Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г.

Содержание

1. Что такое трудовая книжка?
2. Нормативная база: статья 66 ТК РФ
3. Какие сведения вносятся в трудовую книжку?
4. Изменения и актуальная редакция (2023‑2025 гг.)
5. Электронные трудовые книжки
6. Порядок оформления, выдачи и хранения
7. Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки
8. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это документ установленного образца, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, его профессиональном росте, переводах, увольнениях и наградах. Она служит подтверждением трудового стажа и необходима для:

• назначения и выплаты пенсии;
• подтверждения права на социальные гарантии;
• приёма на новую работу (особенно в государственных и муниципальных учреждениях);
• получения различных выплат и пособий.

Нормативная база: статья 66 ТК РФ

Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации:

«Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.»

В статье раскрываются следующие положения:

1. Трудовая книжка ведётся у каждого работника, заключившего трудовой договор, за исключением случаев, когда трудовые отношения оформляются иным способом (например, по гражданско‑правовым договорам).
2. В трудовую книжку вносятся записи о:
• приёме на работу;
• переводах на другую постоянную работу;
• увольнении (включая основания прекращения трудового договора);
• награждениях за успехи в работе;
• иных сведениях, предусмотренных нормативными актами.
3. Записи делаются уполномоченным лицом организации (кадровиком, бухгалтером или иным ответственным сотрудником) под подписью и с применением печати организации.
4. Трудовая книжка выдаётся работнику при увольнении либо по его требованию в течение трёх рабочих дней.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

Форма трудовой книжки утверждена Постановлением Правительства РФ от № 225 (в редакции, действующей на 2025 г.). В неё включаются следующие разделы:

• Личные данные работника – фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность.
• Сведения о приёме на работу – дата, наименование организации, должность, подразделение, основание приёма (трудовой договор, приказ и т.д.).
• Переводы на другую постоянную работу – дата, новая должность, подразделение, основание перевода.
• Увольнение – дата, основание (по соглашению сторон, по инициативе работника, по инициативе работодателя, в связи с выходом на пенсию и т.д.), номер и дата приказа об увольнении.
• Награждения и поощрения – наименование награды, дата награждения, основание.
• Иные сведения – например, информация о прохождении аттестации, повышении квалификации, участии в учебных программах, если это предусмотрено внутренними нормативными актами организации.

Изменения и актуальная редакция (2023‑2025 гг.)

За последние годы в регулировании трудовых книжек произошли следующие ключевые изменения:

Переход на новые бланки (с 2023 г.)

С 1 января 2023 года введены обновлённые бланки трудовых книжек, соответствующие требованиям Постановления Правительства РФ от № 2364 «Об утверждении формы трудовой книжки». Основные нововведения:

• Увеличен размер полей для записи данных о работе (более удобно для ручного заполнения).
• Добавлен специальный раздел для отметок о переходе на электронную трудовую книжку.
• Уточнённые требования к водяным знакам и степени защиты от подделки.

Электронные трудовые книжки (ЕТК)

С 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон от № 274‑ФЗ «О трудовых книжках», который допускает ведение трудовых книжек в электронном виде через единую государственную информационную систему (ЕГИСЗ). К 2025 году:

• Более 70 % организаций перешли на ЕТК;
• Обязательное дублирование записей в бумажный вариант сохраняется только для работников, отказавшихся от электронного формата или для тех, кто работает в организациях, не подключённых к ЕГИСЗ.

Уточнение порядка внесения записей о наградах

Согласно изменениям, внесённым в Постановление Правительства РФ от № 842, записи о наградах теперь должны содержать:

• наименование награждающего органа;
• номер и дату награждающего документа;
• краткое описание заслуг, за которые награждение осуществлено.

Электронные трудовые книжки

Электронная трудовая книжка (ЕТК) представляет собой цифровой аналог бумажного документа, хранящийся в единой государственной информационной системе. Основные преимущества ЕТК:

• Сокращение времени на оформление и выдачу документов;
• Минимизация риска утраты или повреждения документа;
• Возможность мгновенной проверки трудового стажа работодателями и государственными органами;
• Упрощённое формирование выписок для подачи в Пенсионный фонд, социальные службы и т.д.

Для перехода на ЕТК работодатель должен:

1. Получить согласие работника на ведение трудовой книжки в электронном виде (согласие оформляется в письменной форме или через личный кабинет на портале «Госуслуги»).
2. Обеспечить передачу сведений о приёме, переводах, увольнении и наградах в ЕГИСЗ в течение пяти рабочих дней с момента совершения соответствующего действия.
3. При необходимости выдать работнику бумажную выписку из ЕТК (по требованию).

Порядок оформления, выдачи и хранения

Оформление при приёме на работу

• При приёме на работу кадровик заполняет раздел «Сведения о приёме на работу» в трудовой книжке (или вносит запись в ЕТК).
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.
• Если работник ранее имел трудовую книжку, её передают новому работодателю для продолжения ведения.

Внесение изменений (перевод, увольнение, награды)

• Запись делается не позднее трёх рабочих дней с даты события.
• В случае увольнения – выдаётся трудовая книжка работнику под расписку в день увольнения (или в течение трёх рабочих дней, если работник отсутствует).

Хранение трудовых книжек

• Трудовые книжки текущих сотрудников хранятся в отделе кадров организации в условиях, обеспечивающих их сохранность (сухое, защищённое от прямых солнечных лучей помещение).
• После увольнения трудовая книжка выдаётся работнику; копия остаётся в личном деле сотрудника на срок 50 лет (в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»).

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Нарушение требований статьи 66 ТК РФ и связанных нормативных актов может повлечь:

• Административную ответственность – штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Дисквалификацию должностных лиц на срок от 6 месяцев до 2 лет при повторных нарушениях.
• Гражданско‑правовые последствия – возмещение ущерба работнику, связанного с невозможностью подтвердить трудовой стаж (например, отказ в назначении пенсии).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести трудовую книжку только в электронном виде без бумажного дублирования?

Да, если работник дал согласие на ведение ЕТК и работодатель обеспечивает передачу всех сведений в ЕГИСЗ. Бумажный дубликат не требуется, за исключением случаев, когда работник настаивает на получении бумажной выписки.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Дубликат оформляется на основании справок о периодах работы, приказов и иных документов, подтверждающих трудовую деятельность. Если последний работодатель неизвестен, запрос направляется в архив организации или в органы Пенсионного фонда.

Нужно ли вносить записи о совместительстве?

Записи о совместительстве (внешнее совмещение) в трудовую книжку не вносятся, так как трудовые отношения по совместительству оформляются отдельным трудовым договором и не влияют на основной трудовой стаж. Однако сведения о совместительстве могут быть отражены в личной карточке сотрудника.

Какие документы нужны для оформления первой трудовой книжки?

Для первой трудовой книжки необходимы: паспорт, документ об образовании (диплом, аттестат), трудовой договор (или приказ о приёме), а также, если есть, документы о предыдущей работе (справки, трудовые книжки предыдущих работодателей).

Статья подготовлена с использованием официальных источников: Трудовой кодекс Российской Федерации, Постановления Правительства РФ, Федеральные законы о трудовых книжках и материалы Минтруда России (данные на май 2026 г.).