Важно! С 2021 года в России трудовая книжка не является единственным документом для подтверждения трудового стажа. Однако её отсутствие у работника требует особого внимания при оформлении трудовых отношений. Данная статья объясняет, в каких случаях можно (и нужно) заключать договор без трудовой книжки, какие риски это несёт и как правильно составить такой документ.

Законодательная основа: можно ли работать без трудовой книжки?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 67), при приёме на работу работодатель обязан оформить с ним трудовой договор. Трудовая книжка — это один из способов учёта трудового стажа, но не обязательное условие для заключения договора.

Ключевые моменты:

• Если у работника нет трудовой книжки (например, она утеряна, он никогда не работал официально, или это иностранный гражданин), это не является препятствием для трудоустройства.
• Работодатель обязан внести сведения о работе в СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности), который с 2021 года является основным документом для учёта стажа в ПФР.
• Отсутствие трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанности оформить трудовой договор в письменной форме.

Когда заключают договор без трудовой книжки? Типичные случаи

На практике это происходит в следующих ситуациях:

• Первое трудоустройство молодого специалиста, который никогда не работал официально.
• Утеря или порча трудовой книжки (работник должен получить дубликат, но это занимает время).
• Работа по гражданско-правовым договорам (ГПХ) ранее, которые не дают права на трудовую книжку.
• Иностранные граждане, у которых может не быть документа, эквивалентного трудовой книжке.
• Совместительство (если основное место работы уже имеет трудовую книжку).
• Ученический договор (с отрывом или без отрыва от производства), оформляется отдельно.

Ключевые пункты трудового договора при отсутствии трудовой книжки

В стандартный договор необходимо добавить специальные условия или оформить дополнительное соглашение. Вот образец обязательных пунктов:

Как подтвердить стаж без трудовой книжки? Документы

Если трудовая книжка утеряна или не было, стаж подтверждается:

1. СЗВ-ТД — главный документ с 2021 года.
2. Выписка из индивидуального лицевого счёта (ИЛС) в ПФР.
3. Трудовые договоры (все экземпляры), дополнительные соглашения.
4. Приказы о приёме, переводе, увольнении (подлинники или заверенные копии).
5. Табели учёта рабочего времени.
6. Платёжные ведомости, выписки из банковских счетов (с отметками налога, страховых взносов).
7. Справки с места предыдущей работы (если есть).
8. Судебные решения о признании трудовых отношений.

Важно: Работодатель должен хранить все эти документы в деле работника не менее 75 лет (ст. 17 ТК РФ).

Пошаговая инструкция: что делать работодателю?

• Шаг 1. При приёме на работу запросить у кандидата паспорт и СНИЛС. Уточнить, есть ли трудовая книжка.
• Шаг 2. Если книжки нет, в трудовом договоре включить специальный пункт (см. образец выше) об этом.
• Шаг 3. В первый месяц работы обязательно подать в ПФР сведения СЗВ-ТД (через интернет-сервисы или бухгалтерию).
• Шаг 4. По окончании работы (увольнении) также подать СЗВ-ТД с указанием даты увольнения.
• Шаг 5. Хранить в личном деле: трудовой договор, все допсоглашения, приказы, табели, платёжные документы.
• Шаг 6. По запросу работника (например, для пенсии) выдать справку о трудовой деятельности (форма по приказу Минтруда № 722н).

Образец трудового договора (сокращённая версия)

Ниже приведён шаблон с выделенными ключевыми моментами для случая отсутствия трудовой книжки. Полный текст должен соответствовать ТК РФ и внутренним правилам организации.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли уволить сотрудника без трудовой книжки?

Ответ: Да, процедура увольнения не зависит от наличия трудовой книжки. Увольнение производится по основаниям, предусмотренным ТК РФ, с оформлением приказа об увольнении и сдачи СЗВ-ТД в ПФР. Работнику выдаётся трудовая справка (форма СТД-Р) по его запросу.

Вопрос: Что делать, если работник пришёл с трудовой книжкой, но она пустая?

Ответ: Если книжка выдана, но в ней нет записей (например, при первом оформлении), это не является проблемой. В пункте договора можно указать: «Трудовая книжка выдана, записей не содержит». Главное — подача СЗВ-ТД.

Вопрос: Нужно ли хранить дубликат трудовой книжки, если оригинал утерян?

Ответ: Если работник получил дубликат в установленном порядке (через МФЦ или работодателя), его нужно хранить в личном деле. Если дубликат не оформлен, достаточно пункта в договоре и подтверждающих документов (СЗВ-ТД, приказы).

Трудовой договор можно и нужно заключать даже при отсутствии у работника трудовой книжки. Ключевое условие — своевременная и корректная сдача сведений в ПФР (СЗВ-ТД). Это гарантирует работнику сохранение стажа, а работодателю — соблюдение закона и защиту от споров.

Рекомендация: Всегда включайте в договор специальный пункт об отсутствии трудовой книжки, храните полный пакет документов по сотруднику и контролируйте сдачу отчётности. При сложных ситуациях консультируйтесь с юристом по трудовому праву.

Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (Трудовой кодекс, Приказ Минтруда № 722н, закон № 400-ФЗ «О страховых пенсиях»). Актуально на 2026 год.