Трудовая книжка (в т.ч. в форме электронной), это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж и опыт работы гражданина. Вопрос о том‚ кто и в каком порядке обязан её вести‚ регулируется Трудовым кодексом РФ и вызывает много вопросов. Данная статья подробно разбирает всех субъектов обязанности‚ условия её возникновения и современные правила ведения.

Основное правило: кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ обязанность по ведению трудовых книжек возложена на работодателей в лице юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Кто НЕ обязан вести трудовые книжки?

Из этого общего правила есть важное исключение. Не обязаны вести трудовые книжки:

• Работодатели — физические лица‚ которые не зарегистрированы в качестве индивидуальных предпринимателей и не осуществляют предпринимательскую деятельность (например‚ найм домашней прислуги‚ репетиторство без регистрации).

Условия возникновения обязанности: когда именно нужно вести книжку?

Обязанность возникает не для всех работников‚ а только при выполнении двух ключевых условий одновременно:

1. Срок работы: работник проработал у данного работодателя более пяти дней.
2. Характер работы: работа у данного работодателя является для работника основной. Под основной обычно понимается деятельность‚ приносящая основной доход‚ а не разовая или временная подработка.

Форма ведения: бумажная или электронная?

С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Правила изменились:

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — основной формат

• Все работодатели (юрлица и ИП) с 2022 года обязаны вести сведения о трудовой деятельности в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД).
• При этом работник имеет право однократно выбрать бумажный формат (получить бумажную книжку)‚ если он не согласен на электронный формат. Если такой выбор сделан‚ работодатель обязан оформить бумажную книжку.

Бумажная трудовая книжка — исключительный случай

Обязанность вести бумажную книжку сохраняется только в двух ситуациях:

1. Работник сам выбрал бумажный формат (написал заявление).
2. У работника уже есть заполненная бумажная трудовая книжка (полученная до 2021 года). В этом случае работодатель продолжает её вести‚ делая новые записи в неё.

Что вносится в трудовую книжку?

В книжку (бумажную или электронную) вносятся обязательные сведения:

• ФИО работника‚ дата рождения.
• Сведения о работодателе (наименование‚ ОГРН‚ ИНН).
• Дата и основание приема на работу (приказ‚ договор).
• Сведения о переводах на другую постоянную работу.
• Дата и основание увольнения.
• Сведения о награждениях (если есть).
• Подпись работника и печать работодателя (для бумажного варианта).

Обязанности работодателя по хранению и выдаче

Работодатель (юрлицо или ИП) отвечает не только за внесение записей‚ но и за:

• Обеспечение работника бланком книжки (если выбрана бумажная форма) или доступом к ЭТК.
• Хранение трудовых книжек (бумажных) в безопасных условиях.
• Выдачу трудовой книжки (бумажной) работнику при увольнении или по первому требованию.
• Передачу сведений из ЭТК в случае перехода работника к другому работодателю (это происходит автоматически через ЕГИС ТД).

Ответственность за неисполнение обязанности

Нарушение порядка ведения трудовых книжек (неоформление‚ несвоевременное внесение записей‚ непредоставление по требованию) влечет административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы для должностных лиц и юридических лиц могут быть значительными.

Краткая сводка-таблица

Ключевой вывод: Обязанность вести трудовые книжки (в подавляющем большинстве случаев, в электронном формате через ЕГИС ТД) лежит на всех работодателей‚ зарегистрированных в качестве юридических лиц или индивидуальных предпринимателей‚ при условии‚ что работник проработал более 5 дней и эта работа является для него основной. Физические лица‚ не являющиеся ИП‚ такой обязанности не несут. Работник вправе выбрать бумажный формат‚ но только один раз и на весь период трудовых отношений.

Важно: Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или официальными источниками (КонсультантПлюс‚ Гарант).