Дата обращения к источникам: 11:40:50 ().

Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Однако в ряде ситуаций работодатель может столкнуться с тем‚ что трудовая книжка не ведётся либо отсутствует у сотрудника. В данной статье рассмотрены нормативные основания‚ порядок действий при отсутствии ведения книжки‚ способы её восстановления и возможные последствия для работодателя.

Когда трудовая книжка не ведётся по закону

Согласно Трудовому кодексу РФ и иным федеральным законам‚ трудовая книжка не ведётся в следующих случаях:

• Если работник относиться к категориям‚ для которых установлено ведение электронной трудовой книжки (например‚ сотрудники‚ впервые трудоустроившиеся с 2021 года или подавшие заявление о переходе на электронный формат).
• При приёме на работу сотрудников‚ у которых отсутствует трудовой стаж – с 2021 года бумажная трудовая книжка не заводится.
• Если в соответствии с иным федеральным законом на работника не предусмотрено ведение трудовой книжки (например‚ некоторые категории государственных служащих‚ работники отдельных отраслей).

В этих ситуациях работодатель обязан предоставить сотруднику справку о трудовой деятельности в электронном виде по его письменному запросу.

Порядок выдачи трудовой книжки при отсутствии её ведения

Если работник обращается с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки (или справки о стаже)‚ работодатель должен:

1. В течение трёх рабочих дней со дня получения заявления выдать трудовую книжку (или электронную выписку) в целях обязательного социального страхования.
2. Если трудовая книжка не ведётся по закону‚ выдать справку о трудовой деятельности‚ содержащую сведения о периодах работы‚ должностях и основаниях увольнения.
3. Одновременно предоставить документ в бумажном и электронном виде‚ если у сотрудника сохранился бумажный аналог и он не подавал заявление о переходе на электронный формат;
4. Если работник написал заявление о переходе на электронную трудовую книжку либо впервые трудоустроился в 2021 году – выдача осуществляется исключительно в электронном виде.

Важно: отчётность по персоналу в Социальный фонд РФ (СФР) подаётся только в электронном виде‚ независимо от формата ведения трудовой книжки.

Что делать‚ если работник утверждает‚ что ранее работал‚ но трудовую книжку потерял?

В такой ситуации работодатель должен действовать следующим образом:

• Запросить у сотрудника письменное заявление о утере трудовой книжки.
• Проверить наличие сведений о работнике в электронной трудовой книжке через личный кабинет на портале Госуслуг или соответствующие приложения.
• Если сведения в электронной форме отсутствуют‚ запросить у предыдущих работодателей копии приказов о приёме/увольнении‚ выписки из личных карточек или иные документы‚ подтверждающие трудовую деятельность.
• На основании полученных данных оформить справку о трудовой деятельности (форма произвольная‚ но содержащая все обязательные реквизиты: ФИО‚ даты приёма и увольнения‚ наименование организаций‚ должности‚ основания увольнения).
• Выдать справку сотруднику в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления.

Если работник настаивает на получении бумажной трудовой книжки‚ а законом предусмотрено ведение только электронной формы‚ работодатель объясняет невозможность выдачи бумажного документа и предлагает электронную выписку‚ заверенную электронной подписью.

Восстановление трудовой книжки при отсутствии записей у предыдущих работодателей

Когда предыдущие работодатели не вносили записи в бумажную трудовую книжку‚ возможны следующие пути:

1. Продолжить ведение существующей книжки‚ если она всё ещё имеется у сотрудника (внесение недостающих записей на основании подтверждающих документов).
2. Открыть новую трудовую книжку‚ сделав в ней запись о предыдущих периодах работы на основании справок и выписок от бывших работодателей.
3. Полностью восстановить трудовую книжку в электронном виде через портал Госуслуг‚ загрузив все подтверждающие документы.

Важно: любые изменения в трудовой книжке должны быть заверены подписью уполномоченного лица и печатью организации (если книжка бумажная).

Ответственность работодателя за нарушение порядка ведения и выдачи трудовой книжки

Не ведение трудовой книжки или её ненадлежащее ведение является нарушением трудового законодательства и может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц‚ от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
• Обязанность возместить работнику ущерб‚ связанный с задержкой выдачи трудовой книжки (неоплаченный заработок за период задержки‚ компенсация морального вреда).
• Возможные трудовые споры‚ ведущие к выплате дополнительных компенсаций и восстановлению нарушенных прав.

Суд не взыскивает компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки‚ если установит‚ что работодатель предпринял все необходимые действия для своевременного выдачи документа (соблюдение трёхдневного срока‚ предоставление всех требуемых сведений).

Практические рекомендации для работодателей

1. Вести учёт движения трудовых книжек (КУДТКВ) в обязательном порядке‚ даже если у конкретного сотрудника трудовая книжка не ведётся.
2. При приёме на работу сотрудников без трудового стажа сразу оформлять электронную трудовую книжку и информировать работника о порядке её получения.
3. Хранить копии всех приказов о приёме/увольнении‚ выписки из личных карточек и иные подтверждающие документы не менее 50 лет.
4. Обеспечить доступ сотрудников к личному кабинету на Госуслугах для просмотра электронной трудовой книжки.
5. При получении заявления о выдаче трудовой книжки или справки о стаже фиксировать дату получения и контролировать соблюдение трёхдневного срока.
6. В случае утери трудовой книжки работником немедленно запрашивать у него письменное объяснение и начинать процесс восстановления или выдачи справки.
7. Проводить периодические внутренние аудиты соблюдения требований по ведению и хранению трудовых книжек.

Отсутствие ведения трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности подтверждать трудовую деятельность сотрудника и предоставлять ему необходимые документы. Соблюдение законодательных норм‚ своевременное реагирование на запросы работников и правильное оформление справок о стаже позволяют избежать административных штрафов и трудовых споров‚ а также защищают права работников на социальное страхование и пенсионное обеспечение.

Следует помнить‚ что с 2021 года акцент смещён на электронный формат трудовых книжек‚ однако бумажные документы по-прежнему имеют юридическую силу‚ если они были выданы до перехода на электронный учёт. Поэтому работодатель должен быть готов работать с обоими форматами и обеспечивать их корректное хранение и предоставление.