В современном кадровом делопроизводстве все чаще возникает вопрос: в каких случаях и на какие категории работников трудовая книжка не ведется? С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что сделало эту тему еще более актуальной. Несмотря на цифровизацию, традиционная бумажная трудовая книжка по-прежнему остается главным доказательством трудового опыта, и цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы. Разберемся во всех нюансах подробно.
На кого трудовая книжка не ведется по закону?
Согласно Трудовому кодексу РФ, существуют четкие категории лиц, на которых работодатель не обязан заводить и вести трудовую книжку. К ним относятся:
- Работники, трудоустроенные по совместительству. По закону трудовая книжка ведется только по основному месту работы. Для совместителей подтверждением стажа служат копии приказов или справки с основного места работы.
- Работники, с которыми заключен договор гражданско-правового характера (ГПХ). Подрядчики и исполнители не состоят с заказчиком в трудовых отношениях, поэтому запись в трудовую книжку не вносится.
- Работники, проработавшие у работодателя менее 5 дней. Однако это правило перестает действовать, если для сотрудника это первое место работы.
- Работники, отказавшиеся от бумажной трудовой книжки. С 2020 года и по завершении переходного периода (1 января 2026 года), сотрудники имели право подать заявление о переходе исключительно на электронный формат (ЭТК).
Электронная трудовая книжка (ЭТК): итоги переходного периода
Электронная трудовая книжка появилась в России 5 лет назад. Это нововведение сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, благодаря удобству и безопасности хранения данных.
С 1 января 2026 года переходный период полностью завершен. Что это означает на практике?
- Вся информация о трудовом стаже новых сотрудников теперь изначально формируеться в электронном виде и передается в Социальный фонд России (СФР).
- Цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы. Все данные за прошлые периоды сохранены.
- Главным доказательством трудового опыта по-прежнему остается бумажная трудовая книжка, если работник не отказался от её ведения.
Одновременное применение бумажного и электронного вариантов
Как разъяснила член комитета Госдумы по труду, социальной политике и делам ветеранов Екатерина Стенякина, одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законодательством.
Это происходит в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки. В такой ситуации работодатель обязан вести двойной учет: вносить записи как в привычный бумажный бланк, так и передавать электронные сведения в СФР.
Как подчеркнули в Госдуме, традиционные бумажные трудовые книжки сохранятся, если они уже заведены и работник изъявил желание продолжить их ведение. Принудительная ликвидация бумажного документа не допускается.
Особые случаи кадрового учета
Иногда на практике возникают спорные ситуации. Например, рассматривая спор о правомерности привлечения индивидуального предпринимателя к ответственности за отсутствие трудовой книжки, суды часто встают на сторону работодателя, если выясняется, что характер отношений был гражданско-правовым, а не трудовым.
Также стоит отметить, что для некоторых категорий занятости ведение трудовой книжки имеет свои особенности из-за специфики дохода и статуса. Например, фрилансеры, самозанятые и лица, выполняющие разовые задания, не нуждаются в трудовой книжке. Даже в таких сложных экономических реалиях, когда некоторые специалисты отмечают: «Не могу себе позволить работать учителем, т.к. зарплата ниже моего достоинства», люди часто уходят в частный репетиторский сектор или статус самозанятого, где трудовая книжка не ведется вовсе.
Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?
Поскольку цифровой стаж не отменяет бумажный, при утере документа важно восстановить записи. Работодатель обязан выдать дубликат. Если компания ликвидирована, восстановить записи можно через архивные запросы или выписки из СФР, подтверждающие уплату страховых взносов.
Понятие «трудовая книжка не ведется на» охватывает широкий спектр ситуаций: от совместительства и договоров ГПХ до полного перехода на ЭТК. Завершение переходного периода в 2026 году не означает уничтожения бумажных носителей — они остаются полноправным доказательством стажа для тех, кто решил их сохранить. Главное правило для современного кадровика — соблюдать баланс между требованиями цифрового учета и правом работника на бумажный документ.