Обновлено: 21 мая 2026 года

Нормативная база и основные требования

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ‚ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Ведение трудовых книжек регулируется:

• Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ);
• Постановлением Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»;
• Постановлением Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
• Приказом Минтруда России от № 307н «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Основные требования к ведению трудовых книжек:

1. Единство формы: Все записи вносятся в соответствии с установленной формой;
2. Аккуратность: Записи должны быть четкими‚ без помарок;
3. Правильность: Все данные должны соответствовать приказам и распоряжениям;
4. Своевременность: Записи вносятся не позднее недельного срока со дня издания приказа;
5. Заверение: Все записи подписываются ответственным лицом и заверяются печатью (при наличии).

Структура трудовой книжки и порядок заполнения

Титульный лист

Титульный лист заполняется при первом приеме на работу и содержит:

• Фамилию‚ имя‚ отчество работника;
• Дату рождения;
• Образование;
• Профессию или специальность;
• Дату заполнения.

Важно: При изменении фамилии‚ имени или отчества‚ даты рождения вносятся исправления с указанием документа-основания (например‚ паспорта). Исправления заверяются подписью работодателя и печатью.

Раздел «Сведения о работе»

Этот раздел содержит записи:

• О приеме на работу;
• О переводе на другую постоянную работу;
• Об увольнении;
• О награждениях;
• О присвоении разрядов‚ классных чинов;
• Об изменении наименования организации.

Все записи вносятся на основании соответствующих приказов и должны содержать:

• Номер записи;
• Дата внесения записи;
• Сведения о приеме‚ переводе‚ увольнении;
• Основание (приказ‚ его номер и дата);
• Подпись ответственного лица;
• Печать организации (при наличии).

Основные записи и их образцы

Запись о приеме на работу

Особенности:

• При приеме на работу по совместительству делается запись только по основному месту работы;
• При приеме на работу по срочному трудовому договору указывается срок его действия;
• При приеме на неполную рабочую неделю или неполный рабочий день указывается размер ставки (например‚ 0‚5 ставки).

Запись о переводе на другую работу

Особенности:

• Внутренний совместитель при переводе в основные работники получает запись в трудовой книжке;
• При переводе на нижеоплачиваемую должность указывается новая заработная плата;
• При переводе в другую местность указывается новое место работы.

Запись об увольнении

Особенности:

• Указывается полное основание увольнения в соответствии с ТК РФ;
• При увольнении по соглашению сторон указывается соответствующий пункт;
• При увольнении по инициативе работодателя указывается причина (например‚ сокращение штата).

Запись о награждении

Особенности:

• Записи о награждениях вносятся в соответствии с локальными нормативными актами;
• При награждении почетной грамотой или благодарностью указывается полное наименование награды;
• Записи о поощрениях‚ не предусмотренных ТК РФ‚ в трудовую книжку не вносятся.

Запись об изменении наименования организации

Особенности заполнения в 2026 году

Переход на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2026 года:

• Работники могут выбрать формат хранения трудовой книжки (бумажный или электронный);
• При выборе электронного формата в бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись;
• Работодатель обязан выдавать бумажную трудовую книжку при ее запросе работником;
• Все записи о трудовой деятельности дублируются в электронном виде в системе ПФР.

Образец записи о выборе электронного формата:

Записи о внутреннем совместительстве

Согласно изменениям 2026 года:

• Записи о внутреннем совместительстве в трудовую книжку не вносятся;
• При переводе внутреннего совместителя в основные работники делается соответствующая запись;
• При приеме на работу по совместительству делается запись только по основному месту работы.

Записи о вахтовом методе работы

При работе вахтовым методом:

• В трудовую книжку вносится запись о приеме на работу с указанием «вахтовый метод»;
• При переводе на постоянное место работы запись уточняется;
• Указывается наименование вахтового поселка или иного места дислокации.

Ошибки при заполнении и их исправление

При обнаружении ошибки в трудовой книжке:

1. Неправильная запись аккуратно зачеркивается одной чертой;
2. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается запись об исправлении с указанием:
• Номера исправляемой записи;
• Дата исправления;
• Содержание исправленной записи;
• Документ-основание (например‚ приказ);
• Подпись ответственного лица и печать.
3. Исправление заверяется подписью и печатью.

Важно: Не допускается подчистка‚ помарка или замазывание записей корректирующей жидкостью. Исправления должны быть читаемыми и заверенными.

Хранение и выдача трудовых книжек

Правила хранения

• Трудовые книжки хранятся у работодателя в сейфе или металлическом шкафу;
• Доступ к трудовым книжкам имеют только уполномоченные лица;
• Трудовые книжки выдаются работнику:
• При увольнении в день увольнения;
• По его письменному заявлению в течение 3 рабочих дней;
• При смене фамилии‚ имени или отчества;
• При утрате или повреждении;
• Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки при ее утрате;
• Срок хранения трудовых книжек — 75 лет.

Порядок выдачи

При выдаче трудовой книжки:

1. Работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек;
2. В трудовую книжку вносится запись о выдаче;
3. Работнику выдается трудовая книжка под роспись;
4. При невозможности личной выдачи трудовая книжка направляется почтой с уведомлением.

Ответственность за нарушения

За нарушения правил ведения‚ учета и хранения трудовых книжек предусмотрена ответственность:

• Административная: штрафы для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Дисциплинарная: замечание‚ выговор‚ увольнение;
• Материальная: возмещение ущерба‚ причиненного работнику;
• Уголовная: в случае умышленного уничтожения или повреждения трудовой книжки (ст. 325 УК РФ).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать запись о работе по совместительству в трудовой книжке?

Ответ: Нет‚ записи о работе по совместительству в трудовую книжку не вносятся. Исключение, прием на работу по совместительству по основному месту работы.

Нужно ли вносить запись о стажировке или практике в трудовую книжку?

Ответ: Нет‚ записи о стажировке‚ практике‚ ученичестве в трудовую книжку не вносятся. Исключение, если обучение проходило в учебном заведении с отрывом от производства и было оплачиваемым.

Как быть‚ если работник отработал менее одного дня?

Ответ: Если работник не отработал ни одного дня‚ запись о приеме на работу не вносится. При этом трудовой договор расторгается по соглашению сторон.

Можно ли внести запись о работе без трудового договора?

Ответ: Нет‚ все записи в трудовую книжку вносятся только на основании трудового договора и соответствующего приказа.

Ведение трудовых книжек — это ответственная задача‚ требующая знания нормативных актов и внимательности. Основные записи должны быть:

• Точными и актуальными;
• Заверенными подписью и печатью;
• Внесены своевременно;
• Сохранены в надлежащем виде.

Соблюдение всех правил ведения трудовых книжек позволит избежать спорных ситуаций при трудоустройстве‚ начислении пенсий и других социальных выплат.

Дополнительные ресурсы:

• Официальный сайт КонсультантПлюс, нормативные акты;
• Федеральная служба по труду и занятости — разъяснения;
• Пенсионный фонд России, информация о трудовом стаже.