Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина. Несмотря на постепенный переход к электронным трудовым книжкам, бумажный вариант всё ещё широко используется, и работодатель обязан знать, когда и как выдавать его сотруднику.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 62, ст. 66.1, ст. 84.1;
• Приказ Минтруда России от № 713н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности…»;
• Письмо Минтруда России от № 14‑2/В‑150 (образец формулировки при выдаче на руки);
• Разъяснения Государственной инспекции труда (ГИТ) по регионам (Калужская, Ростовская области и др.).

Выдача трудовой книжки при приёме на работу

Согласно разъяснениям ГИТ Ростовской области, оформление трудовой книжки впервые осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма на работу (за исключением случаев, когда работник уже имеет книжку).

• Работник предъявляет паспорт и, при необходимости, предыдущую трудовую книжку;
• Работодатель вносит запись о приёме, указывает дату, наименование организации, должность;
• Запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
• Книжка остаётся у работника либо хранится у работодателя по соглашению сторон (в этом случае выдаётся копия).

Выдача по запросу работника (в т.ч. для подачи в ПФР)

Часть 1 ст. 62 ТК РФ устанавливает, что работодатель должен выдавать сотруднику оригинал бумажной трудовой книжки для подачи документов в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Основания для выдачи по запросу:

1. Оформление трудовой пенсии (или иной социальной выплаты, требующей подтверждения стажа);
2. Поступление в другое место работы, когда новый работодатель требует оригинал;
3. Личная необходимость работника (например, для оформления ипотеки, получения визы и т.п.).

Порядок действий:

• Работник подаёт письменное заявление о выдаче оригинала трудовой книжки (можно использовать форму, предложенную Минтрудом в Письме от № 14‑2/В‑150: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ»);
• Работодатель проверяет наличие оснований и, если они есть, выдаёт оригинал под расписку;
• Если оригинал хранится у работодателя (например, в сейфе), выдаётся заверенная копия с надписью «Работает по настоящее время» и указанием даты выдачи копии (см. образец 2025 г. на nalog-nalog.ru).

Выдача трудовой книжки при увольнении

Это наиболее регламентированный момент. Согласно ст. 84.1 ТК РФ и множеству разъяснений (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, ГИТ):

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесённой в неё записью об увольнении.

Если по какой‑то причине выдача в последний день невозможна, работодатель должен:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
• Или получить согласие на отправку книжки по почте (заказным письмом с описью вложения).

Задержка выдачи без уважительной причины влечёт ответственность (см. раздел 4).

Выдача копии трудовой книжки

Копия может быть выдана в следующих случаях:

• Когда оригинал находится у работодателя (например, хранится в сейфе) и работник нуждается в документе для подачи в ПФР или иные органы;
• При оформлении дубликата в случае утраты оригинала (тогда копия служит основанием для выдачи нового бланка).

Требования к оформлению копии:

1. На последней странице копии ставится надпись «Работает по настоящее время» (или указывается дата увольнения, если работник уже уволен);
2. Указывается дата выдачи копии;
3. Копия заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации;
4. Если оригинал хранится в деле, номер дела указывается; если хранится иначе (в сейфе), номер дела не ставится, но делается пометка о месте хранения.

Ответственность за нарушение порядка выдачи

Нарушение установленного порядка может повлечь:

• Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб для должностных лиц, от 100 000 до 200 000 руб для организаций);
• Возможность взыскания ущерба работником (например, задержка выплаты пенсии из‑за отсутствия трудовой книжки);
• Дисквалификацию должностного лица на срок от 6 месяцев до 1 года при повторных нарушениях.

Практические рекомендации для работодателя

1. Вести журнал учёта выдачи и приёма трудовых книжек (оригиналов и копий) с подписями сторон;
2. Хранить оригиналы в надёжном месте (сейф, металлический шкаф) и фиксировать место хранения в внутренних локальных актах;
3. При переходе на электронные трудовые книжки сохранять бумажные экземпляры до момента их аннулирования или передачи работнику;
4. Обеспечить наличие бланков трудовой книжки и печатей для заверения записей;
5. Обучать кадровых сотрудников правилам заполнения и выдачи, используя актуальные разъяснения Минтруда и ГИТ;
6. При выдаче по запросу всегда требовать письменное заявление работника и фиксировать дату получения такого заявления.

Порядок выдачи трудовой книжки работнику регулируется чёткими нормами трудового законодательства и подкрепляется практическими указаниями министерства труда и государственной инспекции труда. Соблюдение этих правил не только защищает права работника, но и избавляет работодателя от штрафов и репутационных рисков. В условиях постепенного перехода к электронным трудовым книжкам важно помнить, что бумажный вариант остаётся legally значимым документом, и его выдача должна осуществляться вовремя, надлежащим образом оформленным и с подтверждением получения.