Актуальность темы. Трудовая книжка – один из ключевых документов, фиксирующих трудовое право сотрудника. С 1938 года её форма и порядок ведения претерпели несколько изменений, а в 2023‑2026 годах начался переход от старого образца к новому. Понимание различий и требований к каждому из вариантов помогает избежать ошибок при оформлении, продлении и хранении документа.
История и правовая основа
Трудовая книжка была введена в СССР в 1938 году (постановление СНК СССР № 1320). С тех пор она прошла несколько редакций:
- 1938 г. – первоначальный образец
- 1973 г. – уточнение для рабочих и служащих
- 1975 г. – отдельный образец для колхозников
С в действие вошли трудовые книжки нового образца. При этом трудовые книжки старого образца, уже находящиеся у работников, сохраняют свою юридическую силу.
Нормативные акты, регулирующие переход
В 2021‑2023 годах Министерством труда и социальной защиты РФ были изданы следующие документы:
- Постановление Правительства РФ от № 1250 «О порядке ведения трудовых книжек»
- Приказ Минтруда России № 320н от 19 мая 2021 г. «Об утверждении формы бланка новой трудовой книжки»
- Письмо Минтруда России от (№ 18‑56‑45) о том, что книжки старого образца действительны до их полного износа
Эти акты подтверждают, что замена старой книжки на новую не обязательна, пока документ не изношен или не утрачен.
Чем отличаются старый и новый образцы
Форма и внешний вид
Новая трудовая книжка имеет более современный дизайн, улучшенную структуру полей и обязательные элементы защиты от подделки. Старый же вариант выполнен в традиционном виде с простыми строками для заполнения.
Содержание полей
В новой форме предусмотрены дополнительные разделы:
- Сведения о профессиональном обучении
- Информация о профсоюзных объединениях
- Поля для записи о местах работы в электронных системах Пенсионного фонда
Старый же бланк ограничивается базовыми данными: ФИО, дата рождения, сведения о месте и периоде работы, сведения о воинском учёте (при наличии) и др.
Порядок оформления
По новому порядку:
- Работодатель заполняет бланк полностью в электронном виде и передаёт его в Пенсионный фонд РФ.
- Если сотрудник уже имеет трудовую книжку старого образца, её данные переносятся в новую.
- При оформлении дубликата или замены (например, потере) вводится запись о втором экземпляре.
Что делать с уже имеющимися книжками старого образца
Согласно пункту 2 Постановления Правительства от № 1250, трудовые книжки старого образца продолжают действовать до полного износа. Они могут использоваться:
- Для оформления новых сотрудников, пока не будет заменена на новую форма
- Для оформления дубликата при потере оригинала
- Для сохранения сведений о длительности работы, если работник уже имеет стаж
Важно помнить, что работодатель обязан вести электронные записи в Пенсионном фонде РФ, даже если у сотрудника осталась бумажная книжка старого образца.
Как правильно оформить вторую трудовую книжку
Вопрос о возможности наличия второй книжки часто возникает у работников, потерявших оригинал. Ответ:
- Вторую книжку может оформить только работодатель, получивший разрешение на распространение таких документов.
- Номер второй книжки обычно отличается от первого (например, «2‑й»), но в документе фиксируется, что это продолжение прежнего трудового стажа.
- При этом в записи вносится отметка о том, что книжка является дубликатом или второй копией.
Таким образом, работодатель может «узнать», что у сотрудника две книжки, только через официальную отметку в документе.
Практический пример заполнения новой формы
Ниже приведено упрощённое пошаговое руководство по заполнению новой трудовой книжки (образец 2026 г.)
- Личные данные – ФИО, дата рождения, место рождения.
- Сведения о месте работы – наименование организации, адрес, дата начала работы.
- Сведения о трудовом стаже – периоды работы в предыдущих организациях.
- Профессиональное обучение – сведения о профильном образовании и прохождении повышающих квалификаций.
- Воинский учёт – если применимо, указывается номер воинского билета и место службы.
- Подпись работодателя – подтверждает правильность внесённых сведений.
Все данные вводятся в электронный модуль Пенсионного фонда, а в бумажном виде фиксируются в соответствующих полях.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли продолжать использовать старую книжку после ? – Да, до её полного износа или до замены по инициативе работодателя.
- Нужно ли менять все имеющиеся книжки на новую форму? – Нет, замена обязательна только при утрате, повреждении или по требованию работодателя.
- Как вести учёт стажных периодов при наличии двух книжек? – Оба документа учитываются в единой системе Пенсионного фонда; в новой книжке указываются сведения из старой.
- Кто отвечает за заполнение новой формы? – Работодатель, но сотрудник имеет право проверить введённые данные.
Переход от старого к новому образу трудовой книжки – процесс постепенный и регулируеться рядом нормативных актов. Главное помнить:
- Трудовые книжки старого образца сохраняют юридическую силу до полного износа.
- Новая форма вводится с , но замена происходит только при необходимости.
- Работодатель обязан вести электронные записи в Пенсионный фонд РФ, независимо от типа книжки.
- При оформлении второй книжки необходимо оформить её как дубликат и зафиксировать в документе.
Соблюдая эти правила, работодатели и сотрудники обеспечивают корректное документальное оформление трудового стажа, что напрямую влияет на расчёт пенсии и другие социальные выплаты.
Автор статьи: Кадровый портал «Трудовое право 2026», 23 мая 2026 г.