Вопрос о том, кто должен приобретать трудовую книжку, часто вызывает споры у работодателей и новичков. Ниже собраны ключевые положения, подкреплённые актуальными нормативными актами и практикой 2023‑2026 годов.

Что говорит закон?

Согласно Постановлению Правительства РФ от , бланк трудовой книжки можно использовать только в двух случаях:

• Работодатель приобрёл её до 1 января 2023 года;
• Трудовая книжка уже заполнена на данного работника.

В остальных ситуациях необходимо оформить новый бланк. При этом:

1. Организация обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков и вкладышей.
2. Бланки следует закупать только у их законных распространителей.

Кто покупает?

По мнению большинства экспертов (КонсультантПлюс, 2024, № 5), расходы на приобретение бланка трудовой книжки несут работники. Тем не менее, работодатель обязан обеспечить их наличие и своевременно оформить новые документы.

Когда трудовую книжку оформлять?

С 1 января 2026 года в России вводится обязательный переход на электронную форму ведения трудовых отношений. Однако:

• Бумажная трудовая книжка продолжает использоваться только у тех сотрудников, у которых она была оформлена до 2021 года.
• Если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять бумажную книжку не требуется.

Что делать, если у новичка нет книжки?

В случае утраты или отсутствия трудовой книжки работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника оформить новую. При этом:

• Работник может самостоятельно приобрести бланк.
• Организация обязана закупить бланк у официального поставщика.

Как правильно оформить новую книжку?

Процедура оформления регламентируется Трудовым кодексом РФ и инструкциями Министерства труда. Основные шаги:

1. Выбор официального поставщика (Гознак, лицензированные типографии).
2. Покупка бланка Трудовая книжка серии VII (88 × 125 мм), 22 листа, офсет.
3. Заполнение первой страницы данными работника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
4. Внесение сведений о месте работы, дате начала, должности и др.

Пример оформления

Трудовая книжка
ФИО: Иванов Иван Иванович
СНИЛС: 123-456-78901
Дата рождения: 
Место работы: ООО «Пример», отдел продаж
Дата начала: 
Должность: Менеджер по продажам

Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы

С 2025 года вводятся электронные формы, которые хранятся в Социальном фонде. Основные преимущества:

• Удобный доступ к информации в любой момент.
• Сокращение расходов на печать и хранение бумажных документов.
• Автоматическое обновление данных при изменении места работы.

Недостатки:

• Требуется подтверждение подлинности через официальный портал.
• Некоторые работники предпочитают сохранять бумажный вариант.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Нужно ли покупать трудовую книжку, если я уже работал и у меня есть старая?
Ответ: Если у вас уже есть заполненная книжка, её можно продолжать использовать. При необходимости оформить новую – покупайте новый бланк.

Вопрос: Кто отвечает за закупку бланков – работодатель или работник?
Ответ: Закупка осуществляется работодателем, но расходы могут быть возложены на сотрудника, если это предусмотрено внутренними документами.

Вопрос: Можно ли отказаться от бумажной формы и сразу перейти на электронную?
Ответ: Да, при условии, что работник согласен и у организации есть возможность оформить электронный документ в соответствии с установленными нормами.

Итак, трудовую книжку необходимо покупать, но конкретный порядок зависит от нескольких факторов:

• Даты начала трудовых отношений;
• Наличия уже оформленной бумажной или электронной формы;
• Требований работодателя и внутренних регламентов компании.

Рекомендуем:

1. Проверить наличие в компании утверждённого списка поставщиков.
2. При найме первого сотрудника убедиться, что у него есть актуальная книжка.
3. Следить за изменениями законодательства, особенно в части перехода на электронные формы.

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете избежать штрафов, упростить кадровое документооборото и обеспечить прозрачность отношений с персоналом.