Трудовая книжка, это официальный документ, подтверждающий стаж и опыт работы гражданина. С 2021 года в России произошли значительные изменения в порядке ведения и заполнения трудовых книжек, а с 1 сентября 2024 года вступили в силу новые правила, утвержденные Приказом Минтруда России № 320н. В этой статье вы найдете подробные образцы заполнения трудовых книжек, пошаговые инструкции, типичные ошибки и актуальные требования на 2026 год.

Что изменилось в трудовых книжках с 2024 года?

С 1 сентября 2024 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек, установленный Минтрудом. Основные изменения:

• Форма бланка — утверждена единая форма, которую может выпускать только Гознак.
• Ведение в электронном виде — работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном формате (в Пенсионном фонде РФ), а бумажные — только по желанию работника.
• Записи в бумажной книжке — допускаются только при наличии письменного заявления работника о желании сохранить бумажный вариант.
• Вкладыши — больше не выдаются. Все сведения о работе теперь фиксируются в единой электронной базе ПФР.
• Книга учёта — работодатель обязан вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей (форма утверждена Приказом Минтруда).

Образцы заполнения трудовой книжки (бумажный вариант)

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, записи в ней должны вестись строго по установленным правилам. Ниже — образцы заполнения основных разделов.

ьный лист

Заполняется при трудоустройстве. Данные вносятся от руки чернилами чёрного цвета или печатаются.

• Фамилия, имя, отчество — полностью, как в паспорте.
• Дата рождения — в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Образование — указывается по документу (например: «Среднее профессиональное»).
• Специальность — по диплому или аттестату.

Образец заполнения ьного листа:

ФАМИЛИЯ: Иванов
ИМЯ: Пётр
ОТЧЕСТВО: Сергеевич
ДАТА РОЖДЕНИЯ: 
ОБРАЗОВАНИЕ: Среднее профессиональное
СПЕЦИАЛЬНОСТЬ: Бухгалтер

Записи о приёме на работу

Запись вносится в течение 5 рабочих дней с даты приёма. Формат:

1. Порядковый номер записи (по хронологии).
2. Дата приёма — ДД.ММ.ГГГГ.
3. Основание — номер и дата приказа (например: «Приказ № 45 от »).
4. Должность — точно, как в штатном расписании.
5. Подразделение, при наличии (например: «Отдел продаж»).

Образец записи:

№ 1. г. Принят на работу в качестве бухгалтера по приказу № 45 от г.

Записи об увольнении

Запись вносится в день увольнения. Обязательно указывается:

• Дата увольнения.
• Основание — статья Трудового кодекса РФ (например: п. 3 ч. 1 ст. 77 — по собственному желанию).
• Номер и дата приказа об увольнении.

Образец записи:

№ 5. г. Уволен по собственному желанию, в соответствии с пунктом 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, приказ № 120 от г.

Записи о переводе на другую должность

Если работник меняет должность внутри компании, запись делается по аналогии с приёмом:

Образец записи:

№ 3. г. Переведён с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера по приказу № 78 от г.

Записи о наградах и поощрениях

Необязательные, но полезные записи. Вносятся по заявлению работника и при наличии официального документа (например, благодарности, грамоты, премии).

Образец записи:

№ 6. г. Награждён благодарностью генерального директора за высокие результаты работы в 2025 году.

Правила заполнения: что нельзя делать?

Согласно Приказу Минтруда № 320н, запрещено:

• Использовать корректор, белый цвет, шариковую ручку с цветными чернилами.
• Вносить записи карандашом или на бумаге, не соответствующей утверждённому образцу.
• Стирать, перечёркивать или исправлять записи без оформления дополнительного приказа.
• Оставлять пустые строки — они должны быть перечёркнуты.
• Вносить сведения, не подтверждённые документально (например, устные договорённости).

Важно! Любые исправления в трудовой книжке оформляются как аннулирование записи с указанием причины и новой корректной записи. Для этого издаётся приказ, и в книжке делается запись:

№ 4 (аннулирована). г. Запись № 4 от г. приказом № 50 от г. признана недействительной в связи с ошибкой в наименовании должности; Внесена новая запись № 4.

Электронная трудовая книжка: как работает система?

С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2024 года она стала основной формой ведения.

• Работник может выбрать: бумажную или электронную книжку.
• Если работник не подал заявление — автоматически создаётся ЭТК в ПФР.
• Все записи о трудовой деятельности передаются работодателем в ПФР в течение 1 рабочего дня после издания приказа.
• Работник может проверить свою трудовую историю через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Образец записи в ЭТК (для работодателя):

Тип записи: Приём на работу
Должность: Бухгалтер
Организация: ООО «Светлый путь»
Основание: Приказ № 45 от 
Идентификатор: 1234567890

Книга учёта движения трудовых книжек: образец заполнения

Каждый работодатель обязан вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей. Форма утверждена Приказом Минтруда.

Обязательные графы:

1. Номер записи.
2. Дата поступления книжки.
3. ФИО работника.
4. Дата выдачи книжки.
5. Основание выдачи (приём, увольнение, запрос).
6. Подпись получателя.

Образец записи в Книге учёта:

№ 12. — Иванов П.С., получена при трудоустройстве — — Иванов П.С. (подпись)

Частые ошибки при заполнении и как их избежать

• Ошибка 1: Неправильное указание статьи ТК при увольнении. → Проверяйте актуальную редакцию ТК РФ.
• Ошибка 2: Запись без номера приказа. → Всегда указывайте номер и дату приказа.
• Ошибка 3: Использование сокращений («бухг.», «дир.»). → Пишите полностью: «бухгалтер», «директор».
• Ошибка 4: Не внесена запись о переводе. → Даже если должность изменилась, но остался тот же работодатель — запись обязательна;
• Ошибка 5: Запись внесена после 5 дней. → Это нарушение, влечёт штрафы от Роструда.

Где скачать бланки и образцы?

Актуальные бланки трудовых книжек, Книги учёта и образцы заполнения можно бесплатно скачать на официальных сайтах:

• Минтруд России — нормативные акты и формы.
• Пенсионный фонд РФ — образцы электронных записей.
• Госуслуги — личный кабинет для проверки ЭТК.
• Гознак — официальные бланки бумажных трудовых книжек.

На сайтах также доступны онлайн-генераторы для формирования приказов и заполнения Книги учёта в формате Word и Excel.

• Электронная трудовая книжка — стандарт. Бумажная — по желанию работника.
• Все записи должны быть подтверждены документально — приказами, договорами, служебными записками;
• Ответственность за заполнение лежит на работодателе, штрафы за нарушения, до 50 000 рублей для ИП и до 200 000 рублей для юрлиц.
• Работник имеет право требовать выписку из ЭТК — работодатель обязан предоставить в течение 3 дней.
• Книга учёта, обязательна для всех работодателей, даже если ведутся только электронные книжки.

Сохраните эту статью в закладки — правила могут меняться, но мы регулярно обновляем информацию. При возникновении вопросов — обращайтесь в Роструд или Пенсионный фонд по месту жительства.

Важно! Никогда не передавайте трудовую книжку третьим лицам без письменного заявления и паспортных данных. Это защищает вас от мошенничества и незаконного использования документов.