Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. С 2024 года в России действует новый образец бумажной трудовой книжки, а также уточнённые правила её заполнения и хранения. Данная статья подробно рассматривает нормативно‑правовую базу, порядок ведения, требования к оформлению записей, выдачу дубликатов и переход на электронный документооборот.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, часть 1 статьи 68, статья 80 и др.
• Приказ Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрировано в Минюсте РФ № 63748).
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда и соцзащиты РФ от  г.
• Постановление Правительства РФ № 225 «Об утверждении формы трудовой книжки, вкладышей в неё и дубликатов» (действует с 2024 года).

Все перечисленные документы обязательны для исполнения как работодателями, так и работниками.

Основные требования к трудовой книжке

Форма и внешний вид

• Трудовая книжка – бумажный документ формата А5, пронумерованный, прошнурованный и заверённый подписью руководителя (или индивидуального предпринимателя) и печатью организации (при её наличии).
• С 2024 года используется новый бланк, в котором изменены:
  • Титульный лист (разделы «Сведения о работнике», «Сведения о работодателе»);
  • Разделы «О работе», «О награждениях», «О обучении»;
  • Таблицы для записей о переводах, командировках, сокращениях.
• Запрещено использовать сокращения в записях (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Содержание записей

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Дата приёма на работу, название организации, её ИНН/КПП, адрес, должность, основание (приказ, договор).
2. Дата увольнения (или перевода), причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.п.).
3. Записи о переводах, командировках, стажировках, обучении, повышении квалификации.
4. Награждения, премии, иные поощрения (указывается дата, название награды, основание).
5. Сведения о приостановке действия трудового договора (например, отпуск по уходу за ребёнком).

Порядок внесения записей

• Записи вносятся в течение трёх рабочих дней со дня возникновения события.
• Запись делается чернильной печатью (чёрным или синим цветом), без исправлений и стираний.
• Каждая запись подписывается руководителем (или уполномоченным лицом) и ставится печать организации.
• После внесения записи работник подписывает её в графе «Подпись работника».

Порядок организации работы по ведению трудовых книжек у работодателя

Назначение ответственного лица

Работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о назначении ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. В приказе указываются:

• ФИО ответственного лица;
• Его должностные обязанности;
• Порядок взаимодействия с отделом кадров и бухгалтерией.

Учёт трудовых книжек

Для контроля наличия и состояния книжек ведётся журнал учёта (книга учёта трудовых книжек). В журнале фиксируются:

1. ФИО работника;
2. Номер трудовой книжки;
3. Дата выдачи и возврата;
4. Причина утраты (если произошла).

Хранение

Трудовые книжки хранятся в специально отведённом помещении, защищённом от влаги, пыли и прямого солнечного света. Срок хранения – до полного выхода работника на пенсию или до момента, когда книжка будет возвращена в архив организации.

Выдача и возврат

• При приёме на работу работнику выдаётся новая (или дублированная) трудовая книжка.
• При увольнении – в течение трёх рабочих дней после даты увольнения работнику возвращается заполненная книжка.
• Если работник отказывается от бумажной формы (по желанию, в случае перехода на электронный документ), он подписывает заявление, а работодатель оформляет соответствующий акт.

Дубликат трудовой книжки

Когда требуется дубликат

Дубликат выдаётся в случаях утраты, порчи, кражи или добровольного отказа от оригинала. Работник подаёт письменное заявление, а работодатель оформляет приказ о выдаче дубликата.

Порядок оформления

1. Работник подаёт заявление о выдаче дубликата.
2. Работодатель проверяет отсутствие оригинала в учётных документах.
3. Издаётся приказ «О выдаче дубликата трудовой книжки».
4. В дубликате делается пометка «Дубликат», указывается причина выдачи и дата.
5. Работник подписывает дубликат в графе «Подпись работника».

Переход на электронный документооборот (КЭД)

С 2024 года Министерство труда активно продвигает квалифицированный электронный документ (КЭД) в виде «Электронной трудовой книжки». Однако законодательство пока сохраняет обязательность наличия бумажного оригинала для большинства организаций.

• Электронная форма может использоваться в качестве вспомогательного инструмента для внутреннего учёта, но не заменяет бумажную книжку.
• Для перехода на полностью электронный формат необходимо:
  • Получить аккредитацию в системе «Госуслуги»;
  • Разработать внутренний регламент, согласованный с профсоюзом (если он есть);
  • Обеспечить подпись квалифицированным сертификатом ЭЦП;

Пока большинство работодателей продолжают вести бумажные трудовые книжки, рекомендуется поддерживать оба формата: бумажный – как основной, электронный – как резервный.

Практический пример заполнения записи

Приём на работу

Перевод на другую должность

Увольнение

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли использовать старый бланк трудовой книжки? С 1 января 2024 года обязательным считается новый образец. Старый бланк допускается только в случае, если он был выдан до этой даты и не требует замены.
2. Сколько времени даётся работнику на возврат трудовой книжки после увольнения? Трудовая книжка должна быть возвращена в течение трёх рабочих дней после даты увольнения.
3. Можно ли вести трудовую книжку в электронном виде без бумажного оригинала? На данный момент законодательство РФ требует наличия бумажного оригинала. Электронный вариант может использоваться лишь как вспомогательный документ.
4. Кому в организации следует подписывать записи в трудовой книжке? Записи подписывают руководитель (или уполномоченное лицо) и работник. При отсутствии подписи работника запись считается недействительной.
5. Что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка? Ошибку следует исправить путем внесения дополнительной записи с указанием «Исправление» и указанием причины, подписи руководителя и печати. Стирание, закраивание или использование корректирующей жидкости запрещено.

Ведение трудовых книжек – обязательный элемент кадрового документооборота, регулируемый Трудовым кодексом РФ и рядом подзаконных актов. С 2024 года действует новый образец бумажной книжки, а также уточнённые требования к заполнению записей, срокам их внесения и порядку выдачи дубликатов. Работодателям необходимо:

• Обеспечить наличие нового бланка в достаточном количестве;
• Назначить ответственного за учёт и хранение трудовых книжек;
• Разработать и утвердить внутренний приказ о порядке ведения трудовых книжек;
• Следовать строгим правилам оформления записей (без сокращений, подписи, печати, сроки).

Только при полном соблюдении этих требований трудовая книжка будет служить надёжным подтверждением стажа, прав на пенсию и иных социальных гарантий работника.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (Приказ Минтруда № 320н, Инструкция 2014 г., Постановление № 225) и действующего Трудового кодекса РФ. Дата актуализации – .