Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую биографию гражданина. Она служит основой для начисления пенсии‚ подтверждения стажа‚ оформления социальных выплат и решения кадровых вопросов. С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ однако бумажный вариант по‑прежнему сохраняет юридическую силу. Ниже подробно рассмотрены нормативные основы‚ порядок ведения‚ хранения и передачи сведений о трудовой деятельности.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66 «Трудовая книжка» (определяет обязательность ведения‚ порядок внесения записей‚ ответственность работодателя).
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» – регламентирует форму бланка‚ правила заполнения‚ хранения и изготовления трудовых книжек.
• Федеральный закон от № 439‑ФЗ – вводит электронную трудовую книжку‚ вносит поправки в ТК РФ и устанавливает порядок передачи сведений в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Приказ Минтруда РФ от № 320н – утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек (бумажных и электронных).
• Форма ЕФС‑1 (подраздел 1.1) – используется для предоставления сведений о трудовой (иной) деятельности в электронном виде с (аналог ранее действовавшей формы СЗВ‑ТД).

Все перечисленные нормативные акты взаимодополняют друг друга и формируют единую систему учёта трудовой деятельности.

Виды трудовых книжек

Бумажная трудовая книжка

Традиционный документ на специальном бланке‚ утверждённом Постановлением № 225. Ведётся работодателем‚ хранится у сотрудника (или в отделе кадров при отсутствии у работника возможности хранения). Записи вносятся ручкой чёрного или синего цвета‚ каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Сведения о трудовой деятельности формируются работодателем в электронном виде и передаются в ПФР для хранения. С г. формирование сведений о трудовой деятельности лиц‚ впервые поступающих на работу‚ осуществляется исключительно в электронном виде. Работник может получить выписку из ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в МФЦ.

Комбинированный вариант

В соответствии с разъяснениями КонсультантПлюс (Владимир‚ РИЦ 072) допускается ведение бумажной трудовой книжки при условии дублирования всех сведений в электронном виде и их передачи в ПФР. Такой подход часто используеться в организациях‚ где часть сотрудников предпочитает иметь бумажный документ.

Что вносится в трудовую книжку?

Согласно ст. 66 ТК РФ и Постановлению № 225‚ в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Общие сведения о работнике (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия‚ специальность).
2. Информация о приёме на работу (дата‚ наименование организации‚ должность‚ подразделение‚ основание – трудовой договор‚ приказ и т.д.).
3. Записи о переводах‚ повышениях‚ понижениях‚ совмещении должностей.
4. Сведения о наградах‚ поощрениях‚ дисциплинарных взысканиях.
5. Информация об увольнении (дата‚ основание – статья ТК РФ‚ соглашение сторон‚ сокращение штата и т.д.).
6. Записи о периодах работы‚ не включённых в трудовой договор (например‚ работа по гражданско‑правовым договорам‚ если они отражаются в трудовой книжке по соглашению сторон).
7. Иные сведения‚ предусмотренные законодательством (например‚ информация о военной службе‚ если она засчитывается в стаж).

Важно: каждое кадровое изменение (приём‚ перевод‚ увольнение и т.п.) должно быть отражено отдельной записью. Записи делаются в хронологическом порядке без пропусков.

Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Ответственные лица

Ведение трудовых книжек возлагается на уполномоченное лицо организации (кадровик‚ специалист по кадрам‚ руководитель отдела кадров). При отсутствии такого сотрудника функции могут выполнять бухгалтер или руководитель подразделения‚ но только при наличии соответствующего внутреннего приказа.

Правила заполнения

• Заполняется только печатным текстом или разборчивым почерком чёрной/синей пастой.
• Каждая запись начинается с порядкового номера.
• После текста записи ставится подпись уполномоченного лица и расшифровка подписи.
• При наличии печати организации – ставится оттиск печати.
• Исправления не допускаются; при ошибке делается новая запись с пометкой «исправлено» и ссылкой на ошибочную запись.

Хранение

Бумажные трудовые книжки хранятся у работника. Если работник не может обеспечить сохранность (например‚ отсутствует постоянное место жительства)‚ организация обязана предоставить место хранения в своём архиве (секретное отделение‚ сейф‚ металлический шкаф). Срок хранения – весь период трудовой деятельности плюс 50 лет после увольнения (в соответствии с законодательством о архивном хранении кадровых документов).

Передача сведений в ПФР

С г. работодатель ежемесячно формирует и направляет в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде:

• Для сотрудников‚ принятых до г.‚ используется форма СЗВ‑ТД (или её аналог – подраздел 1.1 формы ЕФС‑1).
• Для сотрудников‚ принятых после г.‚ сведения передаются исключительно через форму ЕФС‑1 (подраздел 1.1).

Передача осуществляется через защищённые каналы связи (ТКС‚ личный кабинет на портале ПФР). При поступлении сведений ПФР формирует электронную трудовую книжку‚ доступную работнику в личном кабинете «Госуслуги».

Особенности ведения с 2020 по 2026 годы

Переходный период (2020‑2021)

С г. введены электронные трудовые книжки‚ однако работники‚ уже имевшие бумажные ТК‚ могли продолжать их использовать. Работодатели были обязаны одновременно вести бумажный вариант и передавать сведения в ПФР.

Обязательная электронная форма для newcomers (с )

Согласно разъяснению Минтруда и соцзащиты РФ‚ для лиц‚ впервые поступающих на работу с г.‚ формирование сведений о трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка для таких сотрудников не заводится (если только работник сам не пожелает её иметь в качестве дополнительного документа).

Обновление формы отчётности (с )

С г. введена новая форма ЕФС‑1‚ подраздел 1.1‚ которая заменила форму СЗВ‑ТД. Форма содержит расширенный блок сведений о периодах работы‚ включая данные о совмещении‚ дистанционной работе и периодах простоя. Работодатели должны были адаптировать свои учётные системы к новой схеме передачи данных.

Актуальные требования на 2026 год

• Все организации‚ независимо от формы собственности‚ обязаны вести электронный учёт трудовой деятельности и передавать сведения в ПФР не реже одного раза в месяц.
• Бумажные трудовые книжки сохраняют юридическую силу‚ но их ведение является добровольным для работников‚ принятых после г.‚ если иное не предусмотрено коллективным договором.
• Ответственность за несвоевременную или неполную передачу сведений в ПФР предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 руб. для организаций).
• Хранение бумажных ТК в организации должно осуществляться в условиях‚ исключающих доступ посторонних лиц (сейф‚ шкаф с ограниченным доступом‚ журнал учёта выдачи).

Практические рекомендации для кадровиков и бухгалтеров

1. Ведите журнал учёта трудовых книжек – фиксируйте выдачу и возврат каждого документа‚ подписи сотрудников.
2. Используйте шаблоны‚ утверждённые Приказом Минтруда № 320н – это исключит ошибки в форме бланка и порядке заполнения.
3. Автоматизируйте передачу данных в ПФР – настройте интеграцию 1С:ЗУП‚ SAP или другой кадровой системы с электронным документооборотом ПФР (ТКС).
4. Проводите регулярные внутренние аудиты – проверяйте полноту и актуальность сведений в бумажных ТК и в электронных выписках.
5. Обучайте сотрудников – проводите инструктажи по правильному заполнению записей‚ порядку получения выписок из ЭТК и порядку хранения личных документов.
6. Сохраняйте копии всех приказов и соглашений – они служат основанием для внесения записей в трудовую книжку.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и официальных разъяснений на дату 21 мая 2026 года.