Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и профессиональную деятельность работника. Для медицинских работников ведение этого документа имеет критическое значение, так как от записей в нем напрямую зависит возможность прохождения аттестации, присвоения квалификационных категорий и получения надбавок за выслугу лет.

В данной статье мы подробно разберем особенности оформления, ведения и хранения трудовых книжек медработников с учетом перехода на электронный формат и новых требований 2026 года.

h2 Особенности перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)

На текущий момент (май 2026 года) в России уже несколько лет действует механизм электронных трудовых книжек. Для медицинских работников, как и для всех других категорий граждан, действуют следующие правила:

• Для принятых на работу до 1 января 2020 года: Работник имел право выбрать формат ведения книжки — бумажный или электронный. Если выбор не был сделан своевременно, работодатель вел бумажную версию, но обязан был передавать данные в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
• Для принятых на работу после 1 января 2020 года: Трудовые книжки в бумажном виде не заводятся. Вся информация о трудовой деятельности ведется исключительно в электронном виде.

Важно: Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки, заведенные ранее, не упразднены. Они хранятся у работодателя и выдаются работнику при увольнении. Записи в них вносятся до момента увольнения или до момента, когда работник не напишет заявление о переходе на ЭТК (если это было актуально в переходный период).

h2 Специфика записей для медицинских работников

При заполнении трудовой книжки врача, медсестры, фельдшера или другого медперсонала необходимо учитывать профессиональную специфику. Ошибки в формулировках могут создать проблемы при подтверждении стажа для льготной пенсии или аттестации.

h3 Должность и структурное подразделение

Запись о должности должна строго соответствовать штатному расписанию и Единому квалификационному справочнику (ЕКС) или профессиональным стандартам.

• Пример: Нельзя писать просто «врач», необходимо указывать специализацию: «врач-терапевт», «врач-хирург», «заведующий отделением».
• Обязательно указывается структурное подразделение (например, «поликлиническое отделение», «стационар», «лаборатория»), если это предусмотрено штатным расписанием.

h3 Учет непрерывного стажа и выслуги лет

Для медработников важен непрерывный стаж, дающий право на дополнительные отпуска и надбавки.

• В бумажную трудовую книжку (если она ведется) вносятся все периоды работы.
• Для подтверждения стажа при аттестации на категорию часто требуются заверенные копии трудовой книжки. Поэтому каждая запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации (при ее наличии).

h2 Связь трудовой книжки с аттестацией и аккредитацией

Оформление и ведение трудовой книжки напрямую влияет на карьерный рост медика. Согласно актуальной информации, для прохождения аттестации на квалификационную категорию или периодической аккредитации требуются документы, подтверждающие опыт работы.

Ключевые моменты:
Подтверждение стажа: При подаче документов в экспертную группу для продления или получения категории (особенно после перерывов в работе, например, после отпуска по уходу за ребенком) требуется копия трудовой книжки.
Аккредитация: Для допуска к профессиональной деятельности медработник должен иметь действующее свидетельство об аккредитации. В пакет документов для аккредитации также входит копия трудовой книжки (при наличии бумажной) или выписка из электронной трудовой.
Перерывы в стаже: Если квалификационная категория закончилась во время декретного отпуска, для ее продления подается личное заявление с приложением копии свидетельства о рождении ребенка и трудовой книжки, подтверждающей работу до ухода в отпуск.

h2 Различие: Трудовая книжка vs Личная медицинская книжка (ЛМК)

Часто возникает путаница между трудовой книжкой и личной медицинской книжкой. Это два разных документа с разным назначением.
| Характеристика | Трудовая книжка | Личная медицинская книжка (ЛМК) |
| :— | :— | :— |
| Назначение | Фиксация трудового стажа, должностей, наград; | Подтверждение здоровья и отсутствия опасных инфекций для допуска к работе. |
| Формат в 2026 году | Электронный (основной) + Бумажный (архивный). | Электронная медицинская книжка (ЭЛМК). |
| Регулирование | Трудовой кодекс РФ. | Санитарное законодательство, приказы Минздрава. |
| Важное изменение | Переход на ЭТК завершен ранее. | С 1 сентября 2025 года введен обязательный переход на электронные медкнижки. |

Внимание: С 1 сентября 2025 года в России полностью внедрена электронная медицинская книжка (ЭЛМК). Бумажные медкнижки, выданные ранее, могут иметь ограниченный срок действия или требовать перевода в электронный формат через систему ФГИС «Меркурий» и портал Госуслуг. Работодатель обязан вести учет ЭЛМК сотрудников. Отсутствие действующей ЭЛМК является основанием для отстранения работника от деятельности, но не для отказа в приеме на работу (работника обязаны направить на медосмотр).

h2 Типичные ошибки при оформлении и как их избежать

При ведении документации медработников кадровые службы часто допускают следующие ошибки:

Несоответствие записей: Должность в трудовой книжке не совпадает с должностью в дипломе или свидетельстве об аккредитации. Это может привести к отказу в допуске к работе по специальности.
Отсутствие оснований: Каждая запись (о приеме, переводе, увольнении) должна иметь ссылку на приказ (распоряжение) с его номером и датой.
Незаверенные копии: Для аттестации требуются заверенные копии. Копия должна содержать надпись «Копия верна», должность лица, заверившего копию, подпись, расшифровку и дату заверения.
Игнорирование ЭТК: Работодатели иногда забывают своевременно передавать данные в СФР, что создает расхождения в электронном профиле работника.

h2 Алгоритм действий при приеме медработника на работу

Запрос документов: Паспорт, диплом, сертификат/свидетельство об аккредитации, СНИЛС, данные о трудовой деятельности (выписка из ЭТК или бумажная книжка).
Медосмотр: Направление на предварительный медосмотр для оформления/обновления ЭЛМК. Без допуска по здоровью (отраженного в ЭЛМК) приступать к работе нельзя.
Оформление приказа: Издание приказа о приеме на работу с точным указанием должности согласно штатному расписанию.
Внесение записи:

• В бумажную трудовую (если она велась и работник не отказался от нее ранее) вносится запись в течение 5 дней.
• В электронную трудовую данные передаются в СФР не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Ознакомление: Работник должен ознакомиться с записью в бумажной книжке (если ведется) и получить справку о трудовой деятельности (СТД-Р) по запросу.

Правильное оформление трудовой книжки медицинского работника — это фундамент его профессиональной безопасности и карьерного роста. В условиях 2026 года, когда бумажный документооборот трансформировался в цифровой, а медицинские книжки стали полностью электронными, ответственность за точность данных ложится как на работодателя, так и на самого сотрудника.

Своевременная проверка выписок из электронной трудовой, контроль за аккредитацией и наличие действующей электронной медицинской книжки (ЭЛМК) позволят избежать проблем с проверяющими органами и беспрепятственно проходить аттестацию на квалификационные категории.