Вопрос о необходимости трудовой книжки (ТК) при устройстве на работу остаётся актуальным как для работодателей, так и для соискателей․ С 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), что изменило правила оформления и использования документа․ Ниже разберём, какие требования действуют сегодня, в каких случаях ТК всё ещё обязательна, а когда можно обойтись без неё․
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные заработные платы, отпуска, а также сведения о причинах увольнения․ Она служит подтверждением стажа, необходимого для расчёта пенсионных и социальных льгот․
Классическая бумажная трудовая книжка
- Ведётся в бумажном виде․
- Писаться в неё вручную: даты, начисления, подписи․
- Официально признана в трудовом законодательстве․
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
- Введена с 1 января 2020 года․
- Содержит те же сведения, что и бумажная, но в электронном виде․
- Доступна через портал «Госуслуги» и приложение «ЭТК»․
- Сохраняется в электронном виде в течение 30 лет․
Когда обязательна трудовая книжка?
В соответствии с Трудовым кодексом РФ, трудовая книжка обязательна для всех работников, которые заключают трудовой договор․ Однако с переходом на ЭТК требования изменились․
Новые правила с 2020 года
С 2020 года работники, которые впервые заключают трудовой договор, автоматически получают электронную трудовую книжку․ Это означает, что:
- При первом приёме на работу бумажной ТК больше не требуется․
- Всё, что нужно работодателю, – это подтверждение наличия ЭТК․
- Бухгалтерия может рассчитывать больничные, отпускные и другие выплаты, опираясь на данные ЭТК․
Исключения и особые случаи
- Работники, которые уже имели бумажную ТК до 2020 года: при переходе на ЭТК им необходимо оформить переход, но бумажную ТК можно оставить как резерв․
- Семейные пары, работающие в одной компании: в некоторых случаях требуется подтверждение наличия ТК обоих супругов․
- Трудоустройство в государственных органах: иногда требуется бумажный документ для внутренней проверки․
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
При приёме на работу работодателю необходимо получить от сотрудника подтверждение о наличии ЭТК․ Это можно сделать несколькими способами:
- Ссылка на портале «Госуслуги»: работник отправляет работодателю ссылку на свой профиль, где видна информация о трудовом стаже․
- Сканированная копия ЭТК: работник может отправить скриншот или PDF-файл с данными о работе․
- Письменное подтверждение от работодателя: если работник ранее работал в другой компании, он может предоставить письмо с указанием даты начала работы․
С какого года при приёме на работу впервые гражданам оформляется ЭТК?
С 1 января 2020 года при первом трудовом договоре граждане автоматически получают электронную трудовую книжку․ Это означает, что для новых сотрудников, которые ещё не имели ТК, бумажный документ не требуется․
Что делать, если у соискателя нет трудовой книжки?
Если вы – соискатель и у вас нет бумажной трудовой книжки, но вы хотите устроиться на работу, то:
- Проверьте наличие ЭТК: зайдите в портал «Госуслуги» и убедитесь, что ваш профиль содержит сведения о трудовой деятельности․
- Обратитесь к предыдущему работодателю: попросите выписку из трудовой книжки или письмо с подтверждением стажа․
- Составьте справку о трудовой деятельности: если вы работаете в компании, которая ещё не внедрила ЭТК, попросите работодателя выдать справку о трудовом стаже․
- Используйте электронный документ: при приёме на работу вы можете предоставить ссылку на свой профиль в «Госуслугах»․
Как работодателю проверить наличие и корректность ЭТК?
Работодатель может проверить данные ЭТК через портал «Госуслуги» или через систему «Электронная трудовая книжка» (если он является работодателем)․ Для этого:
- Войдите в свой аккаунт на портале «Госуслуги»․
- Перейдите в раздел «Моя трудовая книжка»․
- Проверьте наличие записей о трудовой деятельности соискателя․
- Сохраните скриншот или PDF‑копию для внутреннего учёта․
Что делать, если работодатель всё ещё требует бумажную трудовую книжку?
В большинстве случаев это недоразумение․ Однако если работодатель настаивает на бумажном документе, вы можете:
- Попросить объяснить, почему нужен бумажный вариант․
- Предложить предоставить скриншот ЭТК․
- Если работодатель действительно требует бумажную ТК, уточните, есть ли у него договорённость с налоговой службой о приёме электронных документов․
В современной России при устройстве на работу обязательна электронная трудовая книжка․ Бумажная ТК остаётся актуальной только в особых случаях, но в большинстве ситуаций её можно обойтись․ Чтобы избежать недоразумений:
- Убедитесь, что ваш профиль в «Госуслугах» содержит сведения о трудовой деятельности․
- При приёме на работу предоставьте ссылку на ЭТК или скриншот․
- Если вы ранее работали в другой компании, попросите выписку из трудовой книжки․
- Обратитесь к работодателю за разъяснениями, если он требует бумажный документ․
Таким образом, при устройстве на работу в России трудовая книжка в бумажном виде уже не обязательна, если вы впервые заключаете трудовой договор․ Главное – иметь подтверждение о наличии электронной трудовой книжки․