Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Внесение в неё записей строго регламентировано Трудовым кодексом РФ и правилами ведения. Возникает вопрос: имеет ли право одна организация вносить записи в трудовую книжку работника, который числится в штате другой компании? Ответ однозначен: нет, за редким исключением, о котором пойдет речь ниже. Неправильное внесение записей третьими лицами ведёт к признанию документа недействительным и проблемам с подтверждением стажа в Пенсионном фонде.

Ключевой принцип: запись вносит только текущий (или бывший) работодатель

Главное правило, которое нельзя забывать: Записи в трудовую книжку вправе вносить только организация, с которой работник находится (или находился) в трудовых отношениях на момент совершения действия (приём, увольнение, перевод). Это прямо следует из ст. 66 и ст. 85 Трудового кодекса РФ.

Ни у какой другой организации нет права вносить записи или исправления в трудовую книжку лица, которое не состоит с ней в трудовых отношениях.

Два основных сценария, которые часто путают

Запись о работе по совместительству

Это самый частый случай, вызывающий путаницу. Работник официально трудится на основном месте работы, а параллельно по совместительству — в другой организации.

• Кто вносит запись? Запись о совместительстве вносится по месту основной работы, а не по месту совмещения.
• На основании чего? На основании документа от работодателя-совместителя (например, копии приказа о приёме на работу по совместительству или трудового договора).
• Как выглядит запись? Вносится во второй блок (раздел «Сведения о работе») основной трудовой книжки. Указывается:
  • Наименование организации-совместителя.
  • Должность и/или подразделение.
  • Пометка «совместительство».
  • Реквизиты приказа работодателя-совместителя (номер, дата).
• Важно: В самой организации-совместителе запись в не вносится, так как у работника с ней нет основного трудового договора. Она лишь подтверждает факт работы по совместительству для основного работодателя.

Внесение пропущенной записи за период работы у другого нанимателя (бывшего работодателя)

Ситуация, когда в трудовой книжке отсутствует запись о работе в предыдущей (или параллельной) компании. Например, работник устроился в новую фирму, но забыл принести старую книжку, а бывший работодатель её не вернул.

• Кто вносит запись? Запись о пропущенном периоде работы не вносится текущим работодателем. Её может внести только тот работодатель, у которого фактически происходила работа (бывший наниматель).
• На основании чего? На основании имеющихся у бывшего работодателя документов: приказов о приёме/увольнении, трудового договора, личных карточек (Т-2) и т.д.
• Порядок действий:
  1. Работник должен обратиться с заявлением и документами к своему бывому работодателю с просьбой внести пропущенную запись.
  2. Бывший работодатель, установив факт работы, вносит запись в графу 3 раздела «Сведения о работе» своей трудовой книжки (если она у него осталась) или выдает работнику дубликат трудовой книжки/свидетельство о работе.
  3. Полученный документ (заверенная выписка, дубликат) работник предъявляет текущему работодателю для приобщения к его кадровым документам. Текущий работодатель не имеет права самовольно вносить в свою книжку запись о работе в другой организации.
• Критическая ошибка: Если текущий работодатель, имея на руках только копию приказа от другой компании, сам вносит в свою книжку запись «Принят на работу в ООО ‘Рога и Копыта’…», это является грубым нарушением. Такая запись будет недействительна, так как не подкреплена реальными трудовыми отношениями с этой организацией.

Образец правильной записи о совместительстве (вносится основным работодателем)

Графа 1 (наименование организации): Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

Графа 2 (дата и номер приказа): Приказ № 45-к от

Графа 3 (запись): С по совместительством работал в должности инженера (отдел разработки) в Обществе с ограниченной ответственностью «Бета» (на основании приказа № 12 от ).

Графа 4 (подпись ответственного лица): _________________ / Иванов И.И. /

Последствия неправильного внесения записей «от другого работодателя»

• Недействительность записи. Пенсионный фонд (СФР) при назначении пенсии потребует подтверждения стажа документами от того работодателя, который указан в записи. Если таких отношений не было, стаж не зачтут.
• Нарушение кадрового законодательства. На работодателя, внесшего ложную запись, может быть наложено административное взыскание.
• Исправление ошибки. Неправильную запись необходимо исключить (перечеркнуть, оставив читаемыми исходные данные, и сделать надпись «Исключить. Не работал(а)») и подписать с указанием даты. Но даже исправление не всегда снимает проблемы с подтверждением стажа.

Краткий алгоритм действий для работника

1. Если вы работаете по совместительству: Предоставьте основному работодателю документ от места совмещения (приказ, договор). Запись внесёт он.
2. Если в книжке нет записи о прошлой работе: Обратитесь с заявлением и документами к бывшему работодателю. Получите от него заверенную выписку или дубликат. Передайте эти документы текущему работодателю для приобщения к личному делу.
3. Если текущий работодатель пытается сам внести запись о работе в другой компании: Вежливо откажитесь и объясните, что это нарушение закона. Предложите предоставить вместо этого заверенную выписку от того работодателя.

Самое главное помнить: Трудовая книжка, это документ, отражающий исключительно ваши прямые трудовые отношения с конкретным работодателем. Запись «внесена в трудовую книжку другого работника» — это оксюморон и прямое указание на нарушение. Любые сведения о работе в иной организации должны подтверждаться документами от этой организации, а не вноситься по усмотрению текущего работодателя. Защищайте свои права и проверяйте корректность всех записей в своём главном трудовом документе.