Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовые отношения между работодателем и работником. Для менеджеров, как и для любого другого сотрудника, правильное оформление записи о приёме на работу имеет решающее значение для соблюдения законодательства и последующего расчёта трудовых прав.
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – это личный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, наименования организаций, должности, а также сведения о переводах, увольнениях и повышениях.
Правовые основания
Основные требования к ведению трудовых книжек закреплены в статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Ключевые положения:
- Работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся ИП) обязан вести трудовые книжки для всех сотрудников, проработавших у него свыше пяти дней, если работа является основной.
- Записи в трудовой книжке должны быть заверены подписью должностного лица, ответственного за кадровую документацию, и печатью организации.
- Приём на работу, перевод, увольнение и другие изменения в трудовых отношениях фиксируются в отдельной записи.
Когда требуется вести трудовую книжку?
Согласно ТК РФ, статья 66, трудовая книжка ведётся:
- Для всех работников, проработавших у работодателя свыше пяти дней.
- Если работа является основной, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
- Для работников, которые ранее работали в другой организации и имеют трудовую книжку, которую необходимо перенести.
Процесс приёма менеджера и запись в трудовой книжке
Ведение трудовой книжки начинается с оформления приказа о приёме. Ниже приведён пошаговый алгоритм:
- Подготовка документов:
- Приказ о приёме (с указанием даты, должности и наименования организации).
- Трудовой договор (если применимо).
- Согласие работника на ведение трудовой книжки.
- Запись в трудовой книжке:
- Графа 1 – порядковый номер записи.
- Графа 2 – дата приёма на работу.
- Графа 3 – наименование организации и должность (например, «Менеджер по продажам»).
- Графа 4 – сведения о приёме (например, «Приём на работу»).
- Подпись руководителя и печать организации.
- Проверка и хранение:
- Проверка правильности заполнения всех полей.
- Сохранение оригинала в личном кабинете работника.
Пример записи (на основе данных из КонсультантПлюс):
«Приём на работу менеджера по продажам, дата , № 1, наименование организации «ООО «Ритейл»».
Временный перевод на другую должность
Если менеджер временно переводится на другую должность (например, на роль бухгалтера), запись в трудовой книжке выглядит так:
- Графа 1 – порядковый номер новой записи.
- Графа 2 – дата начала перевода.
- Графа 3 – наименование организации и новая должность.
- Графа 4 – сведения о переводе (например, «Временный перевод»).
- Подпись руководителя и печать.
После завершения перевода необходимо оформить запись об окончании перевода.
Электронная трудовая книжка
С 31 декабря 2020 года для новых сотрудников введён электронный формат трудовой книжки. Приём менеджера после этой даты автоматически приводит к созданию электронной трудовой книжки, которую можно просматривать в личном кабинете работника.
Однако для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку до 2021 года, её можно перенести в электронный формат, если она была оформлена ранее.
Учет и хранение трудовых книжек
Организации обязаны вести журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей. В журнале фиксируются:
- Приём новых трудовых книжек.
- Выдача и возврат трудовых книжек.
- Серии и номера книжек.
Эта практика позволяет быстро отследить, где находится каждая трудовая книжка, и предотвратить утрату документа.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты: всегда проверяйте, что дата приёма соответствует фактической дате начала работы.
- Отсутствие подписи и печати: без них запись считается недействительной.
- Неучёт переводов: даже временные переводы должны фиксироваться в трудовой книжке.
- Неправильное указание должности: уточняйте точное название должности, чтобы избежать конфликтов при расчёте трудовых прав.
- Утеря бумажной трудовой книжки: храните оригинал в надёжном месте и создайте копию.
Практические рекомендации для менеджеров
- Проверьте, что в трудовой книжке указана точная дата приёма и должность.
- Если вы переводитесь на другую должность, убедитесь, что запись о переводе оформлена.
- При переходе на другую организацию перенесите трудовую книжку и уточните, где она будет храниться.
- Регулярно проверяйте электронную трудовую книжку, если она у вас есть;
Правильное ведение трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и защита ваших трудовых прав. Для менеджеров, которые часто переходят на новые позиции и руководят командами, важно знать нюансы оформления записей, чтобы избежать ошибок, которые могут повлиять на расчёт зарплаты, пенсионные начисления и другие социальные гарантии.
Следуя рекомендациям выше и опираясь на актуальные положения Трудового кодекса РФ, вы сможете уверенно управлять своей трудовой документацией и защищать свои интересы в любой организации.