Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на то, что в большинстве случаев она хранится у работодателя, законодательство допускает её выдачу на руки в определённых ситуациях. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий работодателя и работника, а также приведены образцы необходимых документов.

Нормативная база

Трудовой кодекс РФ – ст. 66, 66.1, 84.1;
Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»;
Разъяснения Роструда (письмо от № ПГ/25181-6-1);
КонсультантПлюс, Гарант.Ру и другие правовые системы – практические комментарии к указанным нормам.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка является документом строгой отчётности и хранится у работодателя. Однако ст. 66.1 ТК РФ предоставляет работнику право получить сведения о своей трудовой деятельности (выписку СТД‑Р) либо, в отдельных случаях, оригинал трудовой книжки на руки.

Когда можно выдавать трудовую книжку на руки?

Законодательство выделяет два основных случая, когда выдача оригинала трудовой книжки допустима:

При увольнении (прекращении трудового договора) – в последний день работы работодатель обязан выдать трудовую книжку с записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
По заявлению работника в период действия трудового договора – если сотрудник просит выдать оригинал для внесения исправлений, сверки данных с ПФР или иных законных целей, выдача возможна по соглашению сторон при условии оформления расписки о получении (см. разъяснения Роструда и практика КонсультантПлюс).

Важно: ни ТК РФ, ни иные нормативные акты не устанавливают обязательного порядка выдачи трудовой книжки по просьбе работника в течение действия трудового отношения; поэтому решение принимается по соглашению сторон, но обязательно с оформлением расписки.

Процедура выдачи по заявлению сотрудника

Подача заявления

Сотрудник подаёт заявление в свободной форме (или по утверждённому образцу) с указанием:

ФИО и должности;
Причины запроса (например, «для внесения исправлений в связи с переводом на другую должность» или «для сверки данных с Пенсионным фондом»);
Требуемого срока выдачи;
Подписи и даты.

Рассмотрение заявления работодателем

Кадровая служба проверяет обоснованность запроса и, если нет оснований для отказа, готовит трудовую книжку к выдаче. В случае отказа работодатель обязан мотивировать его письменно.

Оформление выдачи

При передаче оригинала трудовой книжки работнику оформляется расписка о получении. В расписке указываются:

Название организации и её реквизиты;
ФИО сотрудника;
Серия и номер трудовой книжки;
Дата выдачи;
Формулировка: «Я, ФИО, получил(а) на руки оригинал трудовой книжки серии № …, подтверждаю получение документа и обязуюсь вернуть его в течение … дней (или сразу после внесения необходимых записей)»;
Подпись сотрудника и дата.

После получения расписки в личном деле сотрудника делается отметка о выдаче трудовой книжки (в соответствии с п. 2 Приказа № 320н).

Возврат трудовой книжки

После выполнения цели (внесения исправлений, сверки с ПФР и т.п.) сотрудник обязан вернуть оригинал трудовой книжки работодателю. При возврате оформляется аналогичная расписка о приёме документа обратно.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Это самый чётко регламентированный случай:

В последний день работы (день увольнения) работодатель обязан выдать трудовую книжку с внесённой записью об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если работник не явился за книжкой в последний день, работодатель должен направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку её по почте (ст. 84.1 ТК РФ).
При задержке выдачи работник может потребовать компенсацию за каждый день просрочки (средний заработок).

Выдача для сверки данных с Пенсионным фондом

Согласно разъяснениям Роструда (письмо от № ПГ/25181-6-1), работник может запросить оригинал трудовой книжки для сверки с данными, переданными в ПФР. Порядок аналогичен выдаче по заявлению:

Сотрудник подаёт заявление с указанием цели «сверка данных с ПФР».
Работодатель проверяет наличие расхождений и, если они подтверждаются, выдаёт оригинал под расписку.
После сверки и внесения необходимых исправлений трудовая книжка возвращается работодателю.

Если расхождений нет, работодатель может отказать в выдаче оригила, предоставив вместо него выписку СТД‑Р (см. ниже).

Электронная трудовая книжка и выписка СТД‑Р

С 2021 года ведётся электронный учёт трудовой деятельности (форма СТД‑Р). Работник имеет право:

Получить выписку из электронной трудовой книжки (форма СТД‑Р) не позднее 3 рабочих дней после заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
При необходимости потребовать оригинал бумажной трудовой книжки только в случаях, предусмотренных законом (увольнение, согласованная выдача по заявлению).

Выписка СТД‑Р содержит все сведения о периодах работы, должностях, переводах и увольнениях, имеющие юридическую силу и принимается Пенсионным фондом и другими органами.

Ответственность работодателя

Нарушение порядка выдачи трудовой книжки может повлечь:

Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
Возмещение работнику среднего заработка за каждый день задержки выдачи при увольнении.
Репутационные риски и возможные трудовые споры.

Поэтому важно строго соблюдать установленные процедуры, оформлять все действия документально (заявления, расписки, уведомления) и вести учёт выдачи и возврата трудовых книжек в личном деле сотрудника.

Образцы документов

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче трудовой книжки на руки

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-конструктора в ООО «Пример», 
прошу выдать мне на руки оригинал трудовой книжки серии № 0123456 для внесения исправлений, 
связанных с переводом на другую должность (приказ № 45 от ).

Расписка о получении трудовой книжки на руки

РАСПИСКА
о получении трудовой книжки на руки

Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 45 06 № 1234567, 
получил(а) на руки оригинал трудовой книжки серии № 0123456, 
выданную мне ООО «Пример» г.

Подтверждаю, что документ получен без повреждений и обязуюсь вернуть его 
в течение 5 рабочих дней после внесения необходимых записей.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (при увольнении)

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой

Уважаемый(а) Петрова Анна Сергеевна!

Согласно ст. 84.1 ТК РФ, Вы обязаны явиться за трудовой книжкой в последний день работы 
— г. В случае невозможности личного получения просим дать согласие на отправку 
трудовой книжки по почте на Ваш адрес: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 45.

Просим подтвердить получение данного уведомления в течение двух рабочих дней.

Выдача трудовой книжки работнику на руки возможна только в строго определённых случаях: при увольнении и по согласованному заявлению сотрудника (для внесения исправлений, сверки с ПФР и т.п.). В обоих случаях обязательным является оформление расписки о получении, а при увольнении – соблюдение срока выдачи в последний день работы.

Соблюдение установленного порядка защищает права работника, минимизирует риски для работодателя и обеспечивает корректное ведение трудовой документации. Рекомендуется иметь в отделе кадров утверждённые образцы заявлений и расписок, а также регулярно проводить инструктаж ответственных сотрудников по вопросам выдачи и возврата трудовых книжек.

Помните: трудовая книжка – документ строгой отчётности, её утрата или неправильное оформление может привести к серьёзным последствиям как для сотрудника, так и для организации.