Трудовая книжка установленного образца – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Вопрос о том, кто именно обязуется её оформлять и вести, часто вызывает недоразумения. В статье подробно разберём законодательную базу, права и обязанности сторон, а также практические нюансы.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка фиксирует:
- Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование и пр.).
- Данные о месте работы, должности, квалификации.
- Переводы на другую постоянную работу.
- Увольнение и основания прекращения трудового договора.
- Награждения за успехи в работе.
Записи о взысканиях в неё не вносятся, за исключением случая, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регулирующие трудовые книжки:
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65, 66, 66.1, 312.2.
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
Кто имеет право вести трудовую книжку?
Согласно статье 66 ТК РФ:
- Работодатели‑юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки своих работников.
- Работодатель‑физическое лицо, не являющееся ИП, не имеет права вносить записи в трудовую книжку.
- Трудовую книжку оформляет работодатель в присутствии работника (за исключением случаев, когда закон освобождает от её ведения).
Порядок оформления трудовой книжки при приёме на работу
При заключении трудового договора впервые:
- Работодатель обязан оформить трудовую книжку (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
- Оформление происходит в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
- Работодатель может потребовать от работника стоимость бланка и вкладыша.
- Если у работника нет книжки (утрата, повреждение), работодатель оформляет новую книжку по письменному заявлению работника.
Какие записи вносятся в трудовую книжку и в какие сроки?
Все записи делаются на основании официального приказа (распоряжения) работодателя:
- Запись о приёме, переводе, повышении квалификации – не позднее 5 рабочих дней с момента их осуществления.
- Запись об увольнении – в день увольнения.
- Записи делаются без сокращений, с указанием порядкового номера в соответствующем разделе.
Как исправлять ошибки в трудовой книжке?
Если обнаружена неточная или неправильная запись:
- Обратиться к работодателю, где была внесена запись.
- Работодатель вносит исправление на основании официального документа, подтверждающего ошибку.
- Если запись была сделана в предыдущем месте работы, исправление может быть выполнено новым работодателем по новому приказу.
- Работодатель обязан оказывать работнику необходимую помощь при исправлении.
Особые случаи
7.1 Дистанционный работник
Сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся работодателем при условии предоставления работником трудовой книжки (в т.ч. по почте заказным письмом с уведомлением). Исключение – случаи, когда закон освобождает от ведения книжки.
7.2 Совместительство
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в его трудовую книжку работодателем основной работы на основании подтверждающего документа.
7.3 Индивидуальный предприниматель
ИП считается работодателем и обязан вести трудовые книжки своих работников, если их трудовая деятельность подпадает под действие ТК РФ.
Ответственность работодателя
Несоблюдение требований к оформлению и ведению трудовых книжек влечёт:
- Административную ответственность (штрафы за отсутствие или неправильное ведение книжки).
- Гражданско‑правовую ответственность – работник может требовать компенсацию за неправильно оформленные периоды стажа.
- Уголовную ответственность в случае умышленного фальсифицирования сведений.
Практические рекомендации для работников
- Приём на работу: убедитесь, что вам вручили трудовую книжку (или её замену) в течение 5 дней.
- Проверяйте записи: сравнивайте их с приказами и другими документами.
- Сохраняйте копии всех приказов о приёме, переводе, повышении и увольнении.
- При утрате: подайте письменное заявление работодателю о выдаче новой книжки.
- Дистанционная работа: отправляйте книжку заказным письмом, сохраняйте подтверждение отправки.
Трудовую книжку оформляет и ведёт работодатель (юридическое лицо или ИП). Работник лишь предоставляет книжку и проверяет правильность записей. При отсутствии книжки или её повреждении работодатель обязан оформить новую по заявлению работника. Соблюдение установленного порядка гарантирует корректный учёт трудового стажа и защиту прав обеих сторон.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.