Трудовая книжка — это официальный персональный документ‚ в котором фиксируется трудовая деятельность сотрудника: приём на работу‚ занимаемая должность‚ переводы‚ поощрения и увольнение. В ней отражается профессиональная биография работника: его образование и квалификация‚ продвижение по служебной лестнице‚ отношение к труду. Именно на основе трудовой книжки устанавливаются все виды трудового стажа для назначения государственных пенсий‚ в т.ч. на льготных условиях и в льготных режимах.

Ведение‚ учет и хранение трудовых книжек строго регламентированы законодательством Российской Федерации. Рассмотрим подробную нормативную базу‚ которая определяет порядок работы с этим важным документом.

Основные нормативные акты

Правовая регламентация вопросов‚ связанных с трудовыми книжками‚ опирается на ряд ключевых законодательных актов:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) — базовый закон. Согласно Статье 66 ТК РФ‚ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника‚ проработавшего у него свыше пяти дней‚ если эта работа является для работника основной.
• Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 — утверждает «Правила ведения и хранения трудовых книжек‚ изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Это детализирующий документ‚ разъясняющий все процедурные моменты.
• Федеральный закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК) — действует с 1 января 2020 года. В соответствии с ним в ТК РФ внесены поправки‚ по которым все основные сведения о работнике‚ его трудовой деятельности и стаже формируются работодателем в электронном виде и передаются для хранения в ПФР (СФР).

Специфика ведения трудовой книжки

Кто обязан вести документ?

Из формулировок статей Трудового кодекса следует‚ что основное место работы может быть только одно. Именно основной работодатель должен вести трудовую книжку работника. По совместительству записи вносятся только по желанию самого сотрудника.

Правила внесения записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься максимально точно и аккуратно. Особое внимание уделяется причинам прекращения трудового договора:

• Записи о причинах увольнения вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.
• При прекращении трудового договора по основаниям‚ предусмотренным статьей 77 ТК РФ (за исключением некоторых случаев)‚ делается соответствующая ссылка.

Внесение изменений и исправлений

Изменения записей в трудовой книжке производятся на основании подтверждающих документов:

• Паспорта;
• Свидетельств о рождении;
• Свидетельств о браке или о расторжении брака;
• Свидетельств об изменении фамилии‚ имени‚ отчества;
• Иных документов.

При этом обязательно указывается номер и дата документа‚ на основании которого вносятся исправления.

Хранение и учет трудовых книжек

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности‚ и работодатель несет ответственность за их сохранность.

1. Книга учета. Все поступившие трудовые книжки должны быть зарегистрированы в специальной Книге учета движения трудовых книжек. Отсутствие книжки на момент проверки‚ если она зарегистрирована‚ является нарушением.
2. Локальные нормативные акты (ЛНА). Работодатель вправе самостоятельно разработать внутренний нормативный акт‚ которым будет регламентировать порядок ведения‚ учета и хранения трудовых книжек в конкретной организации.
3. Выдача бланков. Работодатель может выдавать трудовую книжку или вкладыш к ней бесплатно. Такой порядок целесообразно закрепить в локальных нормативных актах‚ например‚ в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Переход на электронный формат (ЭТК)

С 2020 года в России реализуется переход на электронные трудовые книжки. Однако этот процесс не означает немедленной отмены бумажного варианта.

В силу пункта 13 Особенностей порядка ведения электронных книжек‚ работникам не обязательно заменять трудовые книжки‚ оформленные в соответствии с ранее действовавшими нормативными правовыми актами. Бумажная и электронная формы могут существовать параллельно‚ дополняя друг друга.

Нормативная основа трудовой книжки работника — это сложный механизм‚ объединяющий нормы Трудового кодекса РФ‚ Постановлений Правительства и Федеральных законов об электронном документообороте. Кадровой службе предприятия необходимо строго следовать этим правилам в делопроизводстве и документообороте‚ чтобы обеспечить соблюдение прав работников на пенсионное обеспечение и корректный учет стажа‚ а также избежать штрафных санкций при проверках контролирующими органами.