Трудовая книжка, основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность граждан России. С 1 января 2023 года введена новая форма трудовых книжек‚ а также обновлённые правила их ведения и хранения. Данная статья подробно разбирает инструкцию по ведению трудовых книжек‚ актуальную на 2026 год.

Правовая основа

Нормативные акты

• Постановление Совета Министров СССР от  № 656 «Об порядке ведения трудовых книжек на предприятиях‚ в учреждениях и организациях».
• Приказ Министерства труда России от  № 320н «Об утверждении формы трудовых книжек нового образца и порядка их ведения».
• Постановление Правительства РФ от  № 132 «О внесении коррективов в Правила ведения и хранения трудовых книжек».
• Проект приказа Министерства труда и социальной защиты России о новых правилах ведения бумажных трудовых книжек (с ).

Ключевые даты

1.  г. — ввод в эксплуатацию новой формы трудовых книжек.
2.  г. — начало применения новых правил ведения и хранения.
3.  г. — публикация обновлённого проекта приказа Минтруда (текущий статус — в публичных слушаниях).

Форма новой трудовой книжки

Новая форма состоит из 30 страниц (отсюда и название «30»). На каждой странице фиксируются определённые сведения о трудовой деятельности работника.

Структура страниц

• Лицевая сторона: ФИО‚ дата рождения‚ место рождения‚ паспортные данные.
• Страницы 1‑10: Сведения о первом месте работы (название организации‚ даты‚ должность‚ основной труд).
• Страницы 11‑20: Информация о последующих местах работы (по одной записи на место).
• Страницы 21‑30: Сведения о трудовом стаже‚ отпуске‚ наградах‚ а также подписи руководителя и работника.

Технические требования

• Бумага — плотная‚ крафтовая‚ формата А5.
• Обрамление — прошито‚ с логотипом организации‑владельца.
• Нумерация страниц — от 1 до 30‚ без пропусков.

Порядок заполнения трудовой книжки

Кто заполняет

Заполнение осуществляют:

1. Работник (самостоятельно или совместно с работодателем).
2. Руководитель организации (подпись в конце каждой записи).
3. Уполномоченный представитель профсоюза (при наличии).

Этапы заполнения

1. Регистрация в организации: При приёме на работу в течение 30 дней в книжку вносятся данные о трудоустройстве.
2. Обновление при смене места работы: При переходе в новую организацию в соответствующий раздел вносятся сведения о новом месте.
3. Завершающая подпись: После внесения сведений подпись руководителя и‚ при необходимости‚ профсоюза.
4. Хранение: Книжка передаётся в кадровый отдел и хранится в архиве организации в течение всего срока действия трудовых отношений.

Пример записи

Организация: ЗАО «Технострой»
Должность: Инженер‑конструктор
Трудовой договор № 12 от 
Подпись руководителя: __________________

Хранение и конфиденциальность

Где хранится

• В кадровом отделе организации — в закрытом шкафу или сейфе.
• При увольнении, передаётся работнику в руки‚ а при потере, в архив организации.

Доступ к сведениям

Доступ к данным трудовых книжек имеют только:

• Сотрудники кадрового отдела.
• Руководители подразделений.
• Сотрудники‚ которым это разрешено в рамках служебных обязанностей.

Срок хранения

Согласно действующим правилам‚ оригиналы трудовых книжек хранятся в течение 75 лет после окончания трудовых отношений.

Частые вопросы (FAQ)

• Вопрос: Что делать‚ если в книжке пропущена страница?
  Ответ: Пропуск считается ошибкой. Нужно оформить дополнительный лист с подписью руководителя и вписать данные в соответствующее место.
• Вопрос: Можно ли заменить старую книжку на новую?
  Ответ: Да. При переходе на форму 30 старую книжку оставляют в архиве‚ а новую выдают работнику.
• Вопрос: Как оформить запись о военной службе?
  Ответ: Сведения о воинской службе вносятся в отдельный раздел «Воинский учёт»‚ после чего в книжку ставится отметка «Воинский учёт завершён».
• Вопрос: Что делать при потере книжки?
  Ответ: Нужно подать заявление в кадровый отдел‚ после чего выдается копия с отметкой «Потеря». Оригинал может быть восстановлен только в архиве организации.

Перспективы изменений

Министерство труда и социальной защиты РФ планирует в ближайшие годы перейти к электронному формату трудовых книжек. Это позволит:

1. Упростить процесс обновления данных.
2. Сократить риск потери документов.
3. Обеспечить более удобный доступ к информации для работодателей и государственных органов.

Однако до полного перехода на электронный формат действует текущая бумажная система‚ требующая строгого соблюдения изложенных инструкций.

Ведение трудовых книжек по новой форме — обязательный процесс для всех работодателей и работников России. Соблюдение требований инструкции позволяет:

• Сохранить полную и достоверную информацию о трудовой деятельности.
• Обеспечить юридическую защиту как работодателя‚ так и сотрудника.
• Упростить контроль за соблюдением трудового законодательства.

При правильном заполнении‚ своевременном обновлении и надлежащем хранении трудовая книжка станет надёжным помощником в управлении персоналом и планировании карьерного роста.

Автор: кадровый консультант‚ 22 мая 2026 г.