Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж работы и права работника. С 2021 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК), однако бумажный вариант всё ещё остаётся в обороте. В статье подробно рассмотрим, в каких случаях необходимо заводить трудовую книжку, какие формы существуют, какие документы нужны работодателю и какие шаги следует выполнить при первом трудоустройстве.
Правовая база
Оформление трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ), ст. 65 – обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда РФ от 19 мая 2021 г.
- Федеральный закон «Об электронных трудовых книжках» (от 30 июля 2021 г.).
Согласно ТК РФ, трудовая книжка должна быть заведена не позднее недели со дня приёма работника на работу и в присутствии самого работника.
Когда необходимо заводить трудовую книжку
Трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется в следующих случаях:
- Работник впервые устраивается на работу (у него нет предыдущих записей в трудовой книжке).
- Работник ранее имел бумажную книжку, но отказался от неё в пользу ЭТК.
- Работник потерял книжку и не перешёл на электронный вариант – требуется оформить дубликат.
- Работник, у которого была выдана электронная книжка, но он желает получить бумажный документ (по желанию работника).
Если сотрудник уже имеет трудовую книжку (бумажную или электронную), работодатель оформляет только запись о новом месте работы.
Кому ещё нужна бумажная трудовая книжка?
По состоянию на 2026 год бумажная книжка может потребоваться:
- Для оформления пенсионных прав в некоторых регионах, где электронные данные ещё не полностью интегрированы.
- Для предъявления в органы, не имеющие доступа к системе ЭТК (например, некоторые суды).
- По желанию самого работника, если он отказываеться от ЭТК.
Виды трудовых книжек
| Вид | Основные характеристики | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|---|
| Бумажная трудовая книжка | Формат «книжка», заполняется вручную. | Не требует доступа к интернету; привычный формат. | Риск потери/повреждения; необходимость вести две книги (бумажную + ЭТК), если работник использует оба формата. |
| Электронная трудовая книжка (ЭТК) | Ведётся в системе СФР (Система Федерального реестра) через портал Госуслуги. | Удобный доступ онлайн; автоматическое обновление данных; отсутствие риска потери. | Требуется наличие личного кабинета в Госуслугах; в некоторых организациях ещё не полностью внедрена. |
Порядок оформления трудовой книжки новому сотруднику
Что должен предоставить работник
- Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
- СНИЛС (для автоматической передачи данных в Пенсионный фонд).
- Заявление о выдаче новой трудовой книжки (если у работника её нет). Пример формулировки:
Заявление
Я, _______________ (ФИО), прошу выдать мне (выдать дубликат) трудовую книжку (бумажную/электронную) в соответствии со ст. 65 ТК РФ. - Согласие на обработку персональных данных (обычно включено в заявление).
Что делает работодатель
- Подготовка заявления – проверка наличия подписи работника и всех необходимых реквизитов.
- Выбор формы книжки:
- Если работник отказывается от бумажного варианта – оформляется только ЭТК.
- Если работник хочет обе формы – выдаются обе книги.
- Регистрация в системе СФР – ввод сведений о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН) и о новом месте работы (наименование организации, Дата приёма, должность, тарифная ставка).
- Выдача бумажной книжки (если требуется):
- Заполнение первой страницы (данные работодателя, реквизиты организации).
- Запись о приёме на работу (дата, должность, условия труда).
- Подпись руководителя и печать организации.
- Создание ЭТК – в системе СФР автоматически формируется электронный документ. Работнику отправляется уведомление на Госуслуги, где он может просмотреть запись.
- Подписание записи – работник подписывает запись в присутствии работодателя (в электронном виде – через ЕСИА).
- Передача копий – работнику выдаётся копия (для бумажной книжки) и/или ссылка на ЭТК.
Сроки
Согласно пункту 2 ст. 65 ТК РФ, запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) должна быть сделана не позднее 7 календарных дней со дня приёма на работу. При этом запись в ЭТК происходит практически мгновенно после ввода данных в СФР.
Как заполняется первая запись в трудовой книжке
Бумажная книжка
| Поле | Что указывается |
|---|---|
| Дата приёма | ДД.ММ.ГГГГ |
| Наименование организации | Полное официальное название, ОГРН, ИНН |
| Должность (должностные обязанности) | Точная формулировка должности |
| Тарифная ставка, разряд, оклад | Указывается согласно трудовому договору |
| Основание приема | Трудовой договор, приказ №… от … |
| Подпись работодателя и печать | Подпись руководителя, печать организации |
| Подпись работника | Подтверждает факт приёма |
Электронная трудовая книжка
В ЭТК все поля заполняются автоматически системой СФР на основании данных, введённых работодателем. Работник подтверждает запись своей электронной подписью (ЕСИА). После подтверждения запись становится доступной в личном кабинете на портале Госуслуги.
Дубликат и восстановление трудовой книжки
Если работник потерял бумажную книжку и не перешёл на ЭТК, необходимо:
- Подать заявление «О выдаче дубликата трудовой книжки» в организацию, где он был впервые принят.
- Предоставить копию паспорта и СНИЛС.
- Работодатель оформляет дубликат в соответствии с тем же порядком, что и оригинал, и вносит запись о выдаче дубликата.
Для перехода с бумажной книжки на ЭТК достаточно:
- Подать заявление работника о переводе в электронный формат.
- Работодатель в системе СФР указывает «Перевод в электронную трудовую книжку» и подтверждает запись.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки?
- Да. По желанию работника (при наличии заявления) работодатель может оформить только электронную трудовую книжку.
- Обязан ли работодатель вести обе книги одновременно?
- Нет. Если работник согласен только на ЭТК, бумажная книжка не выдаётся. Если же он хочет обе формы – работодатель обязан вести обе.
- Кому нужен СНИЛС при оформлении?
- СНИЛС необходим для автоматической передачи данных в Пенсионный фонд и в систему СФР. Без него запись в ЭТК будет неполной.
- Можно ли оформить трудовую книжку через портал Госуслуги без участия работодателя?
- Нет. Оформление производится только работодателем, который вносит данные в СФР. Работник может лишь просматривать запись.
- Сколько стоит оформить дубликат?
- По закону дубликат выдаётся бесплатно, если работник предоставил все необходимые документы.
Оформление трудовой книжки впервые – обязательный процесс, который гарантирует законность трудовых отношений и фиксирует стаж работника. С 2021 года работодатели могут выбирать между традиционной бумажной формой и современной электронной (ЭТК). Ключевые шаги включают:
- Получение заявления от работника.
- Регистрацию данных в системе СФР.
- Выдачу и заполнение первой записи в выбранной форме.
- Подписание записи работником в присутствии работодателя.
Соблюдая указанные сроки (не позднее 7 дней) и требования законодательства, вы обеспечите корректное ведение трудовой книжки и избежите возможных проблем при проверках со стороны инспекций и Пенсионного фонда.
Помните: правильное оформление – залог надёжных трудовых прав и уверенного будущего работника.