Дата актуализации:  г.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Структура трудовой книжки нового образца
3. Образец заполнения (показательные страницы)
4. Пошаговая инструкция по заполнению
5. Электронная трудовая книжка (ЭТК)
6. Где скачать актуальный бланк и вкладыш
7. Типичные ошибки и как их избежать
8. Ответственность за правильность заполнения

Нормативно‑правовая база

Трудовая книжка (бумажная или электронная) является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина. Основные нормативные акты, регулирующие её оформление:

• Постановление Правительства РФ от  № 225 «О форме трудовой книжки»;
• Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении порядка заполнения трудовых книжек» (действует с 2021 года);
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О трудовых пенсиях» (раздел о стаже);
• Приказ Минтруда России от  № № — ввод нового образца трудовой книжки (включая электронный вариант).

С 1 января 2023 года в России вводятся трудовые книжки нового образца. С 2021 года бумажные книжки перестали выдавать сотрудникам, которые принимаются на работу впервые – их трудовая история фиксируется в Электронной трудовой книжке (ЭТК).

Структура трудовой книжки нового образца

Новый бланк состоит из нескольких разделов, каждый из которых имеет чётко определённый порядок заполнения.

Для электронных книжек структура идентична, но все записи вносятся в системе «Кадры» через специализированный сервис.

Образец заполнения (показательные страницы)

ьный лист

Герб Российской Федерации
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
№ 1234567890Выдана: г.
ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: г.
Паспорт: 45 01 123456, выдан ОВД "Центральный" г.

Запись о приёме на работу (пример)

Дата приёма: г.
Должность: инженер‑технолог
Тарифная ставка: 1,5
Основание: трудовой договор № 12/2024 от г.
Работодатель: ООО «ТехноИнвест», ИНН 7701234567, ОКПО 12345678

Запись об увольнении (пример)

Дата увольнения: г.
Причина увольнения: по собственному желанию
Основание: приказ № 45/2025 от г.

Запись о переводе (пример)

Дата перевода: г.
Новая должность: главный инженер
Основание: приказ № 46/2025 от г.

Все записи делаються от руки (для бумажного варианта) чернильной ручкой, без исправлений. В электронном виде – через форму в системе.

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Получение книжки. При первом трудоустройстве работодатель выдаёт бумажный бланк (если работник согласен на бумажный вариант) или оформляет ЭТК.
2. Заполнение ьного листа. Делается только один раз – при выдаче. Указываются личные данные и данные паспорта.
3. Запись о приёме на работу.
   • Указать точную дату начала работы.
   • Указать полное наименование организации, ИНН, ОКПО.
   • Указать должность, тарифную ставку (если применяется), основание (договор, приказ).
   • Подписать запись: руководитель организации и работник.
4. Запись об увольнении.
   • Дата увольнения – последняя дата работы.
   • Причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению, по инициативе работодателя).
   • Номер и дата приказа об увольнении.
   • Подписи сторон.
5. Записи о переводах, смене должности, совместительстве. Оформляются каждый раз при изменении условий труда.
6. Заполнение вкладыша «Сведения о стаже». По окончании каждой записи в книжке суммируется общий трудовой стаж.
7. Контроль качества. Работодатель обязан проверить отсутствие ошибок, исправлений и корректно оформить подписи.

Важно: в 2026 году в соответствии с Приказом Минтруда № 320н допускаются только три экземпляра записи (для работника, работодателя и архива). Любые исправления допускаются только через зачёркивание и подпись с указанием причины.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой аналог бумажной книжки, хранящийся в государственной информационной системе «Кадры». Основные особенности:

• Выдаётся автоматически при оформлении первого трудового договора в системе.
• Записи вносятся работодателем через онлайн‑форму; работник получает уведомление в личном кабинете.
• Доступ к ЭТК имеет только работник (по логину/паролю) и уполномоченные органы.
• При необходимости печати – формируется PDF‑документ с цифровой подписью.

Если у вас уже есть бумажный образец 2003 года и он находится в надлежащем состоянии, менять его не требуется – он остаётся действующим до момента, пока вы не решите перейти на электронный вариант.

Где скачать актуальный бланк и вкладыш

Официальные формы доступны для бесплатного скачивания:

• Госуслуги – форма трудовой книжки (DOC, PDF)
• КонсультантПлюс – бланк трудовой книжки 2026 года
• Контур.Электронные документы – шаблоны для печати

Для электронных книжек необходимо обратиться в отдел кадров вашей организации – они оформят запись в системе «Кадры» и предоставят доступ к ЭТК.

Типичные ошибки и как их избежать

• Использование черных чернил вместо синего. По нормативам допускаются только синие или чёрные черные чернила, но в большинстве организаций предпочтительно синие.
• Отсутствие подписи руководителя. Запись считается недействительной без подписи уполномоченного лица.
• Неправильный порядок записей. Сначала запись о приёме, затем о переводах, в конце – запись об увольнении.
• Заполнение пробелов и исправлений. Любые исправления допускаются только через зачёркивание, указание причины и подпись.
• Отсутствие даты. Каждая запись обязана содержать точную дату (день, месяц, год);
• Неуказание основания увольнения. Нужно указать конкретный приказ или договор, иначе запись будет отклонена проверяющими органами.

Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать проверочный лист перед подписью:

1. Дата указана полностью?
2. Все обязательные реквизиты заполнены?
3. Подписи присутствуют?
4. Нет лишних исправлений?

Ответственность за правильность заполнения

Согласно Приказу Минтруда № 320н, ответственность за корректность записей в трудовой книжке возлагается на:

• Работодателя – за своевременное и правильное внесение записей, за отсутствие ошибок и за сохранность оригинала.
• Работника – за проверку записей при получении книжки и при каждом изменении условий труда.

Нарушения могут привести к административной ответственности (штрафы для организации) и к осложнению получения пенсионных прав работником.

Трудовая книжка – важный документ, фиксирующий ваш профессиональный путь. С 2023 года действует новый образец, а с 2021 года большинство новых сотрудников оформляются в электронном виде. Чтобы ваша книжка оставалась «действующей», необходимо:

• Своевременно проверять каждую запись;
• Следовать установленному порядку заполнения;
• Использовать официальные бланки и электронные сервисы;
• Сохранять копии всех приказов, связанных с приёмом, переводом и увольнением.

При соблюдении этих простых правил ваша трудовая книжка будет надёжным подтверждением стажа, а вы – уверенно сможете пользоваться всеми социальными и пенсионными правами.

Помните: правильное оформление трудовой книжки – это ваша защита в трудовых отношениях и залог стабильного будущего.