Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том‚ кто и за чей счет должен приобретать этот документ‚ особенно для впервые устраивающихся на работу‚ часто вызывает путаницу. Данная статья разъясняет правовые нормы‚ бухгалтерские аспекты и практику организации процесса закупки трудовых книжек работодателем.
Кто обязан приобретать трудовую книжку? Правовая основа
Согласно действующему законодательству РФ‚ обязанность по обеспечению работника трудовой книжкой лежит исключительно на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе).
Для впервые устраивающихся на работу
Если гражданин устраивается на работу впервые и не имеет трудовой книжки‚ работодатель обязан за свой счет приобрести для него чистый бланк трудовой книжки установленного образца и оформить его. Это прямо следует из Постановления Правительства РФ от № 225 (в редакции‚ действующей на 2026 год)‚ утвердившего Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Важный вывод: Требовать от сотрудника‚ впервые принимаемого на работу‚ самостоятельно купить трудовую книжку незаконно. Такое действие противоречит нормам трудового права.
Для работников‚ уже имеющих книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая книжка (в бумажном или электронном виде)‚ работодатель обязан принять ее к учету и вести дальнейшее заполнение. Покупка нового бланка в этом случае не требуется.
Бухгалтерский и налоговый учет покупки книжек
Поскольку приобретение трудовых книжек — это расходы работодателя‚ они должны правильно отражаться в учете.
Учет у работодателя
Затраты на покупку бланков трудовых книжек (и вкладышей) учитываются как материальные запасы (счет 10 «Материальные запасы») или сразу как расходы на оплату труда (счет 20‚ 26‚ 44 и др.)‚ в зависимости от учетной политики организации. Ключевой момент — документ о приобретении (товарная накладная‚ счет-фактура) должен быть оформлен на работодателя.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
Приобретение бланков трудовых книжек облагается НДС по ставке 20% (или 0%‚ если поставщик применяет льготу‚ например‚ для образовательных учреждений). Работодатель‚ являясь плательщиком НДС‚ имеет право принять эту сумму к вычету при условии‚ что книга (бланк) будет использоваться в деятельности‚ облагаемой НДС‚ и на него оформлен соответствующий счет-фактура.
Важно: Если бы работник покупал книжку самостоятельно‚ работодатель не мог бы отразить эту операцию в своем бухгалтерском и налоговом учете‚ что нарушает принцип документального подтверждения расходов.
Где и как организация должна закупать трудовые книжки?
Работодатель должен приобретать только официальные защищенные бланки установленного образца.
Официальный производитель
С 1974 года бланки трудовых книжек изготавливает исключительно Государственный знак (Гознак). Поэтому закупать нужно продукцию у официальных распространителей‚ имеющих прямые договоры с Гознаком или его уполномоченными дистрибьюторами.
Каналы поставки
- Специализированные канцелярские компании и оптовые поставщики‚ работающие с продукцией Гознака.
- Официальные интернет-магазины‚ имеющие право продажи защищенной полиграфической продукции.
- Крупные розничные сети канцелярских товаров‚ которые закупают у официальных дистрибьюторов.
Не рекомендуется приобретать бланки у случайных частных продавцов или на сомнительных площадках‚ так как высок риск приобретения неоригинального‚ нестандартного или даже поддельного документа‚ что вызовет проблемы при проверках.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2020 года в России параллельно с бумажными введена система электронных трудовых книжек (ЭТК). Это не отменяет‚ а дополняет существующую систему.
Обязанность работодателя
Все работодатели‚ открывающие новые трудовые отношения с 2020 года‚ обязаны:
- Вести сведения о трудовой деятельности работника в форме ЭТК в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
- При этом работник вправе получить на руки бумажный бланк трудовой книжки (за счет работодателя) или отказаться от него‚ предпочитая только электронный формат.
Практика для организаций
Организация должна:
- Иметь возможность закупать бумажные бланки для тех сотрудников‚ которые на них оформляют заявление.
- Обеспечивать корректное и своевременное внесение данных в ЭТК через сервисы СФР (Службы государственного пенсионного страхования).
- Согласовывать с сотрудником форму ведения его трудовой истории (бумажная‚ электронная или обе).
Алгоритм действий для отдела кадров и бухгалтерии
Чтобы процесс был легальным и прозрачным‚ рекомендуется следующий порядок:
- Определение потребности: Планирование количества бланков на год (для вновь принимаемых) и вкладышей (для уже работающих).
- Приемка и оприходование: Бланки принимаются на склад по материальным ценностям (счет 10).
- Выдача кадровику: Бланк передается сотруднику отдела кадров для оформления при приеме на работу. Акт выдачи/приемки не требуется‚ но желательно иметь внутренний документ (расписка).
- Оформление: Кадровик заполняет книжку‚ делает необходимые отметки. При увольнении выдает книжку работнику под расписку.
- Учет в бухгалтерии: Стоимость бланков списывается на расходы (например‚ через счет 20 «Основное производство» или 26 «Общехозяйственные расходы»). НДС принимается к вычету.
Главный принцип: Трудовая книжка (бланк), это инструмент работодателя для выполнения его обязанностей по оформлению трудовых отношений. Все расходы на ее приобретение‚ ведение и передачу несет организация.
Нарушение этого правила (требование от работника купить книжку самостоятельно) является прямым нарушением Трудового кодекса РФ и может повлечь административную ответственность для должностных лиц и организации. Правильная организация процесса закупки‚ учета и использования бланков защищает компанию от рисков‚ обеспечивает законность кадрового документооборота и соблюдает права работников.