В 2026 году процедура оформления трудовой книжки значительно изменилась. Ниже представлена подробная инструкция‚ основанная на актуальных нормативных актах (ПП РФ от № 1250‚ Приказ Минтруда от № 320н‚ Порядок 320н);
Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?
Трудовая книжка – официальный документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: места работы‚ периоды занятости‚ образование‚ квалификация и др. Она обязательна для всех работников‚ заключающих трудовой договор.
Ключевые реквизиты:
- ФИО (с указанием прежних фамилий‚ если они менялись);
- Дата и место рождения;
- Сведения о образовании и профессиональном обучении;
- Место и период работы;
- Подписи сторон при приёме и увольнении.
Новые правила заполнения трудовой книжки (с )
С 1 января 2023 года вступили в силу новые формы и порядок ведения трудовой книжки‚ утверждённые Приказом Минтруда России № 320н. Основные изменения:
- Бланки нового образца вводятся обязательным способом. Старые формы продолжают действовать‚ но их заменять не требуется.
- Записи в книжке нельзя зачеркивать – вместо этого оформляются вкладыши.
- Если в разделе «Сведения о работе» закончились страницы‚ оформляется отдельный вкладыш‚ который вшивается в книжку.
- Для изменения фамилии‚ имени или отчества в книжке рекомендуется указывать новую информацию в свободном поле рядом с зачеркнутой‚ либо использовать вкладыш.
Подробнее о новых формах можно посмотреть в Приложении 1 к Приказу 320н;
Как правильно оформить заявление об оформлении новой трудовой книжки?
Заявление необходимо‚ если у сотрудника нет действующей книжки (первый случай трудоустройства) или если требуется её замена.
Структура заявления:
- ФИО работника;
- Дата рождения;
- Паспортные данные;
- Причина обращения (первый трудовой договор‚ утрата‚ ошибка в записи и т.п.);
- Подпись работника и дата.
Заявление подаётся в HR‑отдел‚ где в течение недели (при первом приёме) оформляется новая книжка.
Бумажная vs Электронная трудовая книжка
С 2025 года для новых сотрудников допускается использование только электронной версии (ЭТК). При этом:
- Электронная книжка создаётся в системе Трудовой документооборот;
- Все записи вносятся в электронный формат‚ а при необходимости – в печатный экземпляр;
- Для исправления ошибок в ЭТК применяется отдельный порядок исправления записей‚ описанный в Приказе 320н.
Если работник предпочитает бумажный вариант‚ его можно оформить‚ но только после согласования с работодателем и в соответствии с новыми требованиями к оформлению.
Примеры внесения записей в разных ситуациях
Смена фамилии
При изменении фамилии рекомендуется:
- Сначала оставить прежнюю фамилию в строке‚ но с зачёркиванием;
- Внести новую фамилию в свободное поле рядом;
- Если места нет – оформить вкладыш и вшить его в книжку.
Добавление сведений об образовании
Запись о полученном образовании вносится в отдельный раздел «Сведения о профессиональном образовании». Формат такой же‚ как и для любых иных сведений.
Завершение работы в организации
При увольнении в книжку вносится запись о прекращении трудовых отношений‚ указывается дата увольнения и причина (по соглашению сторон‚ по инициативе работодателя и т.д.).
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли менять старую книжку‚ если в ней есть ошибка? – Нет‚ ошибку исправляют путем оформления вкладыша‚ а не зачеркивания.
- Можно ли сразу оформить электронную книжку‚ если у меня уже есть бумажная? – Да‚ при согласии работодателя можно перейти на ЭТК‚ но при этом необходимо сохранить оригинал бумажной версии в личных архивах.
- Какие документы требуются для оформления новой книжки? – Паспорт‚ заявление‚ копия трудового договора‚ документы‚ подтверждающие образование‚ а также‚ при необходимости‚ справка о предыдущей работе.
- Сколько времени занимает оформление новой книжки? – При первом приёме – не более недели; при замене – обычно 3‑5 рабочих дней.
Пошаговая инструкция для работодателя
- Получить от сотрудника заявление об оформлении новой трудовой книжки.
- Проверить наличие необходимых копий документов (паспорт‚ дипломы‚ трудовой договор).
- Оформить бланк новой трудовой книжки по форме 2023 года.
- Внести сведения в соответствии с Порядком 320н (заполнить титульный лист‚ раздел «Сведения о работе»‚ «Образование»‚ «Квалификация»).
- Если требуется исправление предыдущих записей – оформить вкладыш и вшить его в книжку.
- Подписать книжку совместно с сотрудником и сохранить её в личном деле.
- При необходимости – отправить данные в Социальный фонд России (форма ЕФС‑1).
Оформление новой трудовой книжки в 2026 году требует соблюдения новых требований Порядка 320н: использования актуального бланка‚ отсутствия зачеркиваний‚ а при необходимости – вшивания вкладышей. Правильно составленное заявление и аккуратное заполнение полей позволяют избежать ошибок и обеспечить юридическую корректность документа.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы‚ рекомендуем обратиться в отдел кадров или к специалисту по персоналу‚ который поможет оформить все необходимые формы в соответствии с текущим законодательством.
Помните: своевременное и правильное оформление трудовой книжки – залог юридической защиты как работодателя‚ так и сотрудника.