Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Несмотря на развитие электронных форм, бумажные трудовые книжки остаются обязательными для большинства организаций. В данной статье подробно рассмотрены нормативные акты, порядок заполнения, выдачи дубликатов, хранения и учёта трудовых книжек, а также последние изменения, действующие на 2026 год.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации – ст. 66, ст. 66.1 (право на получение сведений о трудовой деятельности).
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (в ред. изменений от  № 51,  № 132,  № 373,  № 257).
• Приказ Минтруда России от  г. № 320н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности» (вступил в силу с 1 сентября 2021 г.).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
• Региональные нормативные акты (например, Министерство труда и социальной защиты Республики Беларусь) – могут уточнять порядок заполнения и хранения для организаций, зарегистрированных в соответствующей юрисдикции.

Общие положения

Согласно пункту 1 Правил ведения и хранения трудовых книжек, настоящий порядок устанавливает:

1. порядок ведения и хранения трудовых книжек;
2. порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей;
3. порядок выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Важно помнить, что работодатель обязан обеспечить наличие бланков трудовых книжек для всех newly hired сотрудников и вести их учёт в соответствии с внутренними нормативными актами.

Ведение трудовых книжек

Заполнение при приёме на работу

С 1 сентября 2021 г. изменился порядок заполнения трудовой книжки при первом приёме на работу:

• Заполнение трудовой книжки работником, принятым на работу впервые, не требуется выполнять в его присутствии (ранее это было обязательным).
• Заполнение производится уполномоченным лицом кадровой службы (или иным ответственным сотрудником) на основании трудового договора и других подтверждающих документов.
• В трудовой книжке указываются:
• ФИО работника;
• дата рождения;
• образование, профессия, специальность;
• дата приёма на работу;
• наименование организации, структурное подразделение, должность;
• вид трудовой деятельности (основная, совместительство и т.д.).

Внесение изменений

Все изменения в трудовой деятельности (перевод, повышение, увольнение, award, дисциплинарное взыскание и т.п.) вносятся в трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с даты наступления события. Запись делается от руки черной или синей пастой, заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется).

Выдача дубликата

Дубликат трудовой книжки выдаётся:

• при утрате или порче оригинала;
• по заявлению работника о необходимости получения сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ).

Для выдачи дубликата требуется:

1. Заявление работника (в письменной форме).
2. Сведения из личного дела и кадровых документов, подтверждающие трудовой стаж.
3. Заполнение бланка дубликата по образцу, утверждённому Приказом № 320н.
4. Подпись ответственного лица и печать организации.

Хранение трудовых книжек

Хранение трудовых книжек регулируется пунктами 4‑6 Правил ведения и хранения трудовых книжек:

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров (или ином уполномоченном подразделении) в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей место, доступ ограничен только уполномоченным лицам).
• Каждая трудовая книжка учитывается в Книге учёта трудовых книжек, где фиксируются:
• номер трудовой книжки;
• ФИО работника;
• дата выдачи;
• дата возврата (при увольнении или выдаче дубликата).
• Ответственное лицо за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек назначается приказом руководителя. Если такое лицо не назначено, организация обязана самостоятельно разработать внутренний нормативный акт, регламентирующий указанные вопросы.
• Проверка наличия трудовых книжек проводится не реже одного раза в год. При выявлении недостающих экземпляров составляется акт, а работник получает дубликат после восстановления данных.

Электронная трудовая книжка

С 2020 г. сохраняется право выбора способа ведения трудовой книжки:

• Для работников, которые в 2020 г. были безработными или не исполняли трудовые функции в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском, отстранением от работы – возможен переход на электронный формат.
• Электронная трудовая книжка ведётся в системе «Госуслуги» или иных утверждённых информационных ресурсах.
• При выборе электронного формата бумажная трудовая книжка не выдаётся, однако работник может запросить выписку из электронной трудовой книжки в любой момент.

Несмотря на развитие электронных форм, большинство организаций продолжают использовать бумажные трудовые книжки, особенно в регионах с ограниченным доступом к интернет‑услугам.

Пример заполнения трудовой книжки (2026)

Ниже приведён типовой образец записи о приёме на работу и последующем переводе:

Иванов Иван Иванович, г.р., высшее образование, специальность «Инженер‑механик».
Принят на работу в ООО «ТехноСервис» г., должность инженер‑механик, отдел проектирования.
Переведён на должность старшего инженера‑механика г., отдел главного конструктора.
Уволен по собственному желанию г. (запись о дате и причине увольнения).

Каждая строка завершается подписью ответственного лица и печатью организации.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

Нарушение требований по ведению, хранению и выдаче трудовых книжек влечёт:

• административную ответственность в виде штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ) – от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций;
• возможное признание документа недействительным, что может повлечь трудовые споры и необходимость восстановления трудового стажа через суд.

Правильное ведение и хранение трудовых книжек – важная часть кадровой документации любой организации. Соблюдение установленного порядка обеспечивает защиту прав работников, упрощает процесс подтверждения трудового стажа и минимизирует риски административных штрафов. Рекомендуется:

1. Ежегодно обновлять внутренние нормативные акты, касающиеся работы с трудовыми книжками.
2. Проводить обучение ответственных сотрудников по новым изменениям (например, порядок заполнения с 2021 г.).
3. Вести электронный резерв копий записей трудовой книжки для быстрого восстановления при утрате оригинала.
4. При переходе на электронный формат обеспечивать соответствие требованиям законодательства и сохранность данных.

Соблюдая вышеизложенные рекомендации, организация сможет поддерживать порядок в кадровом делопроизводстве и обеспечить законные права своих сотрудников на подтверждение трудовой деятельности.