Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность работника и его трудовой стаж.
Вопрос о том, какие периоды работы по трудовому договору обязаны быть внесены в книжку, а какие – нет, часто вызывает недоразумения как у работников, так и у работодателей. В статье разберём нормативную базу, порядок внесения записей, особенности электронных трудовых книжек и способы подтверждения стажа, если запись в книжке отсутствует.

Нормативные основы

• Статья 65 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) – определяет, что основным документом, подтверждающим трудовой стаж, является трудовая книжка.
• Статья 66.1 ТК РФ – регулирует порядок предоставления работодателем сведений о трудовой деятельности (в т.ч. в виде электронной трудовой книжки) работнику.
• С 1 января 2004 г. страховой стаж для назначения пенсии определяется персонифицированным учётом Пенсионного фонда РФ. Поэтому для расчёта страхового стажа после этой даты документы подавать не требуется, но запись в трудовой книжке всё равно остаётся важной для подтверждения социально значимых периодов (отпусков, командировок, учёта выслуги).

Что считается трудовым стажем?

В трудовой стаж засчитываются:

1. Периоды работы по трудовому договору (полный рабочий день, частичная занятость, сезонные работы).
2. Военная служба, служба в органах внутренних дел.
3. Периоды получения пособий по безработице, ухода за ребёнком до 1,5 лет, обучение в вузах по программам, предусматривающим зачисление в стаж.
4. Иные социально значимые периоды, указанные в законодательстве.

Обязан ли работодатель вносить запись о работе по трудовому договору?

Ответ – да, но с рядом уточнений.

Период, когда запись обязательна

• Для всех трудовых отношений, заключённых после 1 января 2004 г., запись в трудовой книжке обязательна, если работник предоставляет её работодателю.
• Если работник впервые устраивается на работу и у него нет трудовой книжки, он обязан её получить у работодателя (ст. 66.1 ТК РФ). В этом случае запись делается в момент приёма на работу.

Исключения

• Работа по гражданско‑правовым договорам (ГПХ, договор подряда, оказание услуг) не фиксируется в трудовой книжке, поскольку такие отношения не являются трудовыми.
• С 1 января 2020 г. сведения о трудовой деятельности могут подтверждаться не только бумажной книжкой, но и формой СТД‑Р, СТД‑ПФР (электронный документ).

Как вносится запись в трудовую книжку?

Запись делается в разделе «Сведения о трудовой деятельности» и должна содержать:

1. Дата приёма на работу (день, месяц, год).
2. Наименование организации‑работодателя, её ИНН, ОКПО.
3. Должность (трудовая функция) работника.
4. Основание приёма (трудовой договор, приказ).
5. Дата увольнения (если она уже наступила) и основание увольнения.

Записи вносятся чернильной ручкой (чёрный, синий или фиолетовый цвет) и подписываются руководителем организации с печатью (с 2017 г. печать уже не обязательна, но подпись остаётся обязательной).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 10 июня 2021 г. в России введён закон № 1217, регулирующий электронные трудовые книжки. Основные особенности:

• ЭТК – совокупность сведений о трудовой деятельности, хранящихся в информационной системе Пенсионного фонда РФ.
• Записи в ЭТК вносятся автоматически на основании данных работодателя (трудовой договор, приказ, расчётные листки).
• Работник может просмотреть свои сведения в личном кабинете ПФР.
• Переходный период (5 лет) позволяет использовать как бумажные, так и электронные книжки одновременно.

Что делать, если запись в книжке отсутствует?

Отсутствие записи не означает, что стаж не будет засчитан. Существует несколько способов подтверждения:

Альтернативные документы

• Трудовой договор (копия, заверенная работодателем).
• Приказы о приёме на работу и об увольнении.
• Справки от работодателя (форма ОК‑5, справка о стаже).
• Расчётные листки, выписки из банковских счетов (если в них указана заработная плата).
• Сведения из персонифицированного учёта в ПФР (доступны через личный кабинет).

Обращение в архивы предприятия

Если предприятие существует, можно запросить копии приказов, табели учёта рабочего времени, архивные выписки. При ликвидации организации сведения могут предоставить её правопреемники или государственные архивы.

Свидетельские показания

Для подтверждения стажа в суде допускаются показания не менее двух свидетелей – коллег, которые работают (или работали) в тот же период и могут подтвердить наличие трудовых отношений.

Судебный порядок

Если все мирные способы исчерпаны, работник может обратиться в суд. Суд рассматривает совокупность доказательств: документы, справки, расчётные листки, электронные записи, свидетельские показания.

Практические рекомендации для работников и работодателей

1. Работнику:
   • Приём на работу – сразу проверяйте, есть ли у вас трудовая книжка, и требуйте её у работодателя.
   • Сохраняйте копии всех трудовых договоров, приказов и расчётных листков.
   • Регулярно проверяйте свои сведения в личном кабинете ПФР (особенно после перехода на электронную книжку).
   • Если обнаружили ошибку в записи, требуйте её исправления в письменной форме у работодателя.
2. Работодателю:
   • Обязательно вносите запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение трёх рабочих дней после приёма на работу.
   • Храните оригиналы всех приказов и договоров – они могут понадобиться для подтверждения стажа.
   • При увольнении оформляйте приказ и вносите запись о дате и основании увольнения.
   • Если работник отказывается от бумажной книжки, предложите оформить электронную (по согласованию с ПФР).

Последние изменения законодательства (2020‑2026 гг.)

• Трудовой стаж, полученный по трудовому договору, обязательно фиксируется в трудовой книжке (бумажной или электронной), если работник её предоставляет.
• Работа по гражданско‑правовым договорам (ГПХ) в трудовую книжку не вносится.
• С 2020 г. сведения о трудовой деятельности могут подтверждаться альтернативными документами, а с 2021 г. – через электронную трудовую книжку.
• Отсутствие записи в книжке не лишает работника права на стаж – его можно подтвердить договором, приказами, справками, расчётными листками и, при необходимости, через суд.
• К 2026 году все бумажные трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат, поэтому рекомендуется уже сейчас ознакомиться с личным кабинетом ПФР и убедиться в корректности своих данных.

Помните, что правильное оформление и своевременное внесение записей в трудовую книжку – залог надёжного подтверждения вашего трудового стажа и, в конечном итоге, будущей пенсии.