Трудовая книжка – официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника. В ней фиксируются сведения о местах работы, должностях, периодах занятости, полученных наградах и других важных моментах трудовой жизни. Вопрос «Трудовая книжка выдается кому?» часто вызывает затруднения, поэтому в этой статье мы подробно разберём, кто имеет право получать трудовую книжку, какие существуют её формы и какие обязанности возлагаются на работодателя.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения и выдачи трудовых книжек в России:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 63.
- Постановление Правительства РФ от 20 июня 1974 г. № 447 «Об образцах трудовых книжек».
- Постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. (инструкция о порядке ведения трудовых книжек).
- Приказ Минтруда России от 28 декабря 2020 г. № 414н «Об электронных трудовых книжках»;
- С 2021 года – переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК) в большинстве организаций.
Кому выдается трудовая книжка?
Обязательные получатели (по ТК РФ)
Трудовая книжка должна быть выдана каждому работнику, который:
- находится в трудовых отношениях с работодателем, оформленными по трудовому договору (в т.ч. срочному);
- планирует получать пенсию, социальные выплаты, а также использовать стаж для профессионального роста;
- работает в организациях, где предусмотрено ведение бумажных трудовых книжек (например, в некоторых государственных учреждениях, в малых предприятиях, где ещё не внедрена ЭТК).
Исключения – когда книжка не выдаётся
Трудовая книжка не обязана выдаваться:
- работникам, нанятым на работу по гражданско‑правовым договорам (графики, подряды, услуги);
- самозанятым, индивидуальным предпринимателям и фрилансерам без официального трудового договора;
- стажёрам и практикантам, если их деятельность оформлена как учебная, а не как трудовая.
Специальные категории
Для некоторых групп граждан предусмотрены особые правила:
- Военнослужащие – получают специальную военную трудовую книжку.
- Госслужащие – могут вести отдельный служебный журнал, но в большинстве случаев им также выдаётся обычная трудовая книжка.
- Лица, работающие в системе электронных трудовых книжек – получают доступ к своей ЭТК через портал Госуслуги и не получают бумажный документ, если только не потребуют его в особых случаях (например, для оформления пенсии).
Формы трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка
Традиционный вариант, оформляемый в виде небольшого формата книги (обычно 16–24 листов). В неё вносятся записи вручную, подпись и печать работодателя ставятся на каждом листе.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года большинство работодателей обязаны вести ЭТК. Основные преимущества:
- автоматическая передача данных в Социальный фонд России;
- возможность онлайн‑проверки записей работником;
- отсутствие риска потери бумажного документа.
Для доступа к ЭТК сотруднику необходимо иметь подтверждённый аккаунт на портале Госуслуг.
Порядок выдачи трудовой книжки
Приём на работу
- Работодатель проверяет наличие у соискателя действующей трудовой книжки (бумажной) или подтверждённого аккаунта в системе ЭТК.
- Если книжка отсутствует, работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней после подписания трудового договора.
- Для ЭТК – работодатель регистрирует сотрудника в системе, а работнику отправляется уведомление о создании электронного профиля.
Приостановка и возврат
Трудовая книжка может быть временно изъята у работника в следующих случаях:
- при переводе в другую организацию (книжка передаётся новому работодателю);
- при необходимости оформления пенсионных выплат, социальных пособий, а также в случае судебных разбирательств.
Работодатель обязан вернуть книжку в течение трёх дней после завершения соответствующей процедуры.
Оформление при увольнении
- Работодатель вносит запись о прекращении трудовых отношений.
- Работнику выдаётся справка о трудовой деятельности (для бумажной книжки) и/или подтверждение в ЭТК.
- Если книжка была выдана в электронном виде, работник может распечатать её при необходимости.
Ответственность работодателя
Неисполнение обязанности по выдаче трудовой книжки влечёт за собой:
- штраф в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
- возможные трудовые споры и иски со стороны работника (например, взыскание заработка за период задержки выдачи книжки);
- нарушение прав работника на получение пенсионных и социальных выплат.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому обязана выдавать трудовую книжку?
Любому работодателю, заключающему трудовой договор с работником, за исключением случаев, когда трудовые отношения оформляются гражданско‑правовым договором.
Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки и сразу перейти на электронную?
Да. По желанию работника и при наличии технической возможности у работодателя, можно сразу оформить ЭТК. При этом работнику необходимо подтвердить свою личность в системе Госуслуг.
Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку в срок?
Работник имеет право обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд с иском о возмещении убытков и взыскании штрафа.
Можно ли использовать электронную трудовую книжку для оформления пенсии?
Да. ПФР принимает данные из ЭТК, однако в некоторых случаях пенсионный фонд может потребовать распечатку записей для подтверждения.
Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих профессиональный путь гражданина. По состоянию на 2026 год большинство организаций перешли на электронный формат, однако бумажные книжки всё ещё остаются актуальными в ряде отраслей и ситуаций. Работодатели обязаны своевременно выдавать трудовые книжки (бумажные или электронные) каждому сотруднику, а работники – следить за правильностью внесённых записей, поскольку от этого зависят их будущие пенсионные и социальные выплаты.
Помните: правильное ведение трудовой книжки – залог вашей социальной защищённости.
Дата последнего обновления статьи: