Трудовая книжка – один из главных документов, фиксирующих трудовое правонарушение и историю занятости работника. Правильное заполнение этого документа имеет решающее значение как для самого сотрудника, так и для работодателя. В данной статье подробно рассматриваем, какие сведения обязаны быть внесены в трудовую книжку, какие нормы Трудового кодекса РФ и нормативные акты регулируют этот процесс, а также какие особенности следует учитывать при оформлении.

Что именно входит в перечень сведений

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся такие сведения:

• Ф.И.О. работника.
• Дата рождения.
• Пол.
• Место рождения (город, страна).
• Сведения о семейном положении (по желанию).
• Сведения о гражданстве и месте регистрации (по желанию).
• Образование и квалификация.
• Сведения о местах и периодах работы (наименование организации, должность, даты начала и окончания работы).
• Сведения о воинском учете (если применимо).
• Сведения о профсоюзном членстве (если есть).
• Сведения о стипендии, окладах, премиях (по желанию).
• Сведения о выплатах, произведённых в связи с увольнением (компенсации, отпускные и т.п.).
• Сведения о переходе на пенсионный режим (при необходимости).

Все эти данные фиксируются в строгом порядке, установленном формой трудовой книжки, утверждённой Приказом Минтруда России от 19 мая 2021 № 320н.

Как правильно оформлять сведения о работе

Оформление записей о местах и периодах работы требует особого внимания. Ниже перечислены основные правила:

1. Последовательность записей. В книжке вводятся записи в хронологическом порядке – сначала первая работа, затем последующие.
2. Точность дат. Указываются полные даты: день, месяц и год начала и окончания работы.
3. Полные наименования. Наименование организации, юридический адрес и код ОКПО (при наличии) должны быть написаны полностью.
4. Должность. Должность указывается полностью, без сокращений, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
5. Подпись работодателя. После каждой записи в книжке ставится подпись (или печать) работодателя, подтверждающая факт трудовых отношений.

Если работник уволен, в книжке вносится отметка о дате увольнения и причине увольнения (по инициативе работника, по соглашению сторон, по требованию работодателя и т.д.).

Особенности внесения сведений в электронную форму

С 1 января 2020 г. в России действует закон о переходе на электронную трудовую книжку. При этом:

• Электронный документ может быть доступен через портал Госуслуги или через личный кабинет на сайте работодателя.
• Все сведения, которые ранее вносились в бумажную форму, теперь заносятся в электронную базу данных.
• При оформлении электронной трудовой книжки необходимо соблюдать те же требования к точности и полноте сведений, что и в бумажном виде.

Для иностранных граждан (трудящихся в России) в электронную форму также включаются сведения о паспортных данных, видовых разрешениях и статусе труда.

Что делать, если сведения внесены некорректно

Если в трудовую книжку внесены ошибки или пропущены обязательные данные, работодатель обязан:

1. Своевременно устранить недостачу – добавить недостающие сведения или исправить ошибку.
2. Подписать исправленную запись новой подписью (или печатью) и указать дату внесения исправления.
3. При невозможности исправить запись (например, если оригинальная страница уже использована) оформить дополнительный лист с указанием «Исправление в книжке № X», подписать его обеими сторонами.

В случае спора с работником работодатель обязан предоставить копию исправленной записи и подтверждающие документы (трудовой договор, приказы, выплаты и т.п.).

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Можно ли выдать оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?
Ответ: Да, оригинал трудовой книжки может быть выдан работнику для подачи в пенсионный фонд. При этом выдача оригинала не отменяет необходимости оставить копию в кадровом отделе организации.

Вопрос: Как оформить запись о работе за границей?
Ответ: В книжку вносятся сведения о зарубежной работе в том же порядке, что и о работе в России, но дополнительно указываются сведения о месте работы, сроке действия трудового договора, а также о полученных выплатах и их валюте.

Вопрос: Что делать, если работник потерял трудовую книжку?
Ответ: При утере оригинала работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуги или обратиться в отделение Пенсионного фонда. При этом работодатель обязан выдать подтверждающий документ о факте работы.

Внесенные в трудовую книжку сведения являются фундаментом трудовых отношений. Они позволяют:

• Контролировать соблюдение законодательных норм по занятости.
• Обеспечить работнику право на получение пенсии, компенсаций и других выплат.
• Сохранить полную информацию о профессиональном пути сотрудника для будущих работодателей.

Помните, что правильное и полное заполнение трудовой книжки – обязанность работодателя, а также важный фактор для защиты прав сотрудника. При возникновении вопросов рекомендуется обращаться в консультационные службы Министерства труда или к квалифицированным юристам в сфере трудового права.

Автор статьи: кадровый консультант с более чем 10‑летним опытом работы в сфере управления персоналом.