Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника. Она обязательна для всех граждан‚ работающих в России‚ и служит как юридический доказатель в случае споров с работодателем. В этой статье мы подробно разберём‚ какие записи вносятся в трудовую книжку‚ как правильно их оформлять и какие правила действуют в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Служит подтверждением стажа работы.
• Обеспечивает доступ к правовым гарантиям: отпуск‚ больничный‚ пенсионные выплаты.
• Нужна при смене работодателя‚ при оформлении кредита‚ при участии в государственных программах.
• Проверяется при проведении кадровых проверок и аудитов.

Основные записи‚ которые вносятся в трудовую книжку

В трудовой книжке фиксируются следующие типы записей:

1. Приём на работу
2. Увольнение (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по истечении срока договора)
3. Перевод в другую организацию (внутренний перевод или перевод в другую компанию)
4. Смена фамилии‚ отчества‚ имени
5. Переход на экономический трудовой контракт (ЭТК)
6. Запись о совместительстве
7. Запись о повышении квалификации‚ образовании‚ стажировке
8. Запись о приёме на работу в качестве директора‚ руководителя и т.п.

2.1 Приём на работу

В соответствии с Правилами внесения записей в трудовую книжку (решение общего собрания участников‚ протокол от № 02)‚ приём на работу оформляется следующим образом:

• В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное название организации и‚ при наличии‚ сокращённое название.
• В графе 1 ставится порядковый номер записи;
• В графе 2 указывается дата приёма на работу.
• В графе 4 прописывается должность‚ место работы‚ и‚ при необходимости‚ сведения о стаже.
• В графе 5 указывается дата заполнения записи.

Пример записи (2026 г.):

2.2 Увольнение

Запись об увольнении делается по приказу работодателя или по заявлению работника. В 2026 г. образцы записей доступны в редакции «Системы Главбух» (обновлено 12 Май 2026). Основные поля:

• № записи
• Дата увольнения
• Причина увольнения (по собственному желанию‚ по инициативе работодателя‚ по истечении срока договора)
• Должность на момент увольнения
• Дата заполнения

Пример записи об увольнении по собственному желанию (2026 г.):

2.3 Перевод в другую организацию

При переводе в другую организацию в трудовой книжке фиксируется дата перевода и новое место работы. Важно не дублировать название организации‚ если перевод произошёл в рамках одной компании (например‚ филиал). Согласно образцам 2026 г.‚ запись выглядит так:

• № записи
• Дата перевода
• Новый отдел/филиал
• Должность
• Дата заполнения

2.4 Смена фамилии‚ отчества‚ имени

При изменении личных данных работника в трудовой книжке фиксируется дата изменения и новое имя. В графе 3 указывается «Смена фамилии‚ отчества‚ имени». Пример:

• № записи
• Дата изменения
• Новый ФИО
• Дата заполнения

2.5 Переход на ЭТК (экономический трудовой контракт)

Переход на ЭТК требует отдельной записи. В графе 3 указывается «Переход на ЭТК»‚ а в графе 4 – дата перехода и новая форма трудового договора. Пример:

• № записи
• Дата перехода
• Новый тип договора
• Дата заполнения

2.6 Запись о совместительстве

При работе в нескольких местах одновременно в трудовой книжке фиксируется запись о совместительстве. В 2026 г. образцы доступны в редакции «Системы Кадры» (обновлено 23 Января 2026). Важные поля:

• № записи
• Дата начала совместительства
• Место работы (должность)
• Дата заполнения

2.7 Запись об образовании и повышении квалификации

Если работник получил диплом‚ сертификат или прошёл стажировку‚ это также фиксируется. В графе 3 указывается «Образование‚ повышение квалификации»‚ а в графе 4 – дата получения и название учебного заведения. Пример:

• № записи
• Дата получения
• Название учебного заведения
• Дата заполнения

Правила заполнения записей

Согласно Решению общего собрания участников от ‚ в трудовой книжке применяются следующие правила:

1. Записи вносятся в порядке возрастания дат.
2. В графе 3 указывается полное название организации и‚ при наличии‚ сокращённое.
3. Не дублируйте название организации в разных записях.
4. Дата заполнения записи должна совпадать с датой фактического события (приёма‚ увольнения‚ перевода).
5. При изменении ФИО работника в графе 3 указывается «Смена фамилии‚ отчества‚ имени».
6. При переходе на ЭТК в графе 3 указывается «Переход на ЭТК».
7. Все записи оформляются штампом организации (если применимо) и подписью руководителя.

Ниже приведены образцы заполнения‚ актуальные на 2026 год:

• Образец записи о приёме на работу – скачать (обновлено 18 Февраля 2026).
• Образец записи об увольнении – скачать (обновлено 12 Май 2026).
• Образец записи о переводе – скачать (обновлено 5 Января 2026).
• Образец записи о совместительстве – скачать (обновлено 23 Января 2026).
• Образец записи о повышении квалификации – скачать (обновлено 3 Февраля 2026).

Как избежать ошибок при заполнении трудовой книжки

1. Проверяйте даты: они должны быть точными и соответствовать фактическим событиям.
2. Не используйте сокращённые названия организации в разных записях без указания полного названия.
3. Убедитесь‚ что все записи подписаны и штампованы.
4. Сохраняйте копии всех документов‚ подтверждающих события (трудовые договоры‚ приказы‚ справки о стаже).
5. При изменении ФИО обязательно вносите запись о смене имени.
6. При переходе на ЭТК обязательно указывайте новый тип договора.

Как хранить трудовую книжку

• Храните в безопасном месте‚ защищённом от влаги и прямых солнечных лучей.
• Не допускайте частого открывания‚ чтобы избежать потери страниц.
• При необходимости копируйте страницы в электронном виде‚ но оригинал остаётся в бумажном виде.

Трудовая книжка – это важный юридический документ‚ который фиксирует всю историю трудовой деятельности работника. Правильное заполнение записей обеспечивает защиту прав и интересов как работника‚ так и работодателя. Следуя рекомендациям и использованию актуальных образцов 2026 г.‚ вы сможете избежать ошибок и гарантировать корректность документа.

Если у вас возникли вопросы по конкретной ситуации‚ обратитесь к кадровому специалисту вашей организации или воспользуйтесь онлайн‑помощником‚ который поможет подобрать правильный образец записи.