Трудовая книжка, официальный документ, фиксирующий все этапы трудовой деятельности работника. В 2026 году особое внимание уделяется серии и номеру (в частности, номер 4) при оформлении новых экземпляров. Ниже — полное руководство, основанное на актуальной информации из открытых источников.
Что такое «Трудовая книжка номер 4»?
В контексте российского трудового законодательства под номером 4 обычно понимают четвёртый тип (серию) трудовых книжек, используемых с 2022 года. Эта серия отличается:
- Упрощённым оформлением полей для электронного внесения данных;
- Увеличенным пространством для записи сведений о приёме, переводе и увольнении;
- Совместимостью с требованиями КонсультантПлюс и ГИТ (Государственная инспекция труда).
Эти книжки выпускаются в формате 88 × 125 мм, вес листа — 30 г/лист, а обложка имеет маркировку «ТК‑IV».
Как выглядит обложка?
На обложке указываются:
- Наименование организации (при необходимости);
- Серия и номер (например, ТК‑IV‑001‑001);
- Год выпуска (2022‑2025 и т.д.);
- Штрих‑код для электронного контроля.
Форма и структура трудовой книжки (образец 2023‑2026)
Согласно Постановлению Правительства РФ от № 225 (ред. от ) и рекомендациям nalog-nalog.ru, в книжке предусмотрены следующие графы:
- Графа 1 — Фамилия, имя, отчество работника;
- Графа 2 — Дата рождения;
- Графа 3 — Пол;
- Графа 4 — Документ‑основание, на основании которого произведена запись (приказ, распоряжение, договор и т.п.). Здесь указываются дата, номер и реквизиты документа.
- Графа 5 — Сведения о месте и периоде работы (наименование организации, должность, подразделение).
- Графа 6, Сведения о воинском учёте (если применимо).
- Графа 7 — Сведения о воинском учёте (для военнослужащих).
- Графа 8 — Сведения о переводе, повышении квалификации, надбавках и т.д.
- Графа 9 — Сведения об увольнении (дата, основание).
В графе 4 обязательно указывается дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, а также реквизиты документа, на основании которого вносится запись.
Как правильно оформить запись в графе 4?
Пример заполнения:
Графа 4: Приказ № 123 от г. «О приёме на работу в отдел продаж».
Важные нюансы:
- Указывайте полное название документа, его номер и дату.
- Если запись связана с переводом, в графе 4 указываются дату и номер приказа о переводе.
- При оформлении увольнения в графе 4 указываются дату и номер приказа об увольнении.
Эти данные позволяют быстро отследить юридическое основание любой записи.
Серии трудовых книжек по годам выпуска
Для удобства кадровых специалистов подготовлена таблица, где указаны серии и номера книжек в зависимости от года выпуска:
| Год выпуска | Серия | Номер |
|---|---|---|
| 2022 | ТК‑IV‑001 | 001‑001 |
| 2023 | ТК‑IV‑002 | 002‑001 |
| 2024 | ТК‑IV‑003 | 003‑001 |
| 2025 | ТК‑IV‑004 | 004‑001 |
Эти данные актуальны на 03 апреля 2025 г. и регулярно обновляются в рамках проекта «Электронная трудовая книжка».
Особенности серий ТК‑IV
Серия ТК‑IV отличается:
- Отсутствием необходимости вручную ставить подпись в каждом графе (все подписи можно ставить в конце документа);
- Наличием полей для QR‑кода, который автоматически считывает данные при вводе в электронную форму;
- Упрощённым порядком оформления при переводе и увольнении.
Электронная версия трудовых книжек
С 2020 года в России активно вводится электронная трудовая книжка (ЭТК). Основные особенности:
- Заполнение данных в электронном виде через HR‑системы;
- Автоматическая генерация реквизитов в графе 4 (дата, номер приказа, реквизиты документа);
- Возможность экспорта в PDF для печати и последующей отправки работнику.
Пример заполнения поля «Заявление работника» (графа 4) в ЭТК:
Заявление работника от 2024‑04‑02 с указанием даты и номера его регистрации.
Таким образом, даже при переходе на электронный формат сохраняются все требования к серии и номеру.
Часто задаваемые вопросы
Какой год выпуска у трудовых книжек серии ТК‑IV?
Серия ТК‑IV выпускается с 2022 года и продолжается до 2025 года (на текущий момент — до 2025 года).
Можно ли использовать старую (без серий) книжку?
Нет. С 01 января 2022 года все новые трудовые книжки должны иметь серийный номер и соответствовать требованиям ТК‑IV.
Как оформить последнюю запись перед возвратом книжки работнику?
Последняя запись должна содержать:
- Документ‑основание (приказ об увольнении, переводе и т.д.);
- Дата и номер этого документа;
- Подпись руководителя и печать организации.
Эта запись оформляется в графе 4 точно так же, как и остальные, но является завершающей.
Трудовая книжка номер 4 (серия ТК‑IV) — современный инструмент учёта трудовых отношений, который:
- Обеспечивает полную юридическую прозрачность всех записей;
- Совместим с электронными системами учёта;
- Упрощает процесс оформления приёма, перевода и увольнения;
- Соответствует требованиям Постановления Правительства РФ № 225 и рекомендациям КонсультантПлюс.
Помните, что правильное заполнение графы 4 — ключ к корректному документообороту и отсутствию проблем при проверках Государственной инспекции труда.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.