Трудовая книжка — это основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж работника. С 2021 года в России начался переход на электронный формат‚ но бумажные трудовые книжки до сих пор имеют юридическую силу и применяются в определённых случаях. В 2026 году правила оформления и ведения трудовых книжек остаются чётко регламентированными Федеральным законом № 439-ФЗ от и Приказом Минтруда России № 320н. В этой статье мы подробно разберём‚ как правильно оформить трудовую книжку новому сотруднику — будь то впервые или с предыдущим стажем‚ в бумажном или электронном виде.

Что изменилось в 2026 году: бумажная или электронная трудовая книжка?

С 2021 года в России действует принцип «электронная трудовая книжка — по умолчанию». Это означает‚ что:

• Новым сотрудникам без предыдущего трудового стажа (впервые поступающим на работу) трудовая книжка оформляется только в электронном виде (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
• Сотрудникам с опытом работы до 2021 года — можно выбрать: сохранить бумажную книжку или перейти на электронную форму.
• Бумажная трудовая книжка не отменена: если сотрудник предоставил её при трудоустройстве‚ работодатель обязан вести её и вносить в неё записи.
• Обратный переход с электронной на бумажную — не предусмотрен. То есть‚ если сотрудник уже перешёл на ЭТК‚ вернуть бумажную книжку нельзя.

Когда работодатель обязан оформить трудовую книжку?

Работодатель обязан завести трудовую книжку новому сотруднику в течение пяти рабочих дней со дня его фактического допущения к работе (ст. 65 ТК РФ). Это касается только тех‚ кто:

• Впервые поступает на работу (и не имеет ЭТК);
• Потерял или испортил свою бумажную трудовую книжку и не имеет ЭТК;
• Не имеет трудового стажа‚ но хочет получить бумажную книжку — это невозможно! С 2021 года новичкам бумажные книжки не выдаются.

Важно! Если сотрудник впервые устраивается на работу‚ работодатель не имеет права оформлять ему бумажную трудовую книжку. Он обязан зарегистрировать его в системе электронных трудовых книжек через Пенсионный фонд РФ (ПФР).

Как оформить трудовую книжку новому сотруднику: пошаговая инструкция

Шаг 1: Определите‚ какой формат выбирает сотрудник

При приёме на работу обязательно уточните у сотрудника:

• Есть ли у него бумажная трудовая книжка?
• Есть ли у него электронная трудовая книжка (ЭТК)?
• Хочет ли он перейти на ЭТК‚ если у него есть бумажная?

Для этого сотрудник должен предоставить:

• Бумажную трудовую книжку (если есть);
• СНИЛС — для проверки наличия ЭТК в базе ПФР;
• Паспорт, для идентификации.

Работодатель может запросить сведения о трудовой деятельности через личный кабинет ПФР или через портал Госуслуги.

Шаг 2: Оформление для новичка без стажа (впервые на работе)

Если сотрудник никогда не работал и не имеет трудовой книжки — действуйте так:

1. Зарегистрируйте сотрудника в системе ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через специализированное ПО (например‚ «1С:Зарплата и управление персоналом»).
2. Получите у сотрудника заявление о выборе электронного формата (форма не обязательна‚ но рекомендуется).
3. Внесите данные о сотруднике в систему: ФИО‚ СНИЛС‚ дата рождения‚ адрес.
4. После регистрации ПФР автоматически формирует ЭТК и присваивает уникальный номер.
5. Сообщите сотруднику номер его ЭТК и рекомендуйте зарегистрироваться на Госуслугах для доступа к своей трудовой истории.

Важно! Бумажная трудовая книжка новичку не выдаётся и не оформляется, это прямо запрещено законом.

Шаг 3: Оформление для сотрудника с предыдущим стажем

Если сотрудник предоставил бумажную трудовую книжку‚ действуйте по следующему алгоритму:

1. Проверьте книжку на подлинность: наличие гербовой печати‚ номера‚ оттисков органов ПФР (если есть записи до 2003 года).
2. Убедитесь‚ что в книжке есть закрывающая запись об увольнении с предыдущего места работы. Если её нет — потребуйте справку от предыдущего работодателя.
3. Заполните титульный лист (если он пустой или повреждён):

• Фамилия‚ имя‚ отчество — как в паспорте;
• Дата рождения;
• Образование;
• Профессия (специальность).

Заполнение титульного листа производится в присутствии сотрудника и подписывается ответственным лицом (кадровиком или руководителем).

Шаг 4: Внесение записи о приёме на работу

Запись о приёме на работу вносится не ранее шестого рабочего дня со дня фактического выхода на работу (ч. 2 ст. 66 ТК РФ). Это связано с тем‚ что до этого срока трудовые отношения не считаются официально установленными.

Обязательные реквизиты записи:

• Дата приёма (число‚ месяц‚ год);
• Наименование должности (по штатному расписанию);
• Основание приёма: «принят на работу по трудовому договору»;
• Номер и дата приказа о приёме;
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
• Печать организации (если есть).

