Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональный путь гражданина Российской Федерации. Особое внимание вопросам ведения этого документа уделяется в отношении курсантов и слушателей учебных заведений, чья деятельность часто сочетает в себе элементы учебы, службы и работы. В 2026 году, с учетом цифровизации и обновленных нормативных актов, важно четко понимать, как правильно вносить записи об образовании, прохождении курсов и службе в рядах силовых структур.
Статус курсанта: учеба или трудовая деятельность?
Первостепенным вопросом является определение правового статуса курсанта. Согласно законодательству РФ и нормативным актам МВД, права и обязанности курсантов определяются Положением о службе в органах внутренних дел, а также уставом конкретного учебного заведения (ССУЗ или ВУЗ).
Важно различать:
- Курсанты, состоящие в трудовых отношениях: Если курсант принят на работу (например, на полставки или в период каникул по трудовому договору), работодатель обязан завести или продолжить ведение его трудовой книжки при условии, что работа длится более 5 дней.
- Курсанты, проходящие обучение без оформления трудового договора: В этом случае время обучения, как правило, не вносится в раздел «Сведения о работе» как трудовой стаж, если иное не предусмотрено спецификой службы (например, в силовых ведомствах, где учеба засчитывается в выслугу лет).
Слушателям отделения заочного обучения, как и очникам, выдается зачетная книжка, но сам факт обучения не является основанием для автоматической записи в трудовую книжку как «работы», если с обучающимся не заключен трудовой договор.
Внесение сведений об образовании на ьный лист
Один из самых частых вопросов касается внесения информации о получении высшего образования, в т.ч. по заочной форме, и прохождения курсов повышения квалификации.
Правила заполнения ьного листа
Сведения об образовании вносятся на первую страницу (ьный лист) трудовой книжки. Это делается в следующих случаях:
- При первичном оформлении трудовой книжки.
- При выдаче дубликата.
- При получении работником (в т.ч. курсантом) нового образования или профессии в период работы.
Ключевое правило 2026 года: При внесении изменений относительно образования ранее внесенную информацию не зачеркивают. Новые сведения дополняются через запятую после имеющейся записи. Например: «среднее профессиональное, высшее».
Основанием для внесения записи служат документы об образовании (диплом, сертификат, удостоверение). Ссылки на эти документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Запись заверяется подписью работодателя или уполномоченного лица, а также печатью организации (при ее наличии).
Нужно ли вносить данные о курсах повышения квалификации?
Согласно разъяснениям (в т.ч. от «Гарант-Западная Сибирь» и нормам Инструкции № 69), вносить в трудовую книжку информацию о прохождении ежегодных курсов повышения квалификации, по результатам которых выдается сертификат, не требуется, если это не связано с присвоением новой профессии или квалификации, меняющей запись на ьном листе. Такие данные фиксируются в личном деле сотрудника и могут вноситься в раздел «Сведения о награждении» только в особых случаях, предусмотренных ведомственными инструкциями, но стандартной практикой это не является.
Особенности ведения трудовых книжек в 2026 году
На текущий момент (май 2026 года) в России продолжает действовать переходный период и новые правила, утвержденные Приказом Минтруда России. Основные принципы ведения документов остаются следующими:
Электронные и бумажные книжки
С 2021 года основным форматом стала электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако бумажный вариант сохраняется для тех, кто подал соответствующее заявление или чья трудовая деятельность началась до 2020 года и они не отказались от бумажного носителя. Для курсантов, поступающих на службу впервые, приоритет отдается формированию электронных сведений, но бумажный документ может вестись параллельно по желанию или требованию ведомства.
Исправление ошибок
Правила исправления ошибок строго регламентированы. В разделах «Сведения о приеме на работу» и «Сведения о награждении» зачеркивания запрещены. Если допущена ошибка:
- Вносится новая запись с указанием, что предыдущая запись за определенным номером является недействительной.
- Затем вносится правильная запись.
Это правило отличается от порядка изменения записей об образовании на ьном листе, где допускается дополнение через запятую.
Нумерация записей
Нумерация в каждом разделе трудовой книжки должна быть сквозной. Каждая запись получает свой порядковый номер. Отсутствие номера или нарушение последовательности может привести к признанию записи недействительной при оформлении пенсии.
Алгоритм действий работодателя при приеме курсанта на работу
Если курсант принимается на основное место работы или по совместительству (где требуется запись в трудовую), работодатель должен:
- Издавать соответствующий приказ о приеме на работу.
- Внести запись в трудовую книжку (бумажную) не позднее 5 рабочих дней со дня приема.
- Проверить сведения об образовании. Если курсант в процессе обучения получил новый диплом, необходимо обновить данные на ьном листе (дописать через запятую), основываясь на оригинале документа.
- Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Подписать внесенные записи печатью организации (если она используется) и подписью ответственного лица.
Важно: Сначала вносится запись о времени получения образования (на ьный лист, если это первое внесение или изменение), а затем уже запись о приеме на работу в соответствующий раздел.
Трудовая книжка курсанта и сотрудника — документ, требующий внимательного отношения. Ошибки в заполнении, особенно в части записей об образовании и дат приема на работу, могут создать проблемы при подтверждении стажа для пенсии или социальных выплат. В 2026 году, когда цифровые реестры синхронизированы с бумажными носителями, точность вносимых данных становится критически важной.
Работодателям следует помнить:
- Не зачеркивать старые записи об образовании, а дополнять их.
- Не вносить в раздел «Работа» периоды учебы без оформления трудового договора.
- Соблюдать хронологию: сначала образование, потом работа.
- Заверять все изменения подписью и печатью.
Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту документов и защиту прав как работодателя, так и сотрудника-курсанта.