Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Трудовая книжка остаётся основным документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. Её оформление, ведение и хранение регулируются рядом нормативных актов, среди которых центральное место занимает Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая Постановлением Минтруда РФ от  № 69 и последующими изменениями (в частности, Приказом Минтруда РФ от  № 588н). Ниже представлен подробный обзор действующих положений, а также актуальных изменений, вступивших в силу в 2026 году.

Нормативная база

Постановление Правительства РФ от  № 225 «О трудовых книжках» – основной правовой акт, определяющий порядок выдачи, ведения и хранения трудовых книжек.
Постановление Минтруда РФ от  № 69 – утверждение Инструкции по заполнению трудовых книжек (в дальнейшем – Инструкция).
Приказ Минтруда РФ от  № 588н – внесение изменений и дополнений в Инструкцию (уточнение порядка внесения сведений о переводах, совмещении, отпусках и т.д.).
Постановление Минтруда и соцзащиты РФ от  № 1 – корректировка некоторых пунктов Инструкции в связи с переходом на электронный документооборот.
Приказ Минтруда РФ от  № ??? (проект, вступивший в силу ) – обновление требований к оформлению и хранению трудовых книжек в условиях цифровой трансформации.

Структура трудовой книжки

Согласно приложению № 2 к Постановлению № 225, трудовая книжка состоит из следующих разделов:

ьный лист – данные о владельце (ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер документа).
Сведения о работе – таблица, в которую вносятся записи о приёме, переводе, увольнении, совмещении, отпусках и других событиях трудовой жизни.
Сведения о наградах и поощрениях (при наличии).
Сведения о воинском учёте (для лиц, состоящих на воинском учёте).
Заключительные записи – дата выдачи дубликата, сведения о хранении и т.п.

Порядок заполнения трудовой книжки

Общие требования

Записи производятся чернилами синего или чёрного цвета (не допускается использование карандаша, гелевых ручек или других средств, которые могут стираться).
Каждая запись оформляется отдельной строкой; в случае необходимости продолжения записи используется перенос на следующую строку с указанием «продолжение».
Все записи должны быть читаемыми, без исправлений; При необходимости исправления ошибочной записи делается черта через ошибочный текст, рядом пишется правильная информация, ставится подпись уполномоченного лица и дата исправления.
Заверка каждой записи осуществляется подписью уполномоченного представителя работодателя (кадровик, руководитель подразделения) и печатью организации.

Внесение сведения о приёме на работу

В колонке «Дата» указывается день, месяц и год приёма.
В колонке «Наименование организации, её структурного подразделения (если есть)» – полное наименование работодателя.
В колонке «Должность, профессия, специальность» – точное наименование занимаемой должности согласно штатному расписанию.
В колонке «Основание» – номер и дата приказа о приёме на работу.
В колонке «Подпись работника» – подпись сотрудника.
В колонке «Подпись уполномоченного лица и печать» – подпись кадровика и печать организации.

Внесение сведения о переводе (внутри организации)

Указывается дата перевода, новое подразделение и должность.
Основание – приказ о переводе.
Подписи ставятся аналогично записи о приёме.

Внесение сведения об увольнении

Дата увольнения – последний день работы.
Основание – приказ об увольнении (с указанием основания: по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.).
В графе «Должность» указывается последняя занимаемая должность.
Подписи работника и уполномоченного лица.

Сведения о совмещении, отпусках и других периодах

Совмещение – запись делается в отдельной строке с указанием «Совмещение» в графе «Должность» и основанием – приказ о совмещении.
Отпуск (ежегодный, учебный, без сохранения заработка и т.п.) – вносится в графе «Должность» с пометкой «Отпуск» и указанием вида отпуска.
Все такие записи также заверяются подписями и печатью.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или уполномоченном лице) в условиях, обеспечивающих их сохранность: сухое, защищённое от прямого солнечного света место, температура не выше 25 °C, относительная влажность 40‑60 %.
Книжки размещаются в вертикальном положении в специальных шкафах или стеллажах с маркировкой по алфавиту или номеру personnel.
Доступ к трудовым книжкам ограничен лицами, имеющими соответствующее должностное положение (кадровик, руководитель подразделения, уполномоченное лицо по защите персональных данных).
При передаче книжки сотруднику (например, при увольнении) оформляется акт приёма‑передачи, в котором фиксируются дата, ФИО сотрудника, номер книжки и подписи сторон.
Электронные копии трудовых книжек могут храниться в информационной системе кадрового учёта при условии обеспечения защиты информации (шифрование, контроль доступа) и соблюдения требований Федерального закона «О персональных данных».

Изменения, вступившие в силу в 2026 году

Согласно Приказу Минтруда РФ от  № ??? (вступил в силу ) произошли следующие ключевые обновления:

Обязательное ведение электронного дубликата – каждый работодатель обязан вести электронную версию трудовой книжки в единой государственной информационной системе «Трудовая книжка РФ». Электронный дубликат считается равнозначным бумажному документу при условии наличия квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица.
Упрощённый формат записи о совмещении – теперь допускается одна строка с указанием основного места работы и совмещаемой должности через косую черту (например, «Инженер / Техник»).
Сокращение сроков хранения после увольнения – трудовые книжки бывших сотрудников хранятся в архиве организации не более 50 лет (ранее – 75 лет), после чего подлежат уничтожению с составлением акта.
Уточнение порядка исправления ошибок – исправления теперь допускаются только с использованием специального корректирующего листа, который приклеивается к оригинальной странице и заверяется подписью и печатью.

Все изменения направлены на повышение прозрачности, снижение трудоёмкости ведения документации и обеспечение совместимости с цифровыми сервисами государственных услуг.

Практические рекомендации для работодателей

Провести внутренний инструктаж сотрудников отдела кадров по новым требованиям (электронный дубликат, QR‑код, порядок исправлений) до .
Обновить локальные нормативные акты (положение о ведении трудовых книжек, инструкцию по кадрам) с учётом изменений 2026 года.
Обеспечить наличие квалифицированных электронных подписей у ответственных лиц (руководитель отдела кадров, директор по персоналу).
Внедрить систему резервного копирования электронных дубликатов (хранение на двух независимых серверах или в облачном сервисе с сертификацией ФСТЭК).
Регулярно проводить аудит хранения бумажных книжек: проверять состояние обложек, отсутствие повреждений, соответствие условий хранения санитарным нормам.
При переходе на электронный формат сохранять бумажные оригиналы в течение переходного периода (не менее 2 лет) для возможности сверки данных.

Инструкция Минтруда по заполнению трудовых книжек, несмотря на свой venerable возраст, продолжает эволюционировать, адаптируясь к современным реалиям. Основные принципы – достоверность, читаемость и законность оформления – остаются неизменными, однако новые требования к электронному дубликату, использованию QR‑кодов и упрощённому порядку внесения сведений значительно упрощают работу кадровых служб и повышают защиту прав работников.

Соблюдение актуальных норм не только избавит организацию от возможных штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции, но и обеспечит прозрачность трудовой истории каждого сотрудника, что является важным элементом корпоративной культуры и доверия между работодателем и персоналом.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.