Вопрос о необходимости трудовой книжки (ТК) остаётся актуальным как для работодателей, так и для соискателей. С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), но бумажный формат всё ещё встречается в ряде случаев. Ниже разберём, когда ТК обязательна, какие требования к ней предъявляются, а также как она используется в разных странах.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные заработные платы, начисленные и отчисленные отчисления в фонды социального страхования, а также сведения о начислении и выплате отпускных, больничных и иных выплат.

В России трудовая книжка регулируется:

• Гражданским кодексом РФ (ст. 1248‑1250);
• Трудовым кодексом РФ (ст. 112‑113);
• Федеральным законом «О трудовой книжке» № 149‑ФЗ (с 2019 г.)

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2020 г. все работники, заключившие трудовой договор, обязаны вести электронную трудовую книжку. Это означает, что:

1. Работодатель обязан вносить данные о сотруднике в ЕТК.
2. Сотрудник получает доступ к своей ЕТК через портал «Госуслуги».
3. Сведения о трудовой деятельности сохраняются в электронном виде в течение 30 лет.

Печатная трудовая книжка остаётся в наличии только в тех случаях, когда работодатель по закону обязан вести бумажный документ (например, при работе в некоторых государственных учреждениях, где требуется хранение оригиналов).

Когда трудовая книжка обязательна?

При заключении трудового договора

Для всех работников, которые заключили трудовой договор, работодатели обязаны:

• Внести сведения о сотруднике в ТК/ЭТК.
• Выдать сотруднику копию трудовой книжки (если это бумажный вариант).

При работе в государственных учреждениях

В ряде государственных структур (например, в школах, больницах, государственных службах) по закону требуется хранить бумажную трудовую книжку. Это связано с требованиями к проверке квалификации и статуса сотрудника.

При работе в сферах, где предусмотрены специальные требования

Например, в некоторых отраслях (строительство, транспорт, авиация) работодатели могут запрашивать оригинал трудовой книжки для подтверждения квалификации и стажа.

При работе в Казахстане

В Казахстане, согласно последним уведомлениям Министерства труда и социальной защиты населения (МТСЗН) от 6 октября 2025 г;, трудовая книжка остаётся обязательным документом для подтверждения трудового стажа. Однако в стране также внедряется электронный формат, аналогичный российскому.

Когда трудовая книжка не обязательна?

• Фрилансеры и самозанятые лица, которые не заключают трудовой договор.
• Работники, занятые в рамках временных контрактов, которые не подпадают под действие Трудового кодекса (например, некоторые виды сезонной работы).
• Сотрудники, работающие по договорам гражданско-правового характера (Договор подряда, Договор оказания услуг).

Как выглядит процесс оформления трудовой книжки?

Для работодателя:

1. Получить данные сотрудника (ФИО, дата рождения, паспортные данные).
2. Внести сведения о трудовом договоре в ЕТК через портал «Госуслуги».
3. Если требуется бумажный вариант, оформить и подписать оригинал ТК.

Для сотрудника:

1. Получить доступ к своему профилю в «Госуслугах».
2. Проверить корректность внесённых данных.
3. Сохранять копию в электронном виде и при необходимости запрашивать бумажный экземпляр.

Что делать, если работодатель не требует трудовую книжку?

Если работодатель не требует ТК, но вы хотите подтвердить свой стаж, вы можете:

• Запросить у работодателя выписку из ЕТК.
• Получить справку о трудовой деятельности в «Госуслугах».
• Собрать справки от предыдущих работодателей (если они есть).

Практические советы для соискателей

• Проверьте, требует ли вакансия трудовую книжку. Это обычно указывается в описании вакансии.
• Если у вас нет бумажной ТК, убедитесь, что ваш профиль в «Госуслугах» актуален.
• При собеседовании уточните, нужна ли копия ТК, и попросите работодателя оформить её в электронном виде.
• Если вы переходите на новую работу, обязательно обновите данные в ЕТК сразу после подписания договора.

Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовой стаж и права работника. С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка, которая полностью заменяет бумажный вариант в большинстве случаев. Однако в некоторых сферах и странах, как в Казахстане, бумажный формат всё ещё сохраняет юридическую силу. Поэтому при устройстве на работу важно уточнить, какой формат ТК требуется, и своевременно оформить все необходимые документы.