Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронному учету, законодательство РФ сохраняет за работодателем обязанность вести и оформлять трудовую книжку (или её электронный аналог) для каждого сотрудника, проработавшего в организации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку.
- Федеральный закон № 439-ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции от 2020 г.) – регулирует порядок ведения бумажных и электронных трудовых книжек.
- Постановление Правительства РФ от № 1497 – вводит обязательное ведение электронных трудовых книжек с .
Переход на электронные трудовые книжки (с 2021 года)
С 1 января 2021 года специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки при приеме на работу, переводе внутри организации и при увольнении. Электронный формат реализуется через единую государственную информационную систему (ЕГИСЗ).
Основные преимущества электронного варианта:
- Сокращение времени на оформление и хранение документов;
- Минимизация риска утери или повреждения бумажного носителя;
- Возможность быстрого предоставления сведений в Пенсионный фонд и другие ведомства.
Одновременное применение бумажного и электронного вариантов
Закон допускает параллельное ведение обеих форм трудовой книжки, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае:
- Кадровик заполняет электронную трудовую книжку в обязательном порядке;
- По желанию сотрудника одновременно ведётся бумажный экземпляр, который выдаётся работнику на руки.
Важно: отказ от бумажной формы должен быть оформлен письменно и храниться в личном деле сотрудника.
Обязанности работодателя
Независимо от выбранного формата, работодатель должен:
- Своевременно вносить записи о приёме, переводе, повышении квалификации, награждениях и увольнении;
- Обеспечивать достоверность и полноту сведений (данные должны соответствовать трудовому договору и другим внутренним документам);
- Хранить электронные записи в течение всего периода трудовой деятельности и не менее 50 лет после увольнения (как требует законодательство о хранении персональных данных);
- Выдавать работнику заверенную копию трудовой книжки (бумажную или выписку из ЕГИСЗ) по его требованию;
- Информировать сотрудника о праве выбрать форму ведения трудовой книжки и о последствиях отказа от бумажного варианта.
Когда работодатель освобождается от ответственности?
Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике, работодатель не несет ответственности за отсутствие трудовой книжки или электронных сведений, если:
- Работник сам отказался от получения бумажной книжки и не предъявил требования о её выдаче;
- Отсутствие записи связано с техническим сбоем в ЕГИСЗ, который документально подтверждён и устранён в разумные сроки;
- Работник предоставил ложные сведения о своём трудовом стаже, и работодатель действовал в рамках проверки предоставленной информации.
В остальных случаях несвоевременное или неполное ведение трудовой книжки может повлечь административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ) и гражданско‑правовые последствия (возмещение ущерба, восстановление нарушенных прав).
Практические рекомендации для кадровой службы
- Ведите реестр согласий/отказов от бумажной формы – это упростит проверку инспекцией труда.
- Автоматизируйте внесение данных в ЕГИСЗ через интеграцию с вашей HR‑системой (1С:ЗУП, SAP SuccessFactors и т.д.).
- Проводите периодические аудиты электронных записей на соответствие трудовым договорам и приказам.
- Обучайте сотрудников отдела кадров изменениям в законодательстве не реже одного раза в год.
- Храните резервные копии электронных трудовых книжек в защищённом облачном хранилище, обеспечивая доступ только уполномоченным лицам.
Обязанность работодателя вести трудовую книжку (в бумажном или электронном виде) остаётся неизменной, несмотря на цифровизацию трудовых отношений. С 2021 года основной формат – электронный, но закон сохраняет право работника на получение бумажной копии при отсутствии письменного отказа. Соблюдение указанных требований не только защищает организацию от штрафов и судебных споров, но и повышает доверие сотрудников к работодателю, обеспечивая прозрачность и надёжность учёта их трудовой деятельности.