Трудовая книжка, главный документ о стаже и трудовой деятельности работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажные бланки по-прежнему активно используются, и перед работодателями встает вопрос правильного учета затрат на их приобретение и выдачу. В этой статье мы подробно разберем, кто и как оплачивает бланки, как отражать эти операции в бухгалтерском и налоговом учете, и нужно ли применять кассовый аппарат при возмещении стоимости сотрудником.

Кто оплачивает бланк: работодатель или работник?

Согласно законодательству, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него более пяти дней. При первичном оформлении или выдаче дубликата возникает вопрос: за чей счет приобретается бланк?

• За счет работника: При выдаче трудовой книжки (или дубликата) администрация вправе взимать с работника плату. В некоторых нормативных актах упоминаются исторические суммы (например, 50 копеек за книжку и 30 копеек за вкладыш), однако на практике сегодня с сотрудника удерживается фактическая стоимость приобретенного бланка.
• За счет работодателя: Организация или ИП может закрепить в локальном нормативном акте (например, в Правилах внутреннего трудового распорядка) положение о безвозмездной выдаче трудовых книжек. В этом случае затраты несет работодатель.

Также распространена практика, когда работник сам покупает бланк в магазине и приносит его работодателю. Однако юристы и кадровики не рекомендуют этот вариант: работодатель обязан использовать только бланки, приобретенные у официальных распространителей (типографии Гознака), чтобы избежать подделок.

Бухгалтерский учет в бюджетных организациях

Для учреждений бюджетной сферы учет бланков строгой отчетности (БСО), к которым относятся трудовые книжки, строго регламентирован:

1. Поступление на склад: Бланки приходуются на балансе по счету 0 105 00 000 «Материальные запасы».
2. Списание для выдачи: Списание БСО со склада учреждения для закрепления за ответственным лицом отражается по дебету счетов 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов» или 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» и кредиту счета 0 105 00 000 «Материальные запасы».
3. Забалансовый учет: Одновременно со списанием, бланки трудовых книжек (и вкладышей в них) отражаются на забалансовом счете 03. На этом счете они учитываются вплоть до момента их непосредственной выдачи работнику.

Налог на прибыль: как учесть затраты?

Коммерческие организации часто задаются вопросом: можно ли учесть расходы на покупку бланков при расчете налога на прибыль? Ответ зависит от того, возмещает ли сотрудник стоимость книжки:

• Если книжка выдается за плату (сотрудник возмещает стоимость): Затраты работодателя на закупку кадровых бланков (без учета НДС) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Одновременно в доходах признается сумма, полученная от работника в качестве компенсации.
• Если книжка выдаеться безвозмездно: Затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее также относятся на прочие расходы. В этом случае компенсирующего дохода не возникает.

Что касается НДС, то дата формирования базы обложения НДС за трудовые книжки совпадает с днем оформления документа на имя новопринятого работника.

Нужно ли применять онлайн-кассу (ККТ)?

Один из самых частых вопросов у работодателей: если работник возмещает стоимость бланка, нужно ли пробивать чек по онлайн-кассе?

Минфин и ФНС неоднократно разъясняли этот вопрос. Согласно письму ФНС России от N АС-4-20/16571, удержание денежных средств из заработной платы сотрудника в счет компенсации затрат, понесенных в связи с осуществлением трудовой деятельности (в т.ч. приобретение бланка трудовой книжки, утрата или порча имущества), не образует природы термина «расчеты» в понимании Федерального закона N 54-ФЗ о применении ККТ.

Следовательно, при удержании стоимости трудовой книжки из зарплаты работника или при внесении им наличных в кассу организации в качестве компенсации расходов работодателя, применять онлайн-кассу не требуется.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): экономия в будущем

С 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки, которые постепенно снижают потребность в бумажных бланках. Переход на ЭТК имеет ряд существенных преимуществ для работодателя:

• Снижение затрат: Отпадает необходимость приобретать, хранить и учитывать бумажные бланки строгой отчетности.
• Упрощение учета: Нет риска утери или порчи бумажного документа, не нужно оформлять дубликаты.
• Скорость доступа: Обеспечивается быстрый доступ к информации для оформления пенсий, пособий и других социальных выплат.

Тем не менее, полностью отказаться от бумажных носителей пока нельзя: сотрудники, не подавшие заявление о переходе на ЭТК, продолжают вести бумажный вариант, а новички, устраивающиеся на работу впервые, сразу заводятся в электронном формате.

Затраты на трудовую книжку — это неотъемлемая часть кадрового и бухгалтерского делопроизводства. Главное для работодателя — грамотно организовать учет: своевременно оприходовать бланки на баланс, списывать их с одновременным переносом на забалансовый счет 03 (для бюджетников), корректно отражать прочие расходы при расчете налога на прибыль и не забывать, что компенсация стоимости бланка от сотрудника не требует применения кассовой техники. А постепенный переход на электронные трудовые книжки в перспективе позволит существенно сократить эти издержки;