Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое правоотношение между работником и работодателем. С 1 января 2023 г. в России вводятся трудовые книжки нового образца, утверждённые постановлением Правительства РФ и приказом Минтруда России. В данной статье подробно рассматриваем, как правильно оформить, хранить и вести такие книжки.
Нормативные акты, регламентирующие трудовые книжки
- Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек нового образца»;
- Приказ Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
- Трудовой кодекс РФ (ст. 64‑67) – основные положения о трудовых отношениях и документообороте.
Что изменилось в новой форме?
Новая форма трудовых книжек отличается от прежних:
- Более компактный размер (A6) и улучшенная типографика.
- Упрощённые поля для ввода данных (ФИО, место работы, должность, даты).
- Встроенные поля для подписи работника и работодателя.
- Вкладки‑вкладыши для записи дополнительных сведений (например, о профсоюзных мероприятиях).
Как правильно заполнять трудовые книжки
Основные сведения, которые необходимо внести
В первой части (первый лист) указываются:
- ФИО работника (фамилия, имя, отчество).
- Дата рождения (день, месяц, год).
- Место рождения (город, страна).
- Гражданство.
- Адрес проживания.
- Сведения о семейном положении (по желанию, но часто указываются).
Запись сведений о трудовом месте
Для каждой новой организации вносятся данные в соответствующие строки:
- Наименование организации (полное, юридическое и/или сокращённое).
- ИНН/КПП организации (при наличии).
- Юридический адрес.
- Дата начала работы (день, месяц, год).
- Должность/кадр (по классификатору).
- Ставка (оклад, тариф, договорная плата).
- Сведения о проходе испытательного срока (если есть).
- Подпись работника и работодателя.
Обновление данных
При изменении места работы, должности, оклада или иных сведениях в книжке вносятся соответствующие записи с указанием даты изменения и подписей сторон.
Хранение трудовых книжек
Кому принадлежит книжка?
Трудовую книжку хранит работник. При увольнении она передаётся новому работодателю, а при увольнении на условиях, не предусматривающих дальнейшего труда, – работнику выдаётся оригинал.
Где хранить книжку?
Разрешённые места хранения:
- Личный кабинет/ящик сотрудника в офисе (если есть).
- Домашний личный архив (в надёжном месте, защищённом от влаги и огня).
- Управление кадровой службы (для временного хранения при смене места работы).
Сроки хранения
Согласно ст. 64 ТК РФ, трудовые книжки хранятся в течение всего срока действия трудового договора и не менее 5 лет после его прекращения. При этом:
- Если работник ушёл в пенсионный режим, книжка может быть передана в архив организации.
- При увольнении по возрасту (по достижении пенсионного возраста) книжка передаётся в пенсионный фонд.
Частые ошибки и как их избежать
- Омиссивное заполнение полей – всегда проверяйте, что все обязательные графы заполнены.
- Ошибки в датах – указывайте даты в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Отсутствие подписи – обе стороны (работник и работодатель) должны подписать каждое изменение.
- Неучтённые изменения – при изменении условий труда вносите запись сразу, а не откладывайте.
Часто задаваемые вопросы
Должны ли работодатели из Крыма и Севастополя менять трудовые книжки?
Да. С 1 января 2023 г. все организации, независимо от региона, обязаны использовать форму трудовых книжек нового образца. Переходный период завершён, поэтому старые книжки необходимо заменить.
Можно ли хранить книжку в электронном виде?
Нет. По закону трудовая книжка должна быть оформлена на бумажном носителе. Электронные копии могут использоваться только в качестве справки, но не как официальный документ.
Что делать, если в книжке допущена ошибка?
Ошибку необходимо скорректировать в присутствии работодателя и с его подписью. При невозможности исправить ошибку в оригинальном документе, вносят новую запись с пометкой «Исправление» и указывают дату исправления.
Правильное заполнение и хранение трудовых книжек – залог юридической защиты как работника, так и работодателя. Соблюдайте требования Постановления Правительства РФ № 1250 и Приказа Минтруда № 320н, вносите данные своевременно и аккуратно, а также храните документ в безопасном месте.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, обратитесь к специалистам кадровой службы или воспользуйтесь онлайн‑консультацией на официальных ресурсах.