В современном российском трудовом праве трудовая книжка может выдаваться работнику не только в электронном виде, но и в традиционном бумажном виде. При этом существует особый случай – выдача трудовой книжки «на руки» письменно. Ниже подробно разбираем, что это значит, как правильно оформить запрос и какие нормы законодательства к этому относятся.
Что такое «трудовая книжка на руки письменно»?
Под этим термином понимается выдача оригинала (или заверенной копии) трудовой книжки работнику по его письменному заявлению. Такая форма выдачи применяется в следующих ситуациях:
- при увольнении сотрудника;
- при назначении пенсии;
- по специальному запросу работника, если он не желает переходить на электронный формат.
В отличие от обычного оформления, при «выдаче на руки» оформляется расписка о получении и вручается документ в бумажном виде.
Когда можно получить трудовую книжку «на руки»?
Согласно практике и рекомендациям Главной книги (2026), выдача оригинала в бумажном виде разрешена:
- В случае увольнения сотрудника.
- При назначении пенсии.
- По письменному заявлению работника, если он отказывается от электронного варианта.
Во всех остальных случаях выдача оригинала осуществляется только в электронном виде.
Как оформить заявление о выдаче трудовой книжки?
Заявление должно быть составлено в свободной форме, но обязательно содержать:
- ФИО работника.
- Должность и подразделение.
- Дата обращения.
- Текст запроса: «Прошу выдать мне оригинал (или заверенную копию) моей трудовой книжки».
- Подпись работника.
После получения заявления кадровик обязан выдать трудовую книжку в течение 3 рабочих дней. При этом оформляется расписка, в которой указываются:
- Дата выдачи.
- Номер страницы (или листа) в книжке.
- Подпись сотрудника о получении документа.
Пример шаблона заявления
Иванов Иван Иванович Работает в отделе продаж Прошу выдать мне оригинал моей трудовой книжки, так как я переезжаю в другой регион и планирую продолжить работу в новой организации. Подпись: _______________
Электронные и бумажные формы: в чем разница?
С 1 января 2015 года работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку по его письменному заявлению в течение 3 рабочих дней. С 2021 года в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако:
- Электронный вариант может использоваться только при согласии работника.
- Если сотрудник не желает переходить на ЭТК, он имеет право продолжать пользоваться бумажным вариантом.
- Одновременное применение обеих форм допускается, если работник не написал заявление об отказе от бумажной версии.
Таким образом, бумажный вариант остаётся законным и официально признанным документом, если работник явно этого потребовал.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтверждением владения ЭТК может служить:
- Скан-копия или PDF‑файл, привязанный к личному кабинету на портале Работа в России.
- Подтверждение от работодателя о факте перехода на электронный формат.
- Выписка из личного кабинета с отметкой о наличии ЭТК.
С 2021 года при приеме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка, но только если сотрудник не заявил о желании пользоваться бумажным вариантом.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжки?
Да, закон позволяет одновременно вести обе формы, если сотрудник не отказался от бумажной. В таком случае он может запросить выдачу оригинала в бумажном виде, а ЭТК будет оставаться в электронном виде.
Что делать, если работодатель отказывается выдать бумажную книжку?
В этом случае сотрудник имеет право:
- Подать официальное заявление в отдел кадров.
- Обратиться в трудовую инспекцию с жалобой.
- Требовать выдать копию в бумажном виде в соответствии с п. 2 ст. 64 ТК РФ.
Сколько времени может быть выдано оригинал в бумажном виде?
По закону – не более трёх рабочих дней с момента получения заявления. Если работодатель не выполнил этот срок, он нарушает Трудовой кодекс и может быть привлечён к ответственности.
Трудовая книжка «на руки письменно» – это важный инструмент для тех, кто:
- Уходит с работы и нуждается в оригинальном документе.
- Получает пенсию.
- Отказывается от электронного формата и хочет сохранить традиционную форму.
Оформление заявления, соблюдение сроков выдачи и оформление расписки – ключевые шаги, которые гарантируют законность и прозрачность процесса. При правильном подходе сотрудник получит нужный документ без задержек, а работодатель выполнит свои обязательства в полном соответствии с действующим законодательством.