Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность работника. Согласно Трудовому кодексу РФ (далее – ТК РФ) её выдача на руки регулируется рядом статей и нормативных актов. В данной статье рассмотрены случаи‚ когда работодатель обязан выдать оригинал трудовой книжки‚ порядок оформления передачи‚ необходимые документы и особенности хранения.

Нормативная база

Статья 62 ТК РФ – работодатель обязан выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования РФ.
Статья 84.1 ТК РФ – регулирует вопросы ведения и хранения трудовых книжек‚ а также порядок их выдачи по требованию работника.
Порядок заполнения и хранения трудовых книжек (утверждён Приказом Минтруда России № 697н от ) – содержит образцы актов‚ заявлений и записей в трудовой книжке.
Письмо Роструда от № ПГ/07‑26‑668/23‑10542 – разъясняет‚ что выдача трудовой книжки на руки допускается только в случаях‚ предусмотренных ТК РФ (увольнение‚ подача в ФСС‚ запрос работника для внесения исправлений и т;д.).

Когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки

Согласно практике и разъяснениям контролирующих органов‚ выдача оригинала трудовой книжки возможна в следующих ситуациях:

Увольнение работника (прекращение трудового договора). В день увольнения сотрудник получает трудовую книжку лично под подпись в книге учёта движения трудовых книжек (форма Т‑2) и в самой трудовой книжке.
Подача документов в Фонд пенсионного и социального страхования (например‚ для назначения пенсии‚ пособий по безработице‚ больничных листов и т.п.). В этом случае работник подаёт письменное заявление‚ и работодатель выдаёт оригинал трудовой книжки.
Запрос работника для внесения исправлений или дополнений (например‚ при переводе на другую работу‚ изменении данных о профессии‚ квалификации‚ период работы и т.д.). Работник должен оформить заявление о выдаче трудовой книжки на руки.
Переход на электронную трудовую книжку – при подаче заявления о переходе на электронный формат работник может потребовать выдачу бумажного оригила для личного хранения или передачи в новый работодатель.
Иные случаи‚ прямо предусмотренные законодательством (например‚ по требованию судебных органов‚ следственных органов‚ при оформлении алиментов и т.д.).

Важно: в остальных ситуациях (например‚ простое желание сотрудника получить копию для личного архива) работодатель не обязан выдавать оригинал трудовой книжки; достаточно предоставить заверенную копию или выписку.

Порядок выдачи трудовой книжки на руки

Подготовка заявления работника

Работник подаёт письменное заявление о выдаче трудовой книжки на руки. В заявлении указываются:

ФИО работника;
Должность и структурное подразделение;
Основание выдачи (увольнение‚ подача в ФСС‚ внесение исправлений и т.д.);
Дата подачи заявления;
Подпись работника.

Образец заявления можно найти в системе КонсультантПлюс (раздел «Акты‚ образцы‚ формы‚ договоры»).

Оформление акта о выдаче

После получения заявления работодатель готовит акт о выдаче трудовой книжки на руки. В акте фиксируются:

Номер и дата акта;
Данные о работнике и трудовой книжке (серия‚ номер‚ дата выдачи);
Основание выдачи (ссылка на статью ТК РФ или заявление работника);
Факт получения трудовой книжки работником (подпись сотрудника и дата получения);
Подпись уполномоченного лица (кадровик‚ руководитель отдела кадров) и печать организации (если имеется).

Одновременно в книге учёта движения трудовых книжек (форма Т‑2) делается запись о выдаче: указывается дата‚ номер трудовой книжки‚ ФИО работника и подпись получающего.

Выдача трудовой книжки

Трудовая книжка передаётся работнику под роспись в самом документе (в графе «Выдана на руки» ставится подпись работника и дата). После этого работодатель считается освобождённым от ответственности за ведение и хранение данной трудовой книжки.

Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (отсутствие работника‚ отказ от получения и т.п.)‚ работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на отправку её по почте (заказным письмом с описью вложения).

Особенности выдачи при разных основаниях

При увольнении

Согласно п. 2 ст. 84.1 ТК РФ и разъяснениям Роструда‚ в день увольнения работник получает:

Трудовую книжку (оригинал) под подпись;
Справку о заработке (форма 2‑НДФЛ) и иные документы‚ связанные с трудовыми отношениями;
Запись в трудовой книжке о расторжении трудового договора (дата‚ основание‚ номер приказа).

Срок выдачи – не позднее последнего дня работы. Если работник не явился‚ работодатель обязан хранить трудовую книжку не более трёх лет‚ после чего она передаётся в архив организации.

Для подачи в ФСС

Работник подаёт заявление о выдаче трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования. После получения оригила он самостоятельно представляет её в ФСС. Работодатель не несёт ответственности за дальнейшее использование документа.

Для внесения исправлений

Если работник просит выдать трудовую книжку для исправления ошибок (например‚ неправильно указанная дата приёма‚ неверная профессия)‚ после внесения исправлений работник обязан вернуть оригинал трудовой книжки работодателю для дальнейшего хранения. В трудовой книжке делается запись о внесении исправлений (ссылка на приказ‚ дата‚ подпись ответственного лица).

При переходе на электронную трудовую книжку

С 2021 г. в России действует система электронных трудовых книжек. При подаче заявления о переходе на электронный формат работник может потребовать выдачу бумажного оригила для личного хранения. После подтверждения перехода в электронную систему работодатель продолжает вести электронный учёт‚ а бумажный оригил остаётся у работника.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение требований ТК РФ о выдаче трудовой книжки может повлечь:

Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц‚ от 100 000 до 200 000 руб. для организаций);
Возможность признания действий работодателя незаконными в суде (например‚ при восстановлении на работе или взыскании заработной платы);
Потерю доверия со стороны сотрудников и репутационные риски.

Поэтому важно строго соблюдать установленный порядок‚ оформлять все документы письменно и хранить их в соответствии с требованиями законодательства.

Практические рекомендации для кадровых служб

Создайте шаблоны заявления о выдаче трудовой книжки и акта о выдаче (можно взять из КонсультантПлюс или ГАРАНТ).
Обеспечьте контроль сроков: при увольнении – выдача в последний день работы; при запросе – не более трёх рабочих дней с даты получения заявления.
Ведите журнал учёта issued трудовых книжек (можно использовать электронную форму Т‑2 с электронной подписью).
Обучайте сотрудников кадровой службы правилам заполнения трудовой книжки и порядку её выдачи.
Храните копии всех заявлений и актов в личном деле работника не менее 50 лет (как требует законодательство о хранении кадровых документов).
При отказе в выдаче предоставляйте работнику мотивированный письменный ответ со ссылкой на нормы ТК РФ и предлагайте альтернативные способы получения необходимой информации (выписка‚ заверенная копия).

Выдача трудовой книжки на руки – это строго регламентированная процедура‚ основанная на статьях 62 и 84.1 ТК РФ‚ а также на нормативных актах Минтруда и разъяснениях Роструда. Работодатель обязан выдавать оригинал трудовой книжки только в случаях‚ прямо предусмотренных законом (увольнение‚ подача в ФСС‚ запрос работника для внесения исправлений‚ переход на электронный формат и иные специальные основания). При соблюдении установленного порядка оформления заявлений‚ актов и записей в книге учёта движения трудовых книжек организация minimизирует риски административной ответственности и обеспечивает прозрачность кадрового документооборота.

Для более детальной информации рекомендуется обращаться к актуальным версиям КонсультантПлюс и ГАРАНТ‚ где представлены образцы документов‚ комментарии экспертов и последние изменения в законодательстве.