Трудовая книжка – обязательный документ, фиксирующий место работы, периоды занятости и прочие сведения о трудовой деятельности сотрудника. Её оформление и выдача регулируются Трудовым кодексом РФ и рядом нормативных актов. В этой статье подробно рассматривается, кто имеет право и обязанность приобретать бланк трудовой книжки, а также какие нюансы связаны с покупкой и оплатой этого документа.
Юридический фон
Согласно п. 44 Порядка ведения и хранения трудовой документации (утв. № 1250), бланки трудовых книжек и их вкладышей могут быть закуплены только у изготовителя или у уполномоченного распространителя. При этом покупка должна осуществляться на основании договора с поставщиком.
Трудовое право (ГАРАНТ.РУ, ) подчёркивает, что расходы на приобретение бланка в конечном итоге несут работодатели, если книжка была испорчена не по вине работника.
Кто имеет право покупать?
- Работодатель (организация) – основной покупатель.
- Работник может приобрести бланк самостоятельно, но только в случае, когда работодатель этого не делает.
- Канцтовары, специализированные магазины и онлайн‑витрины (например, Akvarel.com) также реализуют такие бланки, однако их покупка должна соответствовать требованиям к качеству и соответствию официальным образцам.
Кто покупает трудовую книжку?
По практическим данным (Mail.ru, 2015‑07‑03) «организация покупает бланк (и, соответственно, заполняет трудовую)», а с работника впоследствии взимаются деньги за бланк только в случае согласования с ним.
В случае, когда работник сам приобретает бланк (например, в 2026 году), он имеет право использовать его, но работодатель не вправе самостоятельно заполнять его данные (см. ответы Mail.ru, 2014‑10‑07). Таким образом, покупка работником не отменяет обязанности работодателя вести учет, но ограничивает его право вноса сведений.
Как оформляется покупка?
- Определяется поставщик (изготовитель или уполномоченный распространитель).
- Заключается договор о поставке бланков и/или вкладышей.
- Оплата производится из средств организации, если иное не предусмотрено внутренними нормативными актами.
- При получении бланка работник (при наличии) может оплатить их самостоятельно, но только в случае, когда работодатель этого не делает.
Возможность удержания стоимости с работника
Согласно разъяснениям (Трудовое право, 2021‑11‑02), работодатель не имеет права удерживать из заработка сумму, потраченную на покупку бланка, если повреждение книги произошло не по вине работодателя. То есть, если книжка испорчена по вине самого работника, стоимость её замены может быть взыскана, но только после согласования с ним.
Что происходит, если работник уже купил бланк?
- Работодатель обязан предоставить ему новый бланк (если требуется замена).
- Заполнять данные в книжке может только работодатель, иначе информация может не быть признана официальной.
- Если работник самостоятельно приобрёл книжку, он имеет право её использовать, но работодатель не вправе вносить в неё сведения без его согласия.
Пошаговая инструкция для новичков
Для тех, кто впервые сталкивается с вопросом «где взять трудовую книжку», подготовлена следующая инструкция:
- Обратиться в кадровую службу организации – она приобретает необходимые бланки у изготовителя.
- Если кадровый отдел не обеспечивает выдачу, можно самостоятельно купить бланк в канцелярском магазине или у официального поставщика.
- После получения бланка необходимо предоставить его работодателю для внесения сведений.
- При необходимости заменить повреждённую книжку – оформить её возврат и закупить новую в соответствии с вышеописанными правилами.
- работодатель не вправе заполнять её данные;
- затраты на покупку могут быть взысканы с работника только при взаимном согласии;
- при необходимости замены работодатель обязан обеспечить новый бланк.
Таким образом, соблюдение установленных правил позволяет избежать юридических споров и гарантирует правильное оформление трудовых отношений.