Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника‚ подтверждающий факт его занятости на протяжении всей карьеры. В статье подробно рассмотрим её назначение‚ порядок ведения‚ хранения‚ а также особенности электронного формата.

Правовая основа и определение

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка является основным документом‚ фиксирующим сведения о приёме на работу‚ переводах‚ повышениях‚ награждениях‚ увольнениях и других событиях трудовой биографии сотрудника.

В 2020 году в законодательство был внедрён электронный вариант трудовой книжки (ЭТК)‚ который представляет собой единую базу данных‚ хранящуюся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) / Социальном фонде РФ (СФР).

Зачем нужна трудовая книжка?

• Подтверждение трудового стажа при назначении пенсии и социальных выплат;
• Документальное подтверждение опыта работы при приёме на новую должность;
• База для расчёта отпускных‚ больничных и других выплат;
• Источник данных для формирования отчётов в ПФР/СФР (форма СЗВ‑ТД).

Где должна храниться трудовая книжка?

Традиционная бумажная трудовая книжка хранится у работника‚ но ответственность за её ведение и сохранность лежит на работодателе. При увольнении документ выдаётся сотруднику под расписку.

Электронная трудовая книжка хранится в centralized базе данных ПФР/СФР. Работник может получить выписку из ЭТК через:

1. Личный кабинет на портале «Госуслуги»;
2. Многофункциональный центр (МФЦ);
3. Отдел кадров своего работодателя (по запросу).

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В бумажном и электронном виде фиксируются следующие события:

• Приём на работу (дата‚ должность‚ подразделение‚ номер приказа);
• Перевод на другую должность или в другое подразделение;
• Повышение по службе;
• Награждение (поощрения‚ благодарности‚ грамоты);
• Увольнение (дата‚ основание‚ номер приказа);
• Информация о совместительстве‚ вахтовом методе работы‚ дистанционной занятости (по желанию работника).

На ьном листе указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Образование и профессия;
• Серия и номер документа;
• Дата выдачи.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности

ЭТК – это цифровая версия обычной трудовой книжки‚ введённая для упрощения документооборота и повышения прозрачности трудовой деятельности.

Как оформить ЭТК?

Самостоятельно завести электронную трудовую книжку невозможно – её формирует и поддерживает работодатель‚ передавая сведения в ПФР/СФР через отчёт по форме СЗВ‑ТД. При приёме на работу сотрудник подаёт заявление о ведении ЭТК (если ранее вёл бумажную версию).

Где посмотреть свою ЭТК?

• Портал «Госуслуги» → раздел «Трудовая деятельность»;
• МФЦ – запрос выписки;
• Сайт ПФР/СФР – личный кабинет застрахованного лица.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или повреждения документа;
• Мгновенный доступ к выписке из любой точки страны;
• Автоматическая проверка корректности введённых данных;
• Сокращение времени на оформление справок о стаже.

Образец заполнения трудовой книжки в 2026 году

В 2026 году порядок заполнения остался largely unchanged‚ но уточнены некоторые моменты:

• Записи о совместительстве и вахтовом методе работы теперь могут вноситься по желанию сотрудника;
• При электронном ведении обязательно указывается ИНН и СНИЛС работника;
• При восстановлении утраченной книжки вследствие чрезвычайной ситуации плата не взимается.

Пример записи о приёме на работу:

2026.04.10 Принят на должность инженера-программиста

 Отдел разработки‚ приказ № 45 от

Пример записи об увольнении:
2026.09.30 Уволен по собственному желанию

 Приказ № 112 от

Ответственность за ведение трудовой книжки
Работодатель обязан:

Своевременно вносить все изменения в трудовую книжку (бумажную или электронную);
Обеспечить сохранность документа;
При выдаче книжки взимать плату только за фактические расходы на её приобретение (за исключением случаев массовой утери в ЧС и неправильного первичного заполнения).
Нарушение порядка ведения может повлечь административные штрафы согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?
Да‚ сотрудник может выбрать один из форматов. При переходе с бумажного на электронный необходимо подать заявление работодателю.
Нужно ли вносить сведения о дистанционной работе?
Это не обязательно‚ но допустимо по соглашению сторон. Запись делается в разделе «Дополнительные сведения».
Как получить выписку из ЭТК‚ если я не имею доступа к Госуслугам?
Вы можете обратиться в МФЦ или в отдел кадров вашего работодателя с запросом о предоставлении выписки.
Что делать‚ если обнаружил ошибку в трудовой книжке?
Необходимо немедленно сообщить об ошибке работодателю‚ который обязан внести исправление в соответствии с внутренними инструкциями и законодательством.

Трудовая книжка – незаменимый инструмент подтверждения трудового стажа и профессионального пути работника. Независимо от того‚ выбираете ли вы бумажный или электронный формат‚ важно соблюдать установленные правила ведения‚ хранения и предоставления информации. Это обеспечит защиту ваших прав при назначении пенсии‚ получении социальных выплат и трудоустройстве на новые позиции.
Следите за обновлениями законодательства и регулярно проверяйте актуальность данных в своей трудовой книжке – так вы всегда будете уверены в её корректности и готовности к использованию в любой ситуации.