Пример записи:

«Принят на работу 15 мая 2026 года на должность бухгалтера по основному месту работы. Основание: трудовой договор № 12/26 от . Приказ № 45 от »

Запись вносится чернилами чёрного цвета‚ без помарок‚ исправлений и сокращений. Если ошибка допущена — делается аннулирующая запись с указанием причины и новой корректной записи.

Особые случаи: вахтовый метод‚ совместительство‚ дистанционная работа

Вахтовый метод

Если сотрудник работает по вахтовому методу‚ трудовая книжка оформляется так же‚ как и для обычного сотрудника. Запись о приёме делается по месту регистрации работодателя (юридический адрес). Дополнительные сведения о вахте в книжку не вносятся — они фиксируются в локальных документах (график вахт‚ приказы).

Совместительство

Если сотрудник работает по совместительству у вас‚ а основное место работы — в другой организации:

• Если у него есть бумажная трудовая книжка — вы вносите запись о совместительстве в неё (по его желанию);
• Если у него ЭТК, запись о совместительстве автоматически отражается в электронной базе ПФР;
• Если у него нет трудовой книжки — вы не оформляете её‚ так как он уже имеет ЭТК по основному месту работы.

Дистанционная работа

Для дистанционных сотрудников правила те же. Трудовая книжка (бумажная или электронная) оформляется в соответствии с выбором работника. Запись о приёме вносится в полном объёме‚ как и для офисного сотрудника.

Кто отвечает за трудовую книжку в организации?

Ответственность за ведение трудовых книжек несёт работодатель. Внутри организации эту функцию обычно выполняет:

• Кадровый работник (специалист по кадрам);
• Главный бухгалтер (если нет кадровика);
• Руководитель организации (в малом бизнесе).

Работодатель обязан:

• Создать и хранить учёт трудовых книжек;
• Обеспечить сохранность документа;
• Выдать книжку при увольнении в день последнего дня работы;
• Выдать дубликат при утрате или повреждении;
• Своевременно вносить записи и исправлять ошибки.

Ответственность за ошибки: за неправильное заполнение‚ утрату или несвоевременную выдачу трудовой книжки работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ — до 50 000 рублей для юрлица.

Бумажная трудовая книжка: можно ли запросить её у работодателя?

Да‚ сотрудник может запросить бумажную трудовую книжку на руки для личного использования, например‚ для получения кредита‚ визы‚ приёма на другую работу. Для этого он подаёт письменное заявление в кадровый отдел. Работодатель обязан выдать книжку в течение трёх рабочих дней.

Важно: После выдачи книжка возвращается работодателю‚ так как он обязан её хранить. Если сотрудник увольняется — книжка выдаётся ему на руки окончательно.

Что делать‚ если сотрудник потерял трудовую книжку?

Если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку‚ он должен:

1. Подать заявление о выдаче дубликата;
2. Предоставить документы‚ подтверждающие трудовой стаж: справки с предыдущих мест работы‚ трудовые договоры‚ приказы‚ выписки из ПФР.

Работодатель на основании этих документов выдаёт дубликат трудовой книжки с отметкой «Дубликат». Все записи переносятся из архива организации или из ПФР (для периода с 2003 года).

Если сотрудник уже перешёл на ЭТК — дубликат бумажной книжки не выдаётся. Всё его трудовое прошлое доступно в электронной форме;

Как оформить трудовую книжку через Госуслуги?

Сам сотрудник не может оформить трудовую книжку через Госуслуги. Это исключительная обязанность работодателя. Однако через портал Госуслуг можно:

• Проверить наличие ЭТК по СНИЛС;
• Получить выписку из трудовой истории;
• Подать заявление о переходе на ЭТК (если у вас есть бумажная книжка);
• Запросить дубликат ЭТК в случае утраты доступа.

Работодатель же использует специализированные сервисы ПФР для регистрации новых сотрудников в системе ЭТК.

1. Новичкам без стажа — только ЭТК! Бумажная книжка не оформляется.
2. Сотрудникам с опытом — выбор: бумажная или электронная. Работодатель не вправе навязывать формат.
3. Запись о приёме — не раньше 6-го рабочего дня. Нарушение — нарушение ТК РФ.
4. Все записи — чёрными чернилами‚ без помарок. Исправления, только через аннулирующую запись.
5. Ответственность — за работодателем. Невыполнение, штрафы и судебные иски.
6. Бумажную книжку можно запросить на руки‚ но не получить впервые. Это законодательный запрет.

Правильное оформление трудовой книжки — не просто формальность; Это гарантия будущей пенсии‚ подтверждение стажа‚ защита прав работника и соблюдение трудового законодательства. В 2026 году цифровизация упрощает процессы‚ но ответственность работодателя остаётся такой же высокой‚ как и раньше.

Совет эксперта: Внедрите в свою кадровую практику автоматизированную систему (например‚ «1С» или «СБИС»)‚ которая автоматически формирует записи в ЭТК и предотвращает ошибки. Это сэкономит время‚ исключит риски и обеспечит полную прозрачность трудовых отношений.