Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. С 1 января 2023 года в России введена новая форма бланка трудовой книжки, что повлияло на порядок её закупки, учёта и налогообложения. В данной статье рассмотрим, что такое бланки трудовых книжек, как они связаны с НДС, какие требования предъявляет законодательство и как правильно организовать их движение в организации.

Что такое бланк трудовой книжки?

Бланк трудовой книжки – это печатный лист строгой отчётности, на котором оформляются записи о приёме, переводе, увольнении и других событиях трудовой жизни сотрудника. Бланк имеет установленный образец, утверждённый Министерством труда и социальной защиты РФ.

• Формат: до 2023 года использовался бланк старого образца (формат А5, 48 страниц).
• Новый формат: с 1 января 2023 года – бланк изменённого формата (увеличенное количество страниц, изменённые реквизиты, дополнительные поля для электронного взаимодействия).

Нормативная база

Основные документы, регулирующие обращение бланков трудовых книжек:

1. Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» (в части учёта строгой отчётности).
2. Приказ Минтруда России от № 654н «Об утверждении формы бланка трудовой книжки нового образца».
3. Письмо Минтруда от № 14‑2/10/2‑1234 «О ведении книги учёта движения трудовых книжек и книги учёта бланков трудовых книжек».
4. Налоговый кодекс РФ, главы 21 и 25 (НДС).

Порядок получения и учёта бланков

Закупка бланков

Организация может приобрести бланки трудовых книжек у authorised поставщиков (типографии, государственные учреждения, специализированные компании). При покупке необходимо:

• Получить счёт‑фактуру, в котором выделен НДС (если поставщик является плательщиком НДС).
• Убедиться, что бланк соответствует утверждённому образцу (проверка реквизитов, серии и номера).
• Оформить приходный ордер на бланки строгой отчётности.

Ведение книги учёта движения бланков

Согласно письму Минтруда, организация обязана вести две книги:

1. Книга учёта движения трудовых книжек – фиксирует выдачу и возврат готовых трудовых книжек сотрудникам.
2. Книга учёта бланков трудовых книжек – отражает приход, расход и остаток бланков строгой отчётности.

Обе книги ведутся на бумажном носителе (допускается электронный вид только при согласовании с уполномоченным органом).

Пример проводок по учёту бланков (бухгалтерский учёт)

• При получении бланков от поставщика:

  Дт 10.03 «Материалы» (или 10.04 «Сырьё и материалы») – сумма без НДС
  Дт 19.02 «НДС по приобретённым ценностям» – сумма НДС
  Кт 60.01 «Расчёты с поставщиками» – полная стоимость (без НДС + НДС)
  

• При выдаче бланка сотруднику (если организация взимает плату за бланк):

  Дт 62.01 «Расчёты с покупателями и заказчиками» – сумма, полученная от сотрудника
  Кт 90.01 «Выручка» – выручка от реализации бланка
  Дт 90.03 «НДС» – начисленный НДС (если реализация облагается НДС)
  Кт 68.02 «Расчёты по НДС» – налог к уплате
  

• При списании бланка в случае порчи или утраты:

  Дт 94.02 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – стоимость бланка
  Кт 10.03 «Материалы» – списание материала
  

НДС и бланки трудовых книжек

Вопрос об обложении НДС операций с бланками трудовых книжек зависит от того, считается ли бланк товаром, работой или услугой.

Когда НДС не начисляется

• Если организация получает бланки бесплатно от государственного органа (например, от территориального органа Минтруда) – операция не является реализацией, следовательно, НДС не возникает.
• Если бланк выдаётся сотруднику безвозмездно (в рамках обязательного обеспечения трудовой книжкой) – это не считается реализацией, НДС не облагается.

Когда НДС облагается

• Когда организация продаёт бланки трудовых книжек сторонним лицам (другим компаниям, индивидуальным предпринимателям) – это признаётся реализацией товара, подлежащей обложению НДС по общей ставке 20 % (или по пониженной ставке, если применимо).
• Когда организация взимает плату за бланк от собственного сотрудника в соответствии с локальным нормативным актом (например, положением о компенсации расходов на бланк) – такая операция также рассматривается как реализация и облагается НДС.

Важно: при выставлении счёта‑фактуры необходимо указать код товара по ОКПД2, соответствующий «Бланки строгой отчётности» (например, 32.99.20 – «Изделия из бумаги и картона, прочие»).

Ответственность за нарушение порядка учёта

Нарушение требований по ведению книг учёта движения трудовых книжек и бланков может повлечь:

• Предупреждение или штраф от органов труда (ст. 5.27 КоАП РФ – нарушение порядка ведения трудовых книжек).
• Штрафные санкции налоговых органов за неправильное начисление или уплату НДС (ст. 122 НК РФ).
• Дисквалификация руководителя при повторных нарушениях.

Практические рекомендации

1. Согласуйте с бухгалтерией порядок оплаты бланков: если организация планирует взимать плату, закрепите это в локальном нормативном акте и уведомите сотрудников.
2. Ведите отдельные журналы прихода и расхода бланков: это упрощает подготовку отчётов и снижает риск ошибок при проверках.
3. Проверяйте подлинность бланков: при получении от поставщика сверяйте серию, номер и наличие водяных знаков, предусмотренных образцом.
4. Автоматизируйте учётом при возможности: используйте 1С:Бухгалтерия или аналогичные системы, где есть справочник «Бланки строгой отчётности» и возможность формировать книги учёта в электронном виде (с последующим печатным дублированием, если требуется инспекция).
5. Своевременно обновляйте нормативную базу: следите за изменениями в приказах Минтруда и разъяснениями ФНС по НДС, чтобы избежать доначислений.

Бланки трудовых книжек представляют собой важный элемент кадрового и бухгалтерского учёта организации. С введением нового формата с 2023 года изменились не только внешний вид документа, но и порядок его получения, учёта и налогообложения. Правильное оформление сделок с бланками, своевременное ведение книг учёта и корректное применение правил НДС позволяют избежать штрафов и обеспечить прозрачность взаимодействия с контролирующими органами.

Соблюдение изложенных выше рекомендаций поможет организации эффективно управлять запасами бланков трудовых книжек, минимизировать налоговые риски и обеспечить законное оформление трудовых отношений сотрудников.