Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно российскому трудовому законодательству, трудовая книжка выдается по месту работы, и именно работодатель несёт ответственность за её ведение, хранение и выдачу. В этой статье мы подробно разберём, когда и как выдаётся трудовая книжка, какие исключения существуют, как действовать при переходе на электронный формат и что делать при увольнении или смене места работы.

Когда трудовая книжка выдается работнику?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка выдается работнику только при увольнении. Это основное правило, которое действует без исключений. Однако существуют важные нюансы и ситуации, когда выдача возможна и в период трудовых отношений.

Выдача при увольнении — обязательное правило

При расторжении трудового договора работодатель обязан в день увольнения выдать работнику трудовую книжку с последней записью об увольнении. Это требование закреплено в части 3 статьи 84.1 ТК РФ. Задержка выдачи может повлечь за собой административную ответственность работодателя и компенсацию за вынужденный прогул.

Выдача в период работы — по письменному заявлению работника

Несмотря на общее правило, работник вправе запросить трудовую книжку в период работы — например, для предоставления в органы социальной защиты, Пенсионный фонд, банк при оформлении кредита или при поступлении на другую работу по совместительству.

В этом случае работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента подачи письменного заявления (см. п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Заявление должно быть оформлено в письменной форме и содержать:

• ФИО работника;
• должность;
• причину запроса (например, «для предоставления в ПФР»);
• дату и подпись.

Важно: работодатель не вправе отказать в выдаче книжки при наличии такого заявления, даже если работник не увольняется.

Трудовая книжка и электронный формат: что изменилось?

С 2021 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работник может выбрать, какую форму предпочесть: бумажную или электронную. Это решение оформляется письменным заявлением на имя работодателя.

Что происходит при выборе ЭТК?

• Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, работодатель выдает её на руки с последней записью о переходе на ЭТК.
• С этого момента все сведения о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение) передаются в Пенсионный фонд РФ в электронном виде.
• Бумажная книжка больше не ведётся, но сохраняется как исторический документ.

Как проверить, есть ли у кандидата ЭТК?

При приёме на работу в 2026 году работодатель должен:

1. Запросить у соискателя трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК).
2. Если книжки нет — проверить наличие ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или в ПФР.
3. Если работник ранее не имел трудовой книжки — работодатель обязан завести ему ЭТК в течение 5 рабочих дней.

Если работник уже имеет ЭТК, то при устройстве на новое место работы работодатель не ведёт бумажную книжку — он передаёт данные в ПФР, а работник может получить выписку из ЭТК в любое время через:

• личный кабинет на Госуслугах;
• МФЦ;
• Пенсионный фонд;
• сайт ПФР (pfrf.ru).

Особенности для внешних совместителей

Согласно статье 66 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ № 225:

• Трудовую книжку внешнего совместителя хранят и заполняют только по месту основной работы.
• На работу по совместительству работник предоставляет справку о работе по основному месту (выданную работодателем по месту основной работы).
• Работодатель по совместительству не ведёт трудовую книжку и не вносит в неё записи — даже если работник просит.

Исключение: если работник работает по совместительству внутренне (в той же организации), то запись о совместительстве вносится в трудовую книжку по месту основной работы.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если работник потерял трудовую книжку, он должен:

1. Написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат.
2. Предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж: трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов;
3. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.

Если предыдущий работодатель ликвидирован, работник обращается в архив или в Пенсионный фонд для получения сведений.

Выдача трудовой книжки при смене работодателя: пошаговая инструкция

При увольнении и последующем трудоустройстве:

1. Увольнение: работодатель выдаёт трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.
2. Приём на новую работу: новый работодатель принимает книжку и вносит запись о приёме на работу в течение 5 рабочих дней.
3. Если работник выбрал ЭТК: новый работодатель не получает бумажную книжку — он регистрирует сотрудника в системе ПФР и передаёт данные о приёме.

Важно: никто не имеет права удерживать трудовую книжку — ни предыдущий, ни новый работодатель. Даже если сотрудник не отработал испытательный срок или не сдал документы — книжка выдаётся в обязательном порядке.

Ответственность работодателя

Нарушение правил выдачи трудовой книжки влечёт за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 рублей для организации;
• Компенсацию за вынужденный прогул, по среднему заработку за каждый день задержки;
• Риск судебных исков от работников.

• Трудовая книжка выдается по месту работы — только работодатель, где трудится работник, ведёт и выдаёт её.
• Выдача возможна только при увольнении или по письменному заявлению работника в период работы.
• При выборе электронной трудовой книжки бумажная выдается на руки с пометкой о переходе — и больше не ведётся.
• Для совместителей книжка хранится и заполняется только по месту основной работы.
• Удержание книжки — нарушение закона, влекущее штрафы и компенсации.
• При утрате книжки выдаётся дубликат на основании подтверждающих документов.

Помните: трудовая книжка, это не просто бумажка. Это ваша профессиональная биография, которая влияет на пенсию, трудоустройство и социальные гарантии. Поэтому соблюдение правил её выдачи — обязанность каждого работодателя и право каждого работника.

Если вы — работник: всегда требуйте выдачу книжки в установленные сроки. Если вы — работодатель: соблюдайте закон — это защитит вас от штрафов и конфликтов.

Важно! С 2026 года все новые трудовые отношения оформляются с учётом электронного формата. Бумажная книжка остаётся актуальной только для тех, кто не подал заявление о переходе на ЭТК.