Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Вопрос о том, кто несёт расходы на её приобретение, оформление и выдачу, регулируется нормативными актами РФ и разъяснениями контролирующих органов. Ниже представлен подробный анализ текущего законодательства и практики.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66, 84.1) – устанавливает обязанность работодателя вести и выдавать трудовую книжку.
• Постановление Правительства РФ от 03.01.15/4355 (п. 47) – допускает возмещение работодателем расходов, понесенных работником на приобретение книжки.
• Разъяснения КонсультантПлюс и Юридический СоветникЪ – уточняют, кто оплачивает бланк, вкладыш и дубликат.
• Информация о переходе на электронный учет с – бумажная книжка оформляется только у сотрудников, у которых она была заведена до этой даты.

Кто оплачивает первичную трудовую книжку?

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и статье «Современный предприниматель» (2018 г.), работодатель не вправе требовать от нового работника самостоятельно покупать бланк трудовой книжки. Бланки являются строгой отчетностью, изготавливаемой Гознаком, и их учёт ведётся в специальной приходно‑расходной книге организации. Следовательно, расходы на приобретение первой (первичной) трудовой книжки лежат на работодателе.

Кто оплачивает вкладыш в трудовую книжку?

Вкладыш – дополнительный лист, используемый при заполнении сведений о работе, переводах, награждениях и т.д. По информации из различных источников:

• КонсультантПлюс указывает, что «оплата вкладыша в трудовую книжку лежит на работодателе».
• Юридический СоветникЪ (2018 г.) делает вывод, что в общем случае работник оплачивает выдачу вкладыша и дубликата только в случае утраты или порчи документа по его вине.
• Постановление Правительства РФ позволяет работодателю возместить сотруднику сумму, потраченную на покупку книжки, если работник сам приобрёл её.

Кто оплачивает дубликат трудовой книжки?

Дубликат выдаёться при утрате, порче или уничтожении оригинала. Нормативные акты не возлагают на работодателя обязанность бесплатно изготавливать дубликат в случае вины сотрудника. Поэтому:

• Если утрата произошла по вине работника (например, потеря, повреждение), работник оплачивает изготовление дубликата (включая стоимость бланка и вкладыша).
• Если документ утрачен по вине работодателя (например, при хранении в организации), работодатель обязан выдать дубликат за свой счёт.

Выдача трудовой книжки при увольнении

Согласно ст. 84.1 ТК РФ и разъяснениям КонсультантПлюс:

• Работник получает трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) с записью об увольнении.
• Если книжка не была выдана в день увольнения, по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать её не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
• Расходы на отправку (например, почтовые услуги) при выдаче книжки по запросу оплачивает организация.

Особенности после (электронный учет)

С 1 января 2021 года для лиц, впервые устраивающихся на работу, бумажная трудовая книжка не оформляется. Сведения о приёме на работу ведутся в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР). Бумажная книжка продолжает вестись только у сотрудников, у которых она была заведена до 2021 года. В этом случае порядок оплаты остаётся прежним: работодатель оплачивает бланк и вкладыш, а работник – только в случае виновной утраты/порчи.

Практические рекомендации для работодателей

1. При приёме на работу нового сотрудника (после ) оформляйте электронную трудовую деятельность и передавайте данные в СФР – никаких расходов на бланк не возникает.
2. Для сотрудников, у которых бумажная книжка ведётся до 2021 года, обеспечьте наличие бланков строгой отчетности, приобретённых за счёт организации.
3. При выдаче вкладыша или дубликата по инициативе работника (без его вины) оплачивайте расходы самостоятельно.
4. Если работник сам приобрёл бланк (например, в случае утери по своей вине), предоставьте возможность возмещения расходов в соответствии с п. 47 Постановления Правительства РФ от 03.01.15/4355.
5. Храните приходно‑расходную книгу бланков строгой отчетности, чтобы подтвердить факт оплаты со стороны организации при проверках.

• Первичная трудовая книжка (бланк) оплачивается работодателем независимо от даты приёма на работу.
• Вкладыш оплачивает работодатель при обычном ведении книжки; работник оплачивает его только при виновной утрате/порче.
• Дубликат оплачивает работник, если документ потерян или повреждён по его вине; иначе – работодатель.
• При увольнении книжка выдаётся в последний день работы; при задержке – не позднее трёх рабочих дней после письменного заявления сотрудника.
• После перехода на электронный учет (с 2021 г.) бумажная книжка оформляется только для тех, у кого она была заведена ранее; порядок оплаты остаётся тем же.

Таким образом, ответ на вопрос «Кто оплачивает трудовую книжку работнику» зависит от конкретной ситуации: первичный бланк и обычный вкладыш – за счёт работодателя; дубликат и вкладыш при виновной утрате/порче – за счёт работника. Соблюдение этих правил позволит избежать споров и штрафов со стороны контролирующих органов.