При приёме на работу каждый кандидат сталкивается с набором документов, которые необходимо предоставить работодателю․ Одним из самых обсуждаемых вопросов остаётся необходимость предъявления трудовой книжки․ Ниже подробно рассмотрим, когда она действительно требуется, какие альтернативы существуют и как правильно оформить приём на работу в соответствии с действующим законодательством․

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина: места работы, должности, периоды работы, награды и взыскания․ Она служит:

• подтверждением стажа и профессионального опыта;
• основой для расчёта пенсии и других социальных выплат;
• документом, обязательным для ведения кадрового учёта работодателем․

Нормативная база: ст․ 65 ТК РФ

Согласно статье 65 Трудового кодекса Российской Федерации, при приёме на работу сотрудник обязан представить:

1. паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
2. трудовую книжку (если она у него уже есть);
3. документы, подтверждающие образование, квалификацию и профессиональные навыки (по требованию работодателя)․

Таким образом, трудовая книжка требуется только у тех сотрудников, у которых она уже имеется․ Если человек впервые устраивается на работу и трудовой книжки у него нет, работодатель обязан завести её самостоятельно․

Кто должен предъявлять трудовую книжку

• Работники, ранее трудоустроенные по трудовому договору и имеющие бумажную трудовую книжку․
• Лица, переходящие с одного места работы на другое, где требуется подтверждение непрерывного стажа․
• Сотрудники, оформляющие отпуск по уходу за ребёнком, больничный или другие социальные выплаты, где необходима запись о стаже․

Когда трудовая книжка не требуется

В следующих случаях предъявление трудовой книжки не обязательно:

• Первое трудоустройство (книжка ещё не заведена)․
• Работа по гражданско‑правовым договорам (подряд, возмездное оказание услуг и т․п․), если трудовые отношения не оформляются․
• Временная или сезонная работа, если работодатель не ведёт трудовую книжку по внутренним правилам (например, в некоторых сферах услуг)․
• Работа у индивидуального предпринимателя, который не обязан вести трудовые книжки (при условии, что трудовые отношения не оформлены по ТК РФ)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК)․ Это цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в Пенсионном фонде РФ и доступный через личный кабинет на портале Госуслуги․

Преимущества ЭТК

• Мгновенный доступ к информации о стаже и местах работы․
• Исключение риска потери или повреждения бумажного документа․
• Упрощённая процедура передачи данных между работодателями․
• Возможность работодателя оперативно вносить записи о приёме, переводе и увольнении․

Как оформить ЭТК

1. Сотрудник подаёт заявление о переходе на электронную форму через личный кабинет на Госуслугах или непосредственно в отдел кадров работодателя․
2. Работодатель в течение трёх рабочих дней направляет сведения о приёме (или увольнении) в ПФР․
3. После подтверждения записи в ПФР электронная трудовая книжка считается действующей․

Если сотрудник предпочитает бумажный вариант, он может одновременно вести и бумажную, и электронную трудовую книжку – дублирование не запрещено․

Алгоритм приёма на работу (2026 год)

Ниже представлен типовой порядок действий, который соблюдают большинство организаций при оформлении нового сотрудника․

1. Приём заявления о приёме на работу․ Кандидат подаёт письменное заявление (можно в электронном виде)․
2. Проверка документов․ Кадровая служба проверяет паспорт, трудовую книжку (или заявление о переходе на ЭТК), документы об образовании и, при необходимости, справки о отсутствии судимости․
3. Согласование условий труда․ Обсуждаются должность, оклад, режим работы, социальные льготы и пр․
4. Подготовка и подписание трудового договора․ Договор составляется в двух экземплярах, один остаётся у работника, другой – у работодателя․
5. Запись в трудовую книжку (или ЭТК)․ При наличии бумажной книжки делается запись о приёме; при электронной – данные передаются в ПФР․
6. Оформление личной карточки сотрудника․ Форма Т‑2 (или её электронный аналог) заполняется кадровой службой․
7. Регистрация в налоговых и социальных фондах․ Работодатель уведомляет ФНС, ФСС и ПФР о принятии на работу․
8. Ознакомление с внутренними локальными актами․ Сотрудник получает копии правил внутреннего трудового распорядка, политики конфиденциальности и т․д․
9. Выдача средств индивидуальной защиты и доступов․ При необходимости выдаются спецодежда, инструменты, логины и пароли к корпоративным системам․

Требования к трудовому договору и учётным формам

Трудовой договор должен содержать:

• наименование сторон;
• место работы (структурное подразделение, адрес);
• функции сотрудника (должность, профессиональные обязанности);
• дата начала работы;
• размер и система оплаты труда;
• режим работы и время отдыха;
• условия отпуска и других социальных гарантий;
• права и обязанности сторон;
• условия изменения и расторжения договора․

К учётным формам, обязательным для ведения кадрового учёта, относятся:

• Личная карточка сотрудника (форма Т‑2) – содержит сведения о личных данных, образовании, трудовой деятельности, наградах и взысканиях․
• Трудовая книжка (бумажная или электронная) – основной документ о стаже․
• Табель учёта рабочего времени – фиксирует фактически отработанные часы․
• Приказы о приёме, переводе и увольнении – основания для внесения записей в трудовую книжку․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки, если я никогда не работал?

Да․ При первом трудоустройстве работодатель заведёт новую трудовую книжку (бумажную или электронную) и внесёт первую запись о приёме․

Нужно ли предоставлять трудовую книжку при работе по договору ГПХ?

Нет․ Гражданско‑правовые договоры не создают трудовых отношений, поэтому трудовая книжка не требуется․ Однако если стороны решат перейти на трудовой договор, потребуется оформить книжку․

Как перейти с бумажной трудовой книжки на электронную?

Сотрудник подаёт заявление через Госуслуги или в отдел кадров работодателя․ После подтверждения заявления ПФР начинает вести электронную версию, а бумажная книжка может быть оставлена на хранение работником․

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Сотрудник должен обратиться к последнему работодателю за справкой о трудовой деятельности (форма СТД‑Р)․ На основе этой справки кадровая служба восстановит трудовую книжку (или сделает запись в ЭТК)․

Трудовая книжка остаётся важным элементом кадрового учёта, но её обязательность зависит от наличия у сотрудника уже существующего документа и формы трудового отношения․ В 2026 году:

• При первом трудоустройстве трудовая книжка не требуется – её заведёт работодатель․
• Если у кандидата уже есть бумажная книжка, он обязан её предъявить (либо оформить переход на электронную форму)․
• Электронная трудовая книжка упрощает процесс обмена данными между работодателями и государственными фондами, снижая риски потери информации․
• Соблюдение всех этапов алгоритма приёма на работу и правильное оформление трудового договора гарантируют законность трудовых отношений и защиту прав обеих сторон․

Таким образом, ответ на вопрос «Нужна трудовая книжка для оформления на работу?» звучит так: да, если она уже есть у сотрудника; нет, если человек устраивается впервые или работает по гражданско‑правовому договору, а в случае перехода на электронную форму достаточно подать соответствующее заявление․