Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих стаж и профессиональную биографию работника. Правильное и своевременное внесение записей в неё регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. В статье подробно рассматривается, кто именно обязан вносить записи в трудовую книжку, какие функции выполняет кадровый специалист (кадровик) и какие нюансы следует учитывать при работе с бумажным и электронным форматом.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие ведение трудовых книжек:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66 и последующие пункты.
2. Приказ Минтруда России от № 320н «Порядок ведения и хранения трудовых книжек».
3. Федеральный закон от № 273‑ФЗ «Об электронных трудовых книжках».

Согласно этим актам, записи в трудовую книжку вносятся работодателем (или его уполномоченным представителем) на основании приказа, распоряжения или другого официального документа.

Бумажная трудовая книжка

Для работников, принятых на работу до 1 января 2021 года, обязательным остаётся ведение бумажных трудовых книжек. Работодатель обязан:

• выдать оригинал книжки новому сотруднику;
• оформить дубликат в случае утраты или порчи;
• внести все записи в течение недели после издания соответствующего приказа (а при увольнении – в день увольнения).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года введён законный механизм электронных трудовых книжек, которые хранятся в Пенсионном фонде России. Перевод из бумажного формата в электронный происходит по заявлению работника и сопровождается записью в бумажной книжке о выборе ЭТК.

Кто именно вносит запись?

Термин «работодатель» в законодательстве имеет широкое значение и включает в себя:

• юридическое лицо‑работодатель;
• индивидуального предпринимателя;
• управляющего органа (в случае государственных учреждений).

Практически же внесение записей делегируется кадровому специалисту (кадровику, специалисту по персоналу), который является уполномоченным представителем работодателя. При этом:

1. Кадровик готовит приказ/распоряжение о приёме, переводе, повышении, увольнении и т.д.
2. После утверждения приказа он (кадровик) вносит запись в трудовую книжку в соответствии с образцом, указанным в Приказе Минтруда № 320н.
3. Подпись в трудовой книжке ставится от имени работодателя (обычно подпись директора или уполномоченного лица), а не от имени самого кадровика.

Важно отметить, что сам работник, ответственный за ведение трудовых книжек, не может ставить подпись в своей же книжке – это считается конфликтом интересов и противоречит правилам оформления.

Пошаговый алгоритм внесения записи

Подготовительный этап

• Сбор документов, подтверждающих факт события (трудовой договор, приказ, справка о совместительстве, акт об увольнении и т.п.).
• Составление приказа/распоряжения в установленной форме.
• Утверждение приказа руководителем организации.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку

1. Открыть страницу «Сведения о работе» (или «Сведения о переводе», «Сведения о прекращении трудового договора»).
2. Записать данные строгим шрифтом, черными чернилами, без исправлений:
   • Дата начала (или окончания) работы.
   • Наименование организации (полное, как в приказе).
   • Трудовая функция/должность.
   • Основание (номер и дата приказа).
3. Подписать запись от имени работодателя (директор, генеральный директор, уполномоченный представитель).
4. Поставить печать организации (если она предусмотрена внутренними регламентами).

Внесение записи в электронную трудовую книжку

1. Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК.
2. Работодатель (через кадровый отдел) формирует электронный документ в системе ПФР.
3. Запись автоматически сохраняется в базе ПФР и становится доступной работнику через личный кабинет «Госуслуги».

Какие виды записей вносятся кадровиком?

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Может ли сотрудник‑кадровик ставить свою подпись в своей трудовой книжке?

Нет. Нормативные акты не допускают самостоятельного заверения записей в собственной книжке. Подпись ставится от имени работодателя (директора, уполномоченного лица).

Кто оплачивает бланки трудовых книжек и вкладыши?

Оплата бланков, вкладышей и печатей возлагается на работодателя. Это входит в его обязательства по ведению кадрового учёта.

Что делать, если в записи допущена ошибка?

Ошибка исправляется только путём зачёта (перечёркивания ошибочного текста одной линией, подписи и печати) и внесения новой записи с указанием причины исправления. При этом в журнале исправлений фиксируется дата и подпись уполномоченного лица.

Нужно ли вести трудовую книжку, если работник был принят после 1 января 2021 года?

Для новых работников по умолчанию оформляется электронная трудовая книжка. Однако работодатель может выдать бумажный вариант, если работник откажется от ЭТК.

Как подтвердить наличие у работника ЭТК?

Работник может показать запись в личном кабинете «Госуслуги» или предоставить выписку из ПФР, полученную по запросу работодателя.

Практические рекомендации для кадровика

• Соблюдайте сроки. Запись должна быть внесена не позднее 7 дней с даты издания приказа (за исключением увольнения – в тот же день).
• Проверяйте соответствие текста записи приказу. Любое отклонение считается нарушением.
• Используйте только официальные бланки. Никакие копии или неутверждённые формы не допускаются.
• Храните оригиналы приказов. Они могут потребоваться при проверках Роструда или ПФР.
• Обучайте персонал. Работники должны знать, что запись в их трудовой книжке – обязанность работодателя, а не их собственная.

Ведение трудовых книжек – важный элемент кадрового учёта, который напрямую влияет на пенсионные права и карьерный рост работников. Записи в трудовую книжку вносит работодатель, а в практической реализации эту функцию обычно выполняет кадровый специалист (кадровик) на основании официальных приказов. Соблюдение законодательных сроков, правильное оформление записей и чёткое разграничение полномочий позволяют избежать ошибок, штрафов и конфликтов с контролирующими органами.

Помните: правильная запись – залог надёжного подтверждения трудового стажа и уверенности в завтрашнем дне.