от сторонних организаций
Внесение в трудовую книжку возможно только при наличии официального документа, подтверждающего вручение грамоты:
- приказ, решение, сертификат;
- документ, подписанный уполномоченным лицом сторонней организации;
- дата и номер документа, указанные в графе 4 раздела «Сведения о награждении».
Если такой документ отсутствует, запись не производится.
Как правильно оформить запись о награждении?
Запись делается в разделе «Сведения о награждении» (графы 1–4). Ниже приведён пример оформления:
- Графа 1: Порядковый номер записи (нарастающий в течение всей трудовой деятельности).
- Графа 2: Дата вручения грамоты.
- Графа 3: Краткое описание награды:
Вручена почетная грамота за успехи в инновационных разработках;
указывается организация, которая вручила грамоту (полное и сокращённое наименование). - Графа 4: Наименование документа, на основании которого была сделана запись (приказ, решение), дата и номер документа.
Пример записи в трудовой книжке:
№ 12 –
Вручена почетная грамота за успехи в инновационных разработках
Организация: ООО «Инноват» (ООО «Инноват»)
Приказ № 123 от
Что делать, если грамота выдана без официального документа?
В таком случае работодатель не обязан вносить запись в трудовую книжку. Однако сотрудник может сохранить оригинал грамоты и при необходимости предоставить его в кадровом отделе для подтверждения своих достижений.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вносить грамоту, врученную в рамках корпоративного мероприятия? – Да, если у организации есть официальный приказ/решение, подтверждающее вручение.
- Нужно ли вносить грамоту, врученную в рамках благотворительного конкурса? – Только при наличии официального документа от организатора.
- Какой документ считается официальным? – Приказ, решение, сертификат, акт, подписанный уполномоченным лицом.
- Что делать, если грамота выдана в другой стране? – Сотрудник должен предоставить копию официального документа, заверенную нотариально, и работодателю оформить запись.
Практические рекомендации для работодателей
- Проверяйте наличие официального документа перед внесением записи.
- Сохраняйте копии всех приказов и решений, связанных с наградами.
- Обучайте кадровый персонал правилам оформления записей в трудовой книжке.
- При отсутствии документа не вносите запись, чтобы избежать ошибок в официальном акте.
Трудовая книжка — это официальный реестр, который фиксирует не только трудовую деятельность, но и признание сотрудника за его достижения. Внесение грамоты в трудовую книжку возможно только при наличии официального документа, подтверждающего вручение. Следуя требованиям ТК РФ и приказа Минтруда, работодатели могут корректно оформлять записи, а сотрудники — уверенно подтверждать свои заслуги.