Вопрос об обязательности оформления трудовой книжки (ТК) остается одним из самых актуальных в кадровом делопроизводстве. С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) правила изменились, но основная обязанность работодателя — обеспечить ведение и хранение сведений о трудовой деятельности работника — сохранилась. Данная статья разъясняет, в каких случаях, кому и как необходимо оформлять трудовую книжку.

Ключевой принцип: обязанность вести, а не обязательно выдавать бумажный документ

С 1 января 2021 года в России действует двухформатная система: бумажная трудовая книжка (БТК) и электронная трудовая книжка (ЭТК). Главное изменение заключается в следующем:

• Обязанность работодателя, вести сведения о трудовой деятельности работника в одном из форматов (или одновременно в обоих, если работник имеет БТК и не отказался от ее ведения).
• Право работника — выбрать формат ведения своей трудовой книжки при первом трудоустройстве или при переходе на новое место работы.

Таким образом, работодатель всегда обязан обеспечить учет трудовых сведений, но не всегда обязан выдавать новую бумажную книжку.

Когда работодатель ОБЯЗАН оформить новую бумажную трудовую книжку?

Работодатель должен оформить и выдать работнику новую бумажную трудовую книжку в строго определенных законом случаях:

При первичном трудоустройстве гражданина, который выбрал бумажный формат

Если гражданин, ранее не работавший (или имевший только ЭТК), устраивается на работу и пишет заявление о ведении бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:

1. Оформить новую БТК (завести ее).
2. Внести в нее запись о приеме на работу.
3. Выдать ее работнику под расписку.

Важно: Если гражданин не имеет никакой трудовой книжки (ни бумажной, ни электронной) и не подает заявления на ведение БТК, работодатель не заводит бумажный документ. Сведения о его работе автоматически формируются в ЭТК в Пенсионном фонде РФ (СФР).

При утрате, повреждении или отсутствии бумажной трудовой книжки у работника

Если принимаемый на работу сотрудник не может представить свою БТК по причине:

• Утраты (кражи, пожара и т.д.)
• Физического повреждения (залитой, порванной)
• Иной уважительной причины (например, находилась в архиве бывшего работодателя)

Работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить ему новую бумажную трудовую книжку. Заявление должно содержать причину отсутствия. Новая книжка заполняется на основании имеющихся документов (приказов, выписок) и заверяется печатью работодателя.

По требованию работника, уже имеющего ЭТК, но желающего получить БТК

Работник, у которого уже ведется ЭТК, может в любой момент подать заявление о переходе на бумажный формат. В этом случае работодатель обязан:

1. Оформить новую бумажную трудовую книжку.
2. Перенести в нее все сведения о трудовой деятельности, имеющиеся в ЭТК (на основании выписки из СФР).
3. Выдать ее работнику.

С этого момента ведение БТК становится обязательным для работодателя в отношении этого сотрудника.

Когда работодатель НЕ ОБЯЗАН выдавать бумажную книжку?

Работодатель вправе не оформлять бумажный документ, если:

• Работник не подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки при приеме на работу (выбрал электронный формат).
• Работник уже имеет действующую бумажную книжку и не подавал заявление о ее замене на новую или о переходе на ЭТК.
• Работник ранее работал и у него уже есть ЭТК в СФР, и он не выразил желания получить БТК.

Во всех этих случаях работодатель обязан:

• Внести сведения о приеме, увольнении и иных событиях в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале Госуслуг или напрямую в СФР.
• По письменному заявлению работника предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки на бумажном носителе, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя (если она есть) или на простой бумаге.

Обязанности работодателя при ведении электронной трудовой книжки

Если работник выбрал ЭТК, работодатель выполняет следующие действия:

1. Формирует сведения о трудовой деятельности (прием, увольнение, изменения, награждения и т.д.).
2. Передает эти сведения в СФР в установленные законодательством сроки (как правило, не позднее следующего рабочего дня после события).
3. Хранит информацию о своих действиях в своих системах.
4. По запросу работника предоставляет ему информацию о его трудовой деятельности:
   • В электронном виде (через Госуслуги или личный кабинет работодателя).
   • На бумажном носителе (выписку), если работник так попросит.

Практические шаги для работодателя

При приеме на работу:

1. Узнайте у кандидата, в каком формате он желает вести трудовую книжку. Это должно быть письменное заявление (можно в трудовом договоре или отдельным документом).
2. Если выбрана БТК — оформите ее, если нет — переходите к работе с ЭТК.
3. Если БТК у работника есть, проверьте ее, внесите запись о приеме, верните работнику.
4. Если БТК отсутствует, а работник хочет ее получить — оформите новую по заявлению.
5. Внесите сведения о приеме в ЭТК (даже если ведете БТК) — это обязательное требование для передачи данных в СФР.

При увольнении:

1. Внесите запись об увольнении в БТК (если она ведется) и выдайте ее работнику.
2. Обязательно передайте сведения об увольнении в СФР для внесения в ЭТК.
3. Если работник не имеет БТК, по его заявлению выдайте выписку из ЭТК.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Q: Если у сотрудника есть старая, советская, трудовая книжка, что делать?

A: Она является бумажной трудовой книжкой. Ее нужно вести по общим правилам; Если сотрудник захочет перейти на ЭТК, оформляеться новая БТК (или выписка) с переносом всех старых записей, а затем происходит переход.

Q: Можно ли одновременно вести и БТК, и ЭТК на одного сотрудника?

A: Нет. Если у работника есть БТК, которую он не отказался от ведения, работодатель ведет только ее. Сведения из БТК автоматически (через СФР) попадают в ЭТК. Если работник отказался от БТК и выбрал ЭТК, вести бумажный документ не нужно.

Q: Что хранить в Personnel-файле: копию БТК или выписку из ЭТК?

A: Хранить нужно документы, подтверждающие внесение записей. Если ведется БТК — хранятся ее копии (или сама книжка, если она сдается на хранение). Если ведется ЭТК — хранится выписка из нее, предоставленная работнику по заявлению, и документы-основания (приказы).

Q: Какие штрафы грозят за неисполнение?

A: За неоформление или ненадлежащее оформление трудовой книжки (как бумажной, так и сведений в ЭТК) по ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрены штрафы для должностных лиц и юридических лиц. Размеры штрафов значительные и могут достигать 50 000 рублей для ИП и до 1 000 000 рублей для юрлиц.

Обязанность работодателя оформлять (заводить) новую бумажную трудовую книжку возникает только в трех случаях: при первичном трудоустройстве по выбору работника, при утрате/повреждении имеющейся БТК и по заявлению работника о переходе с ЭТК на БТК.

Обязанность вести сведения о трудовой деятельности (в формате БТК или ЭТК) — постоянная и безусловная. При выборе работником электронного формата работодатель должен грамотно передавать данные в СФР и быть готовым предоставить выписку на бумаге по первому требованию.

Рекомендуем разработать внутренний регламент по работе с трудовыми книжками, который будет учитывать выбор сотрудника и четко регламентировать действия кадрового специалиста и бухгалтера в каждом из возможных сценариев.

Статья подготовлена на основе анализа законодательства и практики на май 2026 года. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом.