Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий трудовой стаж и опыт сотрудника. Традиционно считается, что оригинал бумажной трудовой книжки должен храниться у работодателя на протяжении всего периода работы. Однако в жизни возникают разные ситуации, когда документ может потребоваться на руках. Можно ли забрать трудовую книжку домой, не увольняясь? И как быть, если вы уже покинули компанию, но за документом так и не пришли? Разберемся во всех нюансах.
Общие правила хранения трудовой книжки
По закону оригинал бумажной трудовой книжки хранится у работодателя ровно до тех пор, пока сотрудник состоит в этой организации. За сохранность документа несет ответственность отдел кадров или непосредственно руководитель. Именно поэтому выдавать оригинал на руки просто по устной просьбе работодатель не имеет права — риск утери или порчи документа слишком велик.
Однако из этого правила есть исключения. В определенных случаях сотрудник имеет право забрать оригинал трудовой книжки на время, не разрывая трудовых отношений.
Когда можно забрать оригинал на руки без увольнения?
Ситуации, когда трудовая книжка может понадобиться дома, бывают разными. К примеру, сотруднику может потребоваться подтвердить свой стаж или опыт работы для оформления кредита, получения социальных выплат, оформления визы или субсидий. В таких случаях действовать нужно по следующему алгоритму:
- Написать письменное заявление. Работник имеет право по письменному требованию забрать свою трудовую книжку для хранения лично даже без увольнения. В заявлении необходимо указать причину и срок, на который документ берется.
- Получить документ под роспись. Кадровик сделает соответствующую запись в книге учета движения трудовых книжек.
- Вернуть документ в срок. После того как надобность в оригинале отпадет (например, банк сделает копию), трудовую книжку необходимо незамедлительно вернуть в отдел кадров.
Важное примечание: в условиях военного положения или экстренных ситуаций (например, при необходимости срочной смены места жительства, переезда или устройства по срочному трудовому договору по совместительству) сотруднику гораздо спокойнее, когда трудовая книжка находится у него на руках. В такие периоды законодательство может делать поблажки, позволяя забирать документ на хранение лично по письменному обращению к работодателю.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Если речь идет о увольнении, то здесь правила жесткие: в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки. Это подтверждается подписью сотрудника в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Что делать, если работник не забрал трудовую книжку после увольнения?
Часто бывает так, что в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте или просто не приходит за документами. В таком случае работодатель не может просто выбросить или отдать книжку кому-то другому. Закон предписывает следующий порядок действий:
- Хранение. До тех пор, пока уволенный работник не явится за трудовой книжкой или не даст согласия на отправку ее по почте, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя.
- Уведомление. Работодатель должен отправить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте. В образце уведомления нужно четко указать два способа получения документа: лично и через Почту России. Также там следует прописать адрес организации, номер кабинета отдела кадров и контактный телефон, чтобы бывший сотрудник мог согласовать время визита.
- Снятие ответственности. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Если сотрудник отказывается забирать документ лично, кадровики составляют акт об отказе от получения трудовой книжки. Это защищает работодателя от возможных судебных исков о задержке документов.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): современная альтернатива
Цифровизация коснулась и трудовых отношений. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам заполняют электронные трудовые книжки. ЭТК хранится в Социальном фонде (ранее ПФР) и содержит информацию о ФИО, СНИЛС, дате рождения сотрудника, а также о его трудовой деятельности.
Главный плюс ЭТК, ее невозможно потерять или испортить, и она не требует походов по кабинетам. Если вам нужно подтвердить стаж для пенсии, соцвыплат или кредита, достаточно предоставить выписку из ЭТК.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Получить сведения из ЭТК можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг (самый быстрый и удобный способ);
- В МФЦ или Социальном фонде;
- У текущего работодателя (по заявлению работника);
Важно помнить, что нельзя самостоятельно завести или заказать электронную трудовую книжку — она формируется на основе данных, которые подает ваш работодатель. При этом переход на ЭТК не лишает вас права на бумажный вариант: вы можете вести их параллельно или оставить только цифровую версию.
Что делать, если трудовая книжка утеряна?
Несмотря на все меры предосторожности, иногда документы теряются. С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии, поэтому ее утрата — серьезная проблема. Если компания, в которой вы работали, ликвидирована, восстановить записи можно, обратившись в государственный архив. Полученные там данные станут законным основанием для внесения их в дубликат трудовой книжки. Если же работодатель действует, но потерял документ по своей вине, он обязан оформить дубликат самостоятельно и за свой счет.
Краткие итоги
- Забрать оригинал трудовой книжки домой можно, даже если вы не увольняетесь. Для этого достаточно написать заявление.
- При увольнении документ выдается в обязательном порядке в последний рабочий день.
- Если уволенный сотрудник не явился за документом, работодатель должен направить ему уведомление с указанием адреса и телефона отдела кадров, а также предложить пересылку почтой.
Бережное отношение к своим документам и знание своих прав помогут вам избежать бюрократических проблем и всегда иметь под рукой подтверждение вашего профессионального пути